20) Внесение изменений и дополнений в учетную политику.
1.4. Изменение учетной политики
В соответствии с пунктом 4 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете изменения в учетной политике могут иметь место в случаях:
а) реорганизации (слияния, разделения, присоединения) организации;
б) смены собственников организации;
в) изменения нормативной базы или законодательства по бухгалтерскому учету;
г) разработки новых способов ведения учета (как Минфином России так и самой организацией)
д) иного существенного изменения условий деятельности организации.
Согласно вышеуказанному закону, в целях сопоставимости данных бухгалтерского учета все изменения в учетной политике должны вводиться с начала финансового года.
Исключения из этого правила возможны в случаях, если нормативными актами по бухгалтерскому учету вводятся новые нормы, которым придается обратная сила.
Во всех остальных случаях учетная политика организации должна быть неизменна в течение года. При этом, формируя учетную политику, необходимо предусмотреть возможные изменения условий хозяйствования и учетные последствия таких изменений. Например, малому предприятию, принимающему решение о начислении ускоренной амортизации, в приказе об учетной политике следует оговорить последствия выбытия организации из состава субъектов малого предпринимательства в случае изменения численности работников.
Согласно пункту 4 статьи 13 Закона о бухгалтерском учете, об изменениях в учетной политике на следующий отчетный год организация должна сообщать в пояснительной записке, представляемой в составе годовой бухгалтерской отчетности.
Следует особо оговорить, что действующим законодательством не запрещено внесение дополнений в учетную политику в течение отчетного года в случае, если организация упустила какие-то моменты при ее первоначальном формировании, изменила виды осуществляемой деятельности, а также в случаях, когда у организации появляются новые участки бухгалтерского учета. Например:
а) открывается филиал, и необходимо решить вопросы отражения внутрихозяйственных вопросов;
б) появляются наряду с нельготируемыми, также льготируемые обороты по НДС, и организации необходимо определить методику ведения раздельного учета затрат и т.п.
В этих случаях внесение дополнений в учетную политику в течение отчетного года вполне законно и обоснованно.
Глава 2. Организационно-технический аспект учетной политики
2.1. Разработка рабочего плана счетов
Как уже ранее отмечалось, в соответствии со статьей 6 Закона о бухгалтерском учете, а также пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета каждая организация должна на основе утвержденного Минфином России Плана счетов бухгалтерского учета разработать собственный рабочий план, в котором следует предусмотреть счета, необходимые для ведения в организации синтетического и аналитического учета. Рабочий план счетов разрабатывается организацией самостоятельно с учетом особенностей ее деятельности. При этом желательно придерживаться нумерации субсчетов, рекомендуемых Инструкцией по применению плана счетов.
В рабочий план счетов вводятся лишь те счета, которые реально предполагается использовать. При этом субсчета могут быть не только первого, но и второго и третьего и т.д. порядка. Все зависит от потребности в детализации учета и возможностей в ее осуществлении.
Счета первого порядка предназначены для общей классификации объектов учета. Они кодируются двузначными кодами, приведенными в Плане счетов бухгалтерского учета, утвержденного Приказом МФ РФ № 94н.
Счета второго порядка предназначены для классификации объектов учета, детализирующих содержание счетов первого порядка. Они кодируются трехзначными или четырехзначными кодами и являются счетами главной книги, корреспондирующими между собой при записи конкретных хозяйственных операций и событий в системном бухгалтерском учете.
Счета третьего порядка являются наиболее общими аналитическими позициями, детализирующими информацию, отражаемую и накапливаемую на счетах первого порядка. Код счетов третьего порядка состоит, как минимум из четырех знаков.
При необходимости, для большей аналитичности статей расходов и доходов, поставщиков и потребителей, покупателей и заказчиков и другой информации, вводятся счета четвертого и пятого порядка.
Разработанный организацией рабочий план счетов целесообразно привести в приложении 3 к приказу об учетной политике.
В соответствии со ст.313, 314 гл.25 НК РФ для формирования полной и достоверной информации о порядке учета хозяйственных операций в целях налогообложения, в бухгалтерском учете (по отличному порядку группировки объектов от требований налогового учета) в рабочем плане счетов открываются аналитические счета (утвержденные приложением к учетной политике).
2.2. Разработка форм первичной документации
Первичный бухгалтерский документ – это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. На основе первичных учетных документов составляются регистры бухгалтерского учета, в которых группируются сведения о хозяйственных операциях организации, свидетельствующие о наличии средств у организации и об операциях с этими средствами. На основе регистров бухгалтерского учета составляется финансовая отчетность организации (баланс и другие формы).
Первичные учетные документы, сгруппированные в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации, лежат в основе также и налогового учета.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете организации обязаны оформлять хозяйственные операции с помощью первичных учетных документов, утвержденных в установленном порядке.
Утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 8.07.1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» поручило Госкомстату России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России. На данный момент утверждены унифицированные формы первичной учетной документации:
- по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1);
- по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78);
- по учету кассовых операций, результатов инвентаризации (утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 в редакции Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26, от 03.05.2000 N 36)
- и т.д.
Если для какой-либо хозяйственной операции бланк унифицированной формы не предусмотрен, организация может разработать его самостоятельно. Если форма первичных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, формы документов, применяемые организацией для оформления хозяйственных операций, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены приказом руководителя и отражены в приложении к учетной политике.
Применяемые первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
В зависимости от характера операции и требований нормативных актов в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Согласно п.14 статьи 1 Федерального закона РФ от 06.08.2001 №110-ФЗ и статей 313,314, 315 главы 25 Налогового кодекса РФ, налоговый учет ведется на основе:
- данных первичных документов (на основании которых ведется бухгалтерский учет, включая справку бухгалтера);
- аналитических регистров, расчетов, разработочных таблиц, ведомостей, необходимых для создания регистров;
- расчета налоговой базы
Данные налогового учета за отчетный налоговый период учитываются в разработочных таблицах, ведомостях, группируются по объектам налогового учета. Систематизированная и накопленная информация обобщается в сводных регистрах (аналитические регистры налогового учета).
Предприятие применяет аналитические регистры налогового учета разработанные самостоятельно (либо рекомендованные ФНС) в электронном виде (или в автоматизированном, как блок «налоговый учет» к системе бухгалтерского программного продукта), (формы регистров налогового учета являются приложением к налоговой политике).
Документы, которые предприятием разрабатываются самостоятельно, должны содержать обязательные реквизиты, установленные гл. 25 НК РФ.
2.3. Документооборот
Создание первичных учетных документов, установление порядка и сроков их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка и передача в архив.
Создание первичных учетных документов и их передача для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Порядок составления графика документооборота организации регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105.