Хранение документов. После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.
Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.
Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с ... по ... включительно), другие справочные сведения.
Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.
Стандартизация и унификация документов. Стандартизация документов — это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», введенным в действие с 1 января 1998 г. Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, а также реквизитов.
Определенный размер бланка называется форматом. Формат обозначается шифром — буквой и цифрой. Наиболее распространенным является размер листа для пишущей машинки: 203 х 288 мм (формат А4).
Единые размеры бланков упрощают работу с документами. Во-первых, их удобно обрабатывать и подшивать в пачки, во-вторых, работники бухгалтерии привыкают к определенному размеру документов, что ускоряет их заполнение.
Типовые формы первичных документов делятся на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.
Межотраслевые формы документов обязательны для применения без каких-либо изменений и дополнений в организациях всех форм собственности. Благодаря этому достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Специализированные формы документов предназначены для отдельных отраслей или организации. Такие документы разрабатываются отраслевыми министерствами.
Унификация документов — это установление единых форм, являющихся типовыми для однородных операций во всех организациях отдельных отраслей или народного хозяйства в целом.
Бланки первичных учетных документов для оформления конкретной хозяйственной операции являются стандартизированными, т.е. имеют одинаковые размеры, а унификация делает документы еще более одинаковыми — стандартными не только по размеру, но и по существу отражаемых операций. Документы для оформления каждой конкретной хозяйственной операции получают одинаковые реквизиты. В верхнем правом углу каждого документа напечатан номер его формы, ниже посередине — название, далее реквизиты, которые должны заполняться работниками организаций (количество отпущенного или приобретенного материала, фамилии исполнителей и т. д.).
23. инвентаризация, и ее место в первичном учете. Инвентаризация — это выявление реально наличия имущества под ответствённостью материально ответственных лиц и финансовых обязательств организации.
Под имуществом организации понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и другие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторскую задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Основные цели инвентаризации: выявление фактического наличия имущества, его сопоставление с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в бухгалтерском учете обязательств предприятия, приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическим наличием имущества.
В соответствии с действующим законодательством для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.
В ходе проведения инвентаризации решают следующие задачи: устанавливают фактическое наличие и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств; оценивают правильность отражения в учете состояния расчетов предприятия; выявляют некачественное или ненужное организации имущество; выявляют факты неправильного хранения материальных ценностей; проверяют состояние зданий складов и складского инвентаря; контролируют работу материально ответственных лиц; выявляют недостачу, порчу и другие потери, а также хищения имущества и другие злоупотребления; проверяют соблюдение правил первичного бухгалтерского учета; оценивают качество первичного бухгалтерского учета.
Расхождение данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств может возникать по разным причинам.
Естественные причины — закономерные изменения, которые происходят с хранящимся имуществом, обусловленные его физико-химическими свойствами. Это изменение массы или качества товара вследствие влияния температуры или влажности воздуха, порчи его грызунами, насекомыми, а также потери при хранении и транспортировке. Происходит естественное уменьшение массы многих сельскохозяйственных культур. В практике бухгалтерского учета это определяется как естественная убыль.
Ошибки и неточности в местах хранения могут возникать при приеме и отпуске ценностей материально ответственными лицами. Такие факты являются случайными и поэтому приводят к образованию, как излишков, так и недостач. Ошибки могут возникать также из-за неточности весоизмерительных приборов.
Ошибки в бухгалтерском учете — арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи в первичных документах, ошибочное восприятие нечетко написанной цифры и т. д.
Злоупотребления — это целенаправленные обмеры, обвесы, замена материала одного сорта (а, следовательно, и качества) другим, т. е. пересортица при выдаче имущества, обсчеты при выдаче денег, а также прямое хищение имущества и денежных средств материально ответственными лицами.
Расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета выявляются лишь периодически, при проведении инвентаризации. Данные инвентаризации подтверждают или уточняют данные бухгалтерского учета, т. е. делают их полностью достоверными. Таким образом, инвентаризация является обязательным дополнением документации.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризации подлежат всё имущество и все виды финансовых обязательств организации.
Инвентаризации подвергаются производственные запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат данной организации, но числятся в ее бухгалтерском учете. Имущество, не учтенное по каким-либо причинам, также подлежит инвентаризации.
В соответствии с действующим законодательством инвентаризация должна проводиться в следующих случаях: при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже имущества, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия. Инвентаризация проводится на дату оформления этих хозяйственных операций; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исключение составляют основные средства (инвентаризация может проводиться один раз в три года), библиотечные фонды (один раз в пять лет), а также имущество, инвентаризация которого была проведена позже 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц — инвентаризация проводится на дату передачи дел (но не позже дня увольнения работника); при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества — в день их обнаружения; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, — в день события или сразу по его окончании; при реорганизации или ликвидации организации — перед составлением реорганизационного (разделительного) или ликвидационного баланса; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.