Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении (стр. 4 из 12)

Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101172«Доходы от реализации активов».

3) Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации.

Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101180 «Прочие доходы» (на стоимость излишков по рыночным ценам).

При списании материальных запасов осуществляют следующие бухгалтерские записи.

1) Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов.

Дебет

040101272 «Расходование материальных запасов»,

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

2) Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов.

Дебет

010601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»,

010602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы»,

010603340 «Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы»,

010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

3) При реализации материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

4) Начисление доходов от реализации по цене реализации.

Дебет

020509560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов».

5) Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов, принятых за счет учреждения.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» (по балансовой стоимости).

Списание потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц, оформляется следующими двумя бухгалтерскими записями: начисление доходов.

6) По платежам в бюджет в связи с недостачей, хищениями, отнесенными за счет виновных лиц по рыночной стоимости.

Дебет

020904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов»;

7) Списание с баланса стоимости материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»;

Кредит

010501440—010506440.

8) Списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах.

Дебет

040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов». [20]

1.3 Организация контроля за использованием материалов

Внутренний контроль – это система мер, организованных руководством учреждения и осуществляемых в учреждении с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Цель внутреннего контроля хранения материальных запасов заключается в минимизации потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования. Приведенное ниже описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

1. Внутренний контроль материальных запасов.

2. Заказ материальных запасов.

3. Получение материальных запасов.

4. Хранение материальных запасов.

5. Отпуск материальных запасов в производство.

1. Внутренний контроль материальных запасов.

Операции с материальными запасами представляют особую важность для большинства организаций. Поэтому служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений). [19]

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок; разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов; внедрять средства автоматизации учета.

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Полученные со склада первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. [23]

2. Система заказов материальных запасов.

В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов, а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную.

Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

3. Система получения материальных ценностей.

Для приемки материальных ценностей в каждом подразделении должны быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери материалов и беспорядок при их поставках.

Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворяющие установленным требованиям материальные запасы должны хранится на складе отдельно.

На забракованные материалы должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику.