В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.
Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.
Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.
Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.
Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.
Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.
Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).
К использованию на территории Республики Казахстан допущены следующие формы доверенностей:
- типовая межведомственная форма № М-2 с корешком, на котором делают записи о выдаче и использовании доверенности с соответствующими реквизитами;
- типовая межведомственная форма № М-2а, которая предусматривает ведение заранее пронумерованного и прошнурованного журнала учета выданных доверенностей (типовая межведомственная форма № М-3).
Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.
Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.
Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.
Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.
При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.
При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.
При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателя принимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.
В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.
Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (Приложение Д).
Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие на предприятие, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком). Такие материальные запасы принимаются и приходуются предприятием в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов. Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.
Предприятие Рудник «Кусмурын» принимает меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов.
Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце, либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу товарно-материальных запасов, они учитываются в общеустановленном на данном предприятии порядке.
Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов). При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по рыночным ценам. После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.
Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой финансовой отчетности, то:
а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;
б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;
в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:
- уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);
- увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).
Таким образом, основными документами, служащими основанием для оприходования материальных запасов на склад предприятия являются:
- счет-фактура;
- товарно-транспортная накладная;
- накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, принявшим товар, а именно акты о приемке, акты о недостаче и т.д.
Кроме материальных запасов, поступающих на предприятие Рудник «Кусмурын» от поставщиков, на склад могут поступать материальные запасы, изготовленные самим предприятием, материалы после переработки, материальные запасы в виде остатков неизрасходованных материалов, а также в виде отходов и брака.
Если материалы поступают на склад после переработки либо неизрасходованные материалы, отходы, брак, кладовщик составляет требование-накладную. Оформленное требование-накладную передают в бухгалтерию.
Операции по учету поступления материальных запасов отражаются на корреспондирующих счетах следующим образом (таблица 3).
Таблица 3 - Корреспонденция счетов по учету поступления материальных запасов на предприятии Рудник «Кусмурын» за январь 2008 года
| Дата | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, тенге | ||
| 13.01. | Счет-фактура ПК «Улар» А) за взрывчатые вещества Б) НДС13 % | 1310 1420 | 3310 3310 | 1753600 227968 | ||
| 18.01. | Товаротранспортная накладная АО «Карагандатрансагентство» А) за транспортные услуги за доставку материалов Б) учтен НДС 13 % | 1310 1420 | 3310 3310 | 26000 3380 | ||
| 19.01. | Приобретен бензин А) у фирмы «Азия-Транзит» через подотчетных лиц | 1310 1420 | 1250 1250 | 57200 7436 | ||
| 21.01 | По текущему банковскому счету оплачен счет приобретение шарошечного долота | 3310 | 1030 | 50040 | ||
| 22.01 | Акцептован счет продавца А) Оприходовано шарошечное долото Б) Учтен налог на добавленную стоимость согласно налоговому счет-фактуре | 1310 1420 | 3310 3310 | 43895 5706 | ||
| 22.01. | Учтены транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением шарошечного долота | 1310 | 3310 | 2800 | ||
| 24.01. | Оприходованы материальные запасы, полученные от ликвидации основных средств | 1230 | 6210 | 3500 | ||
Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.