Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.
Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия.
Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.
Значительная часть должностных хищений совершается упрощёнными способами, то есть путём материальных ценностей. Данные хищения продолжаются сравнительно недолго, сопровождаются примитивными маскировочными действиями и выявляются при своевременном проведении инвентаризации. Наряду с этим возникает небольшое количество квалифицированных должностных хищений, наносящих ей большой ущерб. Эти хищения совершаются при соучастии других работников предприятия и посторонних лиц. Характерной особенностью хищений этой группы являются создание неучтённых излишков ценностей, с последующей кражей или их использованием без отражения в учёте, скрываемые путём подлогов в первичных документах и учётных регистрах. Выявление таких хищений затруднено и требует от ревизоров и инвентаризаторов глубокое знание бухгалтерского учёта, методов ревизий. Растраты и злоупотребления всё же возникают в первую очередь, из-за некачественного и несвоевременного проведения инвентаризаций.
В первую очередь инвентаризации подвергаются ценности на объектах, где:
- Инвентаризации не проводились длительное время;
- Результаты проводимых инвентаризаций были неудовлетворительными;
- Материально ответственными лицами длительное время не предоставлялись отпуска с полной передачей материальных ценностей;
- Имеются большие остатки ценностей, по которым длительное время не было движения.
1.2. Организация контрольно-инвентаризационной службы на предприятиях и её значение
Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб); представители общественности.
Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:
- заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, секций по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;
- организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
- производят контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а так же выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период; проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей в местах хранения, где ведётся количественный учёт;
- в необходимых случаях (при установлении серьёзных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
- рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.
Однако наличие постоянно действующих комиссий не снимает персональной ответственности руководителя, главного бухгалтера организации или предприятия, а в организациях, имеющих инвентаризационные бухгалтерии, – начальников контрольно-инвентаризационных отделов данных бухгалтерий. Так, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, цеху, складу. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.
В состав рабочих комиссий входят: представитель руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалиста (технолог, экономист, работник бухгалтерской службы). В случаях, когда инвентаризация проводится без бригадира, а также после краж и ограблений в состав комиссий включают представителя местных исполнительных и распорядительных органов.
Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения; участвуют в проведении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли, вносят предложения по упорядочению приёма, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учёта и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.
Контрольно-инвентаризационная служба выполняет важную задачу по обеспечению сохранности средств и поэтому несёт ответственность за своевременность проведения инвентаризаций.
2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.
В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
2.2.Инвентаризация малоценных и быстроизнашивающихся предметов
Большое значение в деятельности предприятия занимают малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и тара.
В процессе своей хозяйственной деятельности каждая организация приобретает и использует большое количество предметов, которые учитываются не в составе основных средств, а в составе производственных запасов. Такие предметы в бухгалтерском учете принято называть малоценными и быстро изнашивающимися предметами.