Операции по основным средствам должны оформляться унифицированными межведомственными формами первичной учетной документации. Основными источниками информации, необходимыми для аудиторской проверки, служат [22]:
1. акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) – ф. № ОС-1;
2. акт о приеме-передаче зданий (сооружений) – ф. № ОС-1а;
3. акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) – ф. № ОС-1б;
4. накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств – ф. № ОС-2;
5. акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств – ф. № ОС-3;
6. акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) – ф. № ОС-4;
7. акт о списании автотранспортных средств – ф. № ОС-4а;
8. акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) – ф. № ОС-4б;
9. инвентарная карточка учета объекта основных средств – ф. № ОС-6;
10. инвентарная карточка группового учета объектов основных средств – ф. № ОС-6а;
11. инвентарная книга учета объектов основных средств – ф. № ОС-6б;
12. акт о приеме (поступлении) оборудования – ф. № ОС-14;
13. акт о приеме-передаче оборудования в монтаж – ф. № ОС-15;
14. акт о выявленных дефектах оборудования – ф. № ОС-16;
15. журналы-ордера № 13, 10 и 10/1 – для ведения синтетического учета движения основных средств и их износа (при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета), а при использовании компьютерных информационных технологий – машинограммы дебетовых и кредитовых оборотов по сч. 01, 02;
16. главная книга;
17. баланс (ф. № 1) (прил. 2);
18. отчет о прибылях и убытках (ф. № 2)(прил. 3);
19. отчет об изменении капитала (ф. № 3);
20. приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5);
21. пояснительная записка;
22. другие документы, справки, расчеты и т.д.
2. Подготовительный этап аудиторской проверки учета основных средств.
2.1. Экономическая характеристика ИП Кульченко В.Н.
«Н». является коммерческой организацией и является субъектом малого бизнеса.
Коммерческая организация - по гражданскому законодательству РФ юридическое лицо, преследующее извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.
«Н» находится на общем режиме налогообложения.
Основной целью деятельности «Н». является привлечение прибыли. Предметом деятельности является оптовая продажа. Покупка товаров производится на основании договоров купли товара. Сделки заключаются с крупными поставщиками и на длительный срок. Продажа производится на договорной основе только оптом. «Н» имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный счет в учреждении банка, круглую печать со своим наименованием, штампы и бланки.
Предпринимательская деятельность заключается в перепродаже отделочных материалов, сантехники, строительных смесей и других товаров, предназначенных для отделки помещений.
ИП Кульченко имеет структуру предприятия, представленную на рисунке 1.
| Генеральный директор | |||||
| Зам. Ген. директора | |||||
| Главный бухгалтер | Начальник отдела продаж | Начальник отдела закупок | |||
| Отдел бухгалтерии | Менеджеры по продажам | Менеджеры по закупкам | |||
| Склады | |||||
Рис. 1 Структура «Н»
Отдел бухгалтерии выполняет текущую работу по сбору, регистрации и учету первичной документации. Отдел бухгалтерии состоит из нескольких участков. Структура бухгалтерии «Н». представлена на рисунке 2.
Главный бухгалтер | |||||||||||||
| Касса | Банк | Услуги | Товар | Поставщики | Покупатели | ОС и НМА | |||||||
Рис. 2 Структура бухгалтерии «Н»
Отделы бухгалтерии, менеджеры по закупке и менеджеры по продаже в процессе деятельности тесно связаны между собой. Работа каждого конкретно взятого отдела влияет на работу всех остальных.
Изучив выше изложенную информацию о деятельности и структуре «Н», можем сказать об эффективности имеющейся структуры предприятия.
2.2. Аудиторская оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля
В соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом», утвержденным постановлением Правительства РФ от 4 июля 2003 г. № 405 система внутреннего контроля экономического субъекта включает в себя:
- система бухгалтерского учета;
- контрольную среду;
- отдельные средства контроля.
Система бухгалтерского учета экономического субъекта может считаться эффективной, если в ходе фиксации хозяйственных операций выполняются следующие требования:
- операции в учете правильно отражают временной период их осуществления;
- операции в учете зафиксированы в правильных суммах;
- операции правильно и в соответствии с действующими нормативными положениями и учетной политикой отражены на счетах бухгалтерского учета;
- зафиксированы особенности операций, имеющие существенное значение для учета и отчетности;
- ограничена возможность появления злоупотреблений.
Контрольная среда представляет собой осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля, и включают в себя:
- Стиль и основные принципы управления. В соответствии с учредительными документами или правилами внутреннего распорядка может быть назначен ревизор, создана ревизионная комиссия или организован отдел внутреннего аудита, которым передается часть функций по поддержанию системы внутреннего контроля.
- Организационная структура аудируемого лица. Структура предполагает разделение ответственности и полномочий сотрудников. Обычно подлежат распределению между различными лицами такие функции, как: непосредственный доступ к активам экономического субъекта; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
- Осуществляемая кадровая политика. Функционирование системы внутреннего контроля зависит от сотрудников, которым поручена соответствующая деятельность. Система отбора, найма, продвижения по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность соответствующего персонала.
- Порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;
- Порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;
- Соответствие хозяйственной деятельности аудируемого лица в целом требованиям действующего законодательства.
Системы внутреннего контроля функционируют в следующих условиях:
- затраты на осуществление контрольных мероприятий должны быть меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;
- цель большинства средств контроля состоит в выявлении нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;
- человеку свойственно делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;
- возможно умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта, как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;
- возможно нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны кого-либо из руководителей, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;
- встречается практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности или правил учета, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.
Средства контроля должны обеспечить:
- выполнение хозяйственных операций только с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;
- фиксирование в бухгалтерском учете всех операций в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой у аудируемого лица учетной политикой и обеспечение возможности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
- доступ к активам только с разрешения соответствующего руководства;
- определение руководством с установленной периодичностью соответствия зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов и в случае расхождений принятие надлежащих мер.
Процедурами внутреннего контроля являются:
- арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей;
- проведение сверок расчетов;
- проверка правильности осуществления документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;
- проведение в соответствии с установленным порядком периодических плановых и внезапных инвентаризаций;
- использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данного экономического субъекта;
- осуществление мер, направленных на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам;
- исследование динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных хозяйственных показателей с фактически имевшими место и выяснение причин существенных расхождений.