В случае если предприятие имеет несколько расчетных счетов, необходимо ведение аналитического учета в разрезе расчетных счетов.
Синтетический учет денежных средств на расчетном счете ведется в журнале-ордере № 2.
Денежные средства, хранящиеся на расчетных счетах, предназначены как для основной деятельности, так и для вложений во внеоборотные активы.
В силу этого на расчетные счета зачисляются денежные средства, получаемые в результате основной деятельности организации: выручка от продажи готовой продукции и товаров, от предоставления услуг, от выполняемых на сторону работ. Кроме того, на расчетные счета зачисляются выручка от реализации основных средств, арендная плата за сданные в аренду основные средства, а также выручка от реализации прочих активов (материалов, сырья, полуфабрикатов, ценных бумаг, нематериальных активов и т. д.), дивиденды по акциям, облигациям и т. п.
Расходуются денежные средства с расчетных счетов как на основную деятельность (приобретение сырья, материалов, товаров, оплата труда работников и пр.), так и путем вложений во внеоборотные активы (на приобретение основных средств, приобретение нематериальных активов и т. д.), а также на финансовые вложения (приобретение акций, облигаций и других ценных бумаг, предоставление займов и т. д.).
Поступление и списание денежных средств с расчетных счетов могут производиться двумя способами:
- наличным;
- безналичным.
Основной формой безналичных расчетов является платежное поручение.
Платежное поручение (форма № 0401060) представляет собой письменное распоряжение владельца счета на списание денег с его счета и зачисление их на счет получателя. Оно применяется в основном по нетоварным операциям, для перечисления в бюджет налогов, удержанных из оплаты труда работников, для оплаты счетов организаций связи за услуги, для расчетов с органами имущественного, социального и медицинского страхования и в других случаях [12, c. 33].
Платежные поручения действительны в течение 10 дней со дня выписки, не считая день выписки документа, и принимаются банками к исполнению без ограничения суммы только при наличии средств на счете плательщика.
Платежные поручения выписываются с использованием технических средств для банка и всех сторон, участвующих в расчетах. Первый экземпляр должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации и иметь оттиск печати. Помарки и подчистки в платежных поручениях не допускаются.
Последние экземпляры расчетных документов (с отметкой банка) главный бухгалтер организации должен хранить в отдельной папке до получения выписки с расчетного счета в банке.
Ежедневно банк составляет для своих клиентов выписку с расчетного счета, которая представляет собой точную копию записей на счете.
1.3 Аудит денежных средств на предприятии
Основная цель проверки денежных средств состоит в установлении законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами и правильности отражения их в учете. В задачи аудита денежных средств входят:
- ознакомление с условиями хранения наличных денег и обеспечение их сохранности;
- изучение правильности документального оформления операций по приходу и расходу денежных средств, ведению кассовой книги и учету кассовых операций;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины, полноты и своевременности оприходования наличности в кассу;
- соблюдение порядка выдачи и возврата в кассу подотчетных сумм, целевого использования полученных в банке денежных средств;
- соблюдение лимита кассовой наличности и установленных правил расчетов наличными деньгами с юридическими лицами;
- определение законности и целесообразности операций по поступлению и списанию средств с банковских счетов предприятия, правильности отражения их в учете;
- проверка состояния расчетно-платежной дисциплины по заключенным договорам.
Источниками информационного обеспечения для проверки денежных средств служат [19, c. 54]:
- приходные и расходные кассовые ордера с оправдательными документами;
- журнал регистрации;
- кассовая книга;
- журнал-ордер и ведомость по счетам 30 – 35;
- выписки банка с платежными документами;
- Главная книга;
- баланс;
- отчет о движении денежных средств.
Приступая к проверке операций аудитору целесообразно провести тестирование по заранее подготовленному вопросу, по результатам которого дается оценка состояния учета и внутреннего контроля денежных средств и составляется программа аудиторской проверки кассовых банковских операций для целенаправленного сбора документов.
Доказательство аудитор получает с помощью приемов [27, c. 115]:
- участие в инвентаризации кассовой наличности;
- наблюдение за проведением кассовых операций;
- устный опрос;
- получение письменного подтверждения;
- проверка арифметических подсчетов;
- анализ полученных данных.
Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в РФ в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.
Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности [19, c. 61]:
- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
- проверка правильности документального оформления операций;
- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- аудиторская проверка правильности списания денег в расход;
- проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;
- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
- оформление результатов проверки.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.
Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки [27, c. 120].
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой, аудитору необходимо выяснить [27, c. 122]:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа;
- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
Деньги могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера. Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению.
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами [46, c. 234]. Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
Все случаи неполного набора документов по кассовым операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса».
При аудиторской проверке следует учитывать возможные нарушения при ведении операции с наличностью. Основные нарушения – это злоупотребления, кражи, ошибки в учете кассовых операций, которые можно проклассифицировать следующим образом [33, c. 71]:
1. Прямая кража денежных средств:
- ничем не скрытая;
- скрытая неоформленными документами и расписками.
2. Неоприходование и присвоение денежных средств, которые не поступили из банка или от разных юридических и физических лиц по приходным ордерам.
3. Излишнее списание денег по кассе:
- повторное использование одних и тех же документов;
- неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;
- списание сумм без основания или по фальсифицированным документам;
- подделка в законно оформленных документах с увеличением суммы списания.
4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям: