Одним из главных условий совершенствования учета на предприятии является применение единых унифицированных форм документов. Так, к моменту прохождения практики было замечено, что не всегда используются одинаковые формы документов, также, документы заполняются не надлежащим образом.
В имеющихся документах по учету затрат и выхода продукции (ведомость расхода семян, лимитно-заборные карты, и др.) все реквизиты должны быть заполнены правильно, наличие всех подписей в документах обязательно. Для этого главному бухгалтеру предприятия необходимо усилить дисциплину бухгалтерской службы.
В ООО «Палёнское» отсутствует график документооборота, а этот документ могут потребовать налоговые органы при проведении проверок. Его отсутствие является несоответствием требований нормативных документов.
Оптимизация документооборота включает два крупных направления:
1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);
2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации; оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др., приведение названий документов в соответствии с содержанием).
Дублирование документооборота происходит в том случае, если информационные потоки, предназначенные разным пользователям для разных целей, формируются на основе одних и тех же первичных документов.
Эффективная работа бухгалтерской службы (ведение бухгалтерского учета) невозможна без организации и соответствующего регулирования порядка и сроков поступления первичных документов, их обработки, составления сводных документов и т.п. – документооборота, который регламентируется специальным графиком. Следовательно, обязательным элементом учетной политики должен являться график документооборота – схема направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации и централизованную бухгалтерию.
В графике документооборота должны закрепляться порядок и сроки составления и представления как унифицированных форм первичных учетных документов, так и самостоятельно разработанных организацией форм первичных и сводных учетных документов.
Негативным фактором в ООО «Палёнское» является то, что часто первичная документация поступает в центр обработки информации с опозданием. Чтобы избежать подобных ситуаций, в организации должно составляться специальное приложение к учетной политике - график документооборота. Он должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.
В ООО «Палёнское» отсутствует график документооборота. Поэтому в целях усовершенствования на предприятии следует разработать график документооборота, который будет отражать движение первичных документов. Примерный вид графика документооборота представлен в таблице 14.
Таблица 14– График документооборота ООО «Палёнское»
| Наименование документа | Создание документа | Проверка и обработка документа | Хранение и передача документов в архив | |||
| Ответственный за проверку и исполнение | Сроки исполнения (представления) | Ответственный за проверку | Ответственный за исполнение | Ответственный за исполнение | Сроки исполнения (передачи) | |
| Лимитно-заборные карты | бухгалтер по учету затрат | не позднее 5 дней с момента отгрузки | бухгалтер по учету затрат | бухгалтер по учету затрат | бухгалтер по учету затрат | каждый месяц до 3-го числа следующего месяца |
| Ведомость выпуска готовой продукции | бухгалтер по учету затрат | не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным | главный бухгалтер | бухгалтер по учету затрат | бухгалтер по учету затрат | каждый квартал до 10-го числа первого месяца квартала |
Также следует уделить внимание функциональному назначению внутрихозяйственного контроля особенно перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности: его введение позволит получать объективные данные качестве всей учетной работе на предприятии.
Вышеперечисленные методы совершенствования форм предоставления учетной информации о готовой продукции и ее продаже, контроля за ее достоверностью в целом позволять достичь более рациональной организации учетной работы, в т.ч. и учета затрат.
Для точного отражения затрат, калькулирования себестоимости продукции растениеводства необходимо организовать систему аналитического учета. При этом нужно будет внести изменения в учетную политику, рабочий план счетов организации.
Очень важно для организации учета затрат метод определения их абсолютной величины, как формируется фактическая себестоимость продукции. С течением времени вырабатываются более точные и совершенные методы учета затрат. Суть одного из этих методов заключается в том, что преобладающую часть фактических затрат на изготовление продукции можно рассчитать предварительно, до начала самого производственного процесса. Для этого нужно иметь детально разработанный состав продукции и технологию ее производства по операциям, установить соответствующие нормы (стандарты) издержек и рассчитать нормативную калькуляцию (стандарт-кост).
Этот метод учета фактических затрат позволяет оперативно контролировать их величину, не дожидаясь окончания месяца, квартала, года, выявлять отклонения от норм и нормативов, своевременно принимать меры по предотвращению удорожаний, перерасходов, ликвидации причин, их вызвавших. Общая сумма затрат на производство и себестоимость единицы измерения объема продукции, работ, услуг определяются точнее, поскольку подавляющая часть издержек рассчитывается на базе конкретных для каждого изделия и вида работ норм. Однако очень важно регулярно отслеживать изменения норм и своевременно их вносить.
Учет изменений норм позволит обеспечить:
1 равенство действующих норм затрат в технологической документации и нормативных калькуляциях;
2 единство норм, используемых в учете в течение года, на начало и конец месяца, квартала;
3 исчисление влияния изменения норм на себестоимость продукции в целом по организации и по отдельным изделиям;
4 контроль за своевременным изменением норм и участием в этом технико-экономических служб;
Выявление и систематизация отклонений от норм и нормативов является целью данного метода учета. Они могут возникнуть по материальным затратам и затратам на топливно-энергетические ресурсы, затратам на оплату труда, на производство и управление и операций по их обработке и использованию практически во всех цехах, отделах и службах предприятия.
К программам, предназначенным для автоматизации задач учета затрат в сельском хозяйстве относятся многие бухгалтерские системы, ориентированные на средние предприятия, например, «1С: Бухгалтерия».
Неотемлемой чертой современных корпоративных информационных систем стало применение технологий Internet. К популярным Российским корпоративным системам относятся: Галактика, 1С: Предприятие, Бест и другие.
Фирма "1С" уже достаточно давно выпустила программу "1С: Бухгалтерия 8.2". Данный программный продукт создан на технологической платформе нового поколения "1С: Предприятие 8.2", обеспечивающей высокую гибкость и настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. Таким образом, с выходом "1С: Бухгалтерии 8.2" даже небольшим организациям стали доступны современные сервисные возможности и комфортный интерфейс "1С: Предприятия 8.2". "1С: Бухгалтерия 8.2" является готовым решением для ведения учета и может быть самостоятельно освоена пользователем в процессе работы.
Программа "1С: Бухгалтерия 8.2" является универсальной и поддерживает любые виды деятельности, такие, как оптовая и розничная торговля, оказание услуг, производство и др. В программе предусмотрен высокий уровень автоматизации ведения бухгалтерского и налогового учета, а также подготовки обязательной (регламентированной) отчетности.