Сводные документы составляют на основе однородных первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.
К сводным документам относятся: авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и др.
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, т. е. запись в таком документе делается однократно. Отличительной чертой этих документов является то, что они сразу же после составления могут быть переданы в бухгалтерию для использования в дальнейшем учете Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени путем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, в конце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям. Преимущество накопительных документов заключается в следующем: значительно сокращается количество разовых первичных документов на однотипные хозяйственные операции, упрощается техника ведения бухгалтерского учета, улучшается контроль за движением имущества и состоянием обязательств организации.
В зависимости от места составления документы делятся на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляют непосредственно на предприятии и применяют внутри него. К ним относится подавляющая часть бухгалтерских документов: накладные, авансовые отчеты подотчетных лиц, кассовые приходные и расходные ордера, путевые листы, акты, расчетноплатежные ведомости по оплате труда и многие другие.
Внешние документы используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами. Они поступают в организацию со стороны (например, от поставщиков) или направляются внешним пользователям (покупателям). Эти документы составляют по типовым формам.
При поступлении в организацию внешние документы регистрируют, а затем проверяют законность отраженных в них хозяйственных операций, наличие всех обязательных реквизитов, а также арифметические подсчеты.
Требования к оформлению внутренних и внешних документов в основном одни и те же. Но все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, но они должны содержать все обязательные реквизиты.
В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета. Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета в таких документах могут быть весьма разные и близкие по содержанию .
Многопозиционные учетные документы имеют следующие преимущества перед однопозиционными: сокращается количество повторяющихся записей уменьшается количество бланков документов; информация, собранная в таких документах, более полно характеризует отражаемый хозяйственный процесс (или его часть).
По оформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные и индивидуальные.
Унифицированными документами называют типовые и специализированные учетные документы, утвержденные в установленном порядке. Они используются для оформления однородных хозяйственных операций во всех организациях независимо от формы собственности и отраслевых особенностей.
Для автоматизации бухгалтерского учета применение унифицированных документов очень важно, так как расширяет возможности экономического и бухгалтерского обобщения, увеличивает скорость обработки информации, сокращает число ошибочных записей. Кроме того, унификация учетных документов способствует упорядочению документации.
Индивидуальными называются документы, разработанные самой организацией и используемые ею для внутреннего учета определенных операций.
По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств.
Документы, составленные вручную, обычно используются для внутренних целей на предприятии.
Документы, составленные с помощью технических средств, используются в первую очередь для внешних связей. Документы, заполняемые частично или полностью механизированным способом (с использованием пишущей машинки или компьютера), используются в основном внутри предприятия, но могут передаваться и на сторону.
В то же время для передачи на другое предприятие необязательно все документы заполнять с использованием технических средств.
22. документооборот. Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Документация выполняет множество функций, основными из которых являются: информационная (фиксирует все хозяйственные операции и сохраняет информацию о них); оперативного управления (первичные учетные документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям); контрольная (проверяется экономическая целесообразность и законность хозяйственных операций); аналитическая (позволяет на основе документов проводить анализ деятельности предприятия).
Чтобы бухгалтерская документация могла выполнять указанные функции, она должна отвечать следующим основным требованиям. Она должна быть точной (содержать информацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственных операций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах, происходящих на предприятии); ясной (понятной внутренним и внешним пользователям); качественной (оформленной в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к бухгалтерской документации); полезной (информация, содержащаяся в документации, должна быть подготовлена для проведения анализа хозяйственных событий).
Проверка и обработка документов. Поступающие в бухгалтерию первичные документы н обязательном порядке подвергаются проверке.
Проверку осуществляют по нескольким направлениям:
формальная проверка — определение соответствия документов установленным формам, а также своевременности составления и представления документов относительно графика документооборота;
проверка по существу — установление законности совершенных хозяйственных операций;
проверка правильности арифметических подсчетов — пересчет результатов перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.; встречная проверка — сопоставление одних документов с другими . По результатам проверки могут приниматься следующие решения: при обнаружении арифметической ошибки или нарушении правил оформления документы возвращают исполнителям (подписи которых стоят на документе) для исправления; при обнаружении незаконного проведения операции, ее нецелесообразности, нарушения плановых заданий или нормативов, мошенничества, подделки подписей и т. п. дальнейшие операции с документами приостанавливают, а документы задерживают в бухгалтерии для выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц.
Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки.
Таксировка (расценка) — перевод натуральных и трудовых измерителей,. указанных документе, в денежные. Большинство документов, поступающих из подразделений предприятия (от бригад, ферм), составлено не в денежных, а в других измерителях (натуральных, трудовых). Поэтому для бухгалтерского учета различные измерители переводят в единый — денежный.
Таксировку осуществляют следующим образом: если хозяйственная операция отражена в натуральных измерителях (кг, шт., м и т. д.), то количество умножают на цену за единицу. Цена за единицу определяется на основании ценников на материалы. если указаны трудовые измерители (часы, рабочие дни), то количество умножают на стоимость единицы времени.
После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки.
Группировка — это подбор документов по определенным признакам отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки — получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период.
После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы — по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов — по источникам поступления денег в кассу и т. п.
После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.
Группировку документов отражают в специальных ведомостях, которые могут быть двух видов:
накопительные — для накопления данных, содержащихся в первичных учетных документах. Их заполняют постепенно, в течение определенного периода времени, по мере поступления первичных учетных документов в бухгалтерию;
группировочные — для систематизации сведений о хозяйственных операциях, отражаемых в бухгалтерском учете. Их заполняют единовременно, занося данные из уже подобранных по определенному признаку документов.
Далее документы направляют на котировку.
Контировка – указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражен хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородном операциям.