Бухгалтерский учет денежных средств 2

Наличные расчеты с применением ККТ

Законодательно установлено применение ККТ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом.

Кассовый аппарат можно купить у организации – производителя или в специализированной фирме. При этом приобретаемая модель должна быть включена в Государственный реестр контрольно – кассовой техники.

Введенные ранее в эксплуатацию кассовые аппараты даже в случае исключения их из государственного реестра можно применять до истечения нормативного срока амортизации.[9] Продолжительность срока амортизации определяется с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы.[10] ККТ как средство механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда отнесена к четвертой амортизационной группе – имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно.

Инспекция ФНС может снять с учета в одностороннем порядке модель ККТ, исключенную из реестра, если истек срок амортизации. При этом налоговый орган должен уведомить об этом организацию не поздняя дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации кассового аппарата.

При покупке кассового аппарата следует заключить договор о его техническом обслуживании и ремонте с центром технического обслуживания или предприятием – изготовителем. Аппарат должен соответствовать техническим характеристикам, установленным в Положении о регистрации и применении ККТ[11]. В частности:

- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;

- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;

- эксплуатироваться в фискальном режиме;

- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- быть исправным;

- иметь знаки «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание» установленного образца;

- иметь идентификационный знак и марки – пломбы установленного образца, а также эксплуатационную документацию и др.

ККТ нужно зарегистрировать в налоговом органе по местонахождению юридического лица. Для этого необходимо подать заявление. К нему прилагают паспорт контрольно – кассовой техники и договор о ее технической поддержке.

Если же у торговой фирмы есть обособленное подразделение (киоск, магазин и пр.), то заявление о регистрации кассового аппарата следует подавать по местонахождению данного подразделения.

Налоговый орган регистрирует ККТ в течение пяти рабочих дней. Сведения вносят в книгу учета контрольно – кассовой техники. Одновременно с регистрацией пользователю выдается карточка регистрации ККТ.

У кассового аппарата три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «касса», - это привычное покупателю пробивание денежных сумм и выдача чеков. Одновременно, уже сугубо для внутренних нужд, заполняется контрольная лента. Два других режима позволяют получить посменные отчеты – Х и Z.

Х – отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверках, санкционированных руководством, либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру. Х – отчет можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.

В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z– отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.

Что дальше делать с Х- и Z– отчетами, законодательством не оговорено, но совершенно очевидно, что их следует сохранять. Х – отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к ПКО, а Z– отчет как итоговый документ по смене – наклеивать в журнал кассира – операциониста.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным, и их отсутствие ненаказуемо. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира – операциониста, контрольные ленты, Z– отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет. Ответственный – руководитель организации.[12] Есть и еще один повод не спешить избавиться от лишних бумаг. Хотя Налоговый кодекс не требует хранить все документы, тем не менее за их непредоставление по запросу инспектора предусматривает штраф.[13] Организациям – 50 руб. за каждый такой документ. А согласно ст. 15.6 и 19.7 КоАП РФ на 300-500 руб. пострадают и должностные лица.

В течение дня кассир принимает деньги от покупателей и одновременно пробивает на кассовом аппарате кассовый чек, который погашается путем надрыва и выдается покупателю.

Чек – обязательный документ при наличных расчетах, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и юридическим лицом. Как всякий документ, он содержит определенный набор реквизитов:

- наименование и ИНН организации;

- заводской номер кассового аппарата;

- порядковый номер, дата и время покупки (оказания услуг);

- стоимость покупки;

- отметка о фискальном режиме. [ 16 ]

За неприменение кассового аппарата предусмотрена административная ответственность. Под неприменением ККТ, в частности, понимают[14]:

- фактическое не использование ККТ, в том числе по причине ее отсутствия;

- использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах;

- использование кассового аппарата, который не включен в Государственный реестр контрольно – кассовой техники;

- использование ККТ без фискальной (контрольной0 памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;

- использование контрольно-кассового аппарата, у которого пломба либо отсутствует, либо имеет повреждение;

- пробитие контрольно – кассовой машиной чека с указанием суммы, которая меньше уплаченной покупателем, и др.

За данные правонарушения статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены следующие штрафные санкции:

- с кассиров – от 1 500 до 2 000 руб.;

- с должностных лиц – от 3 000 до 4 000 руб.;

- с организаций и предпринимателей – от 30 000 до 40 000 рублей

Как видно в нарушители могут попасть все. Однако ФНС России полагает, что эта статья должна распространяться не на кассиров и должностных лиц, а только на организации и индивидуальных предпринимателей. И вот почему: применять кассовый аппарат продавца обязывает не закон о применении ККМ, а трудовой договор, заключенный с работодателем – владельцем ККМ. А упомянутый закон, в свою очередь, возлагает данную обязанность на организации и индивидуальных предпринимателей. Да и к ответственности за отсутствие кассового аппарата привлекается именно организация (предприниматель), а не продавец. И тем не менее налоговые инспекторы все же напоминают, что на основании главы 39 ТК РФ работодатель вправе впоследствии потребовать возмещения штрафов с продавца.

Порядок приема денег:

1) кассир называет сумму к оплате;

2) кассир получает деньги от покупателя, называет полученную сумму и кладет их отдельно на виду у покупателя

3) кассир печатает чек

4) кассир называет сумму сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком.

Журнал кассира – операциониста и другие документы, подтверждающие денежные расчеты с покупателями, нужно хранить в течение не менее пяти лет. А потому для сохранности информации необходимо применять качественную термобумагу.

При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка - отчет кассира – операциониста по форме № КМ – 6. Она составляется в одном экземпляре ежедневно. В ней отражаются данные фискальной памяти на начало и конец смены. По ним за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам, определяется выручка. После снятия значений данных фискальной памяти и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира – опрациониста по форме № КМ – 4. Этот документ применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждому кассовому аппарату организации и является контрольно – регистрационным документом показаний ККТ. В случае, если у организации несколько кассовых аппаратов, старший кассир заполняет сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручки организации по форме № КМ-7.

Все записи в журнале кассир – операционист ведет ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой без помарок. Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира – операциониста, руководителя и главного бухгалтера фирмы.

Перед тем как сдать кассовую машину в ремонт, торговая фирма должна снять показания контрольных денежных счетчиков и оформить акт по форме № КМ-2.

Расходы на ремонт признаются в бухгалтерском учете по мере оказания услуг и оформления акта. Они отражаются по счету 44 «Расходы на продажу». В налоговом учете затраты на ремонт в полном объеме включают в состав расходов.

Если необходим ремонт денежных контрольных счетчиков или электронной части ККТ, то делается соответствующая запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). Этот журнал заполняет специалист технического центра. Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписями специалиста центра техобслуживания и ответственного лица организации. Кроме отметок о проведенных работах в журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.