При обработке учетных регистров по окончании отчетного года в них вносятся все санкционированные корректировки. К корректировкам, отражаемым заключительными оборотами декабря, относятся: отражение результатов инвентаризации; использование прибыли прошлых лет (реформация баланса). Все санкционированные исправления проводи главный бухгалтер.
Реформацию баланса осуществляет главный бухгалтер. Перед тем, как в учетных регистрах отражается использование чистой прибыли, главный бухгалтер проверяет правильность формирования показателя прибыли отчетного года. А именно он убеждается, что результативные счета не имеют сальдо на конец года, отражены результаты инвентаризации, на финансовый результат списаны все суммы, подлежащие списанию в конце года. В бухгалтерском балансе финансовый результат отчетного периода отражается как нераспределенная прибыль (непокрытый убыток). В течение года финансовый результат предприятия отражался на счете 99 "Прибыли и убытки". Аналитический учет нераспределенной прибыли организован таким образом, чтобы он обеспечивал формирование информации по направлениям использования средств.
В конце отчетного 2007 года была проведена реформация баланса. Последними оборотами декабря счет 99 "Прибыли и убытки" был закрыт, и прибыль, полученная организацией в отчетном году, была списана на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 99 "Прибыли и убытки"
Кредит счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"
Сумма - 460 тыс. руб.
Таким образом, чистая прибыль ООО "Белый замок" в 2007 году составила 460 тыс. руб. Аналитический учет по счету 99 "Прибыли и убытки" обеспечивает формирование данных, необходимых для составления Отчета о прибылях и убытках (форма №2).
Решение о распределении чистой прибыли принимается учредителями организации в начале года, следующего за отчетным. Так, общим собранием участников, часть прибыли в сумме 180 тыс. руб. была направлена на формирование резервного фонда.
Таким образом, на конец отчетного 2007 года нераспределенная прибыль организации составила 363 тыс. руб. При этом нераспределенная прибыль - это часть чистой прибыли, которая не была распределена между участниками общества и осталась в распоряжении предприятия.
По завершению всех процедур закрытия отчетного периода, составляется Сводная сальдо - оборотная ведомость (приложение 1). Она составляется по данным Главной книги. Так, по данным сальдо - оборотной ведомости общее сальдо по активным и пассивным счетам на конец 2007 года составило 3554 тыс. рублей. При корректировке этой суммы на остаток по счету 02 "Амортизация основных средств" (основные средства показываются по остаточной стоимости) на сумму 323 тыс. руб. получим валюту баланса на конец 2007 года в сумме 3231 тыс. руб.
На основе данных сальдо - оборотной ведомости на предприятии ООО "Белый замок" составляется бухгалтерский баланс за отчетный период.
Итак, при изучении процедур закрытия отчетного периода в организации ООО "Белый замок" было выявлено, что некоторые их них не соблюдаются. Так, не проводится полная инвентаризация всех видов имущества, обработка первичных документов по завершению отчетного периода.
При заполнении бухгалтерской отчетности главный бухгалтер предприятия ООО "Белый замок" руководствуется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утвержденным приказом Минфина от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 №31н), Положением по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) (утвержденная приказом Минфина РФ от 06.07.99 №43н). Форма №1 по ОКУД имеет код 0710001.
Составляя баланс, главный бухгалтер соблюдал два основных правила:
во-первых, нельзя засчитывать показатели актива и пассива баланса.
во-вторых, амортизируемое имущество (основные средства и д. р) отражаются в балансе по остаточной стоимости.
Все показатели в балансе указываются по состоянию на отчетную дату - 31 декабря 2007 года, в тысячах рублей без десятичных знаков.
На начало отчетного года суммы по статьям актива баланса переносятся из бухгалтерского баланса на 01.01.2007 года.
Рассмотрим формирование каждой статьи актива бухгалтерского баланса организации ООО "Белый замок" на 01.01.2008 года (приложение 2).
Так, нематериальных активов организация на конец года не имеет.
По статье 120 "Основные средства" отражаются основные средства организации по остаточной стоимости, то есть сальдо по счету 01 "Основные средства" за минусом сальдо по счету 02 "Амортизация основных средств", первоначальная стоимость за вычетом амортизационных отчислений. Таким образом, в балансе на конец года показывается сумма в 604 тыс. руб. (927 тыс. руб. - 323 тыс. руб.).
Так как актив баланса организации не имеет больше статей, итог первого раздела на конец 2007 года составил 604 тыс. руб.
Во втором разделе баланса в подразделе "Запасы" по соответствующим статьям показываются остатки материальных запасов. Из-за отсутствия денежных средств в отчетном году было закуплено меньше сырья и материалов для производства продукции. При этом для производства использовались сырье, имеющееся на складе предприятия. Так, по статье 211 показываются остатки материальных ценностей, учитывающихся на счете 10 "Материалы", с учетом отклонений, остатков по счету 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей". На конец отчетного периода материалы организации составили 671 тыс. руб. (544 тыс. руб. + 127 тыс. руб.).
По статье "Затраты в незавершенном производстве (издержках обращения) отражаются остатки незавершенного производства по счету 20 "Основное производство" в сумме 119 тыс. руб. Суммы издержек обращения приходящиеся на остаток нереализованных товаров равна нулю.
По статье "Готовая продукция и товары для перепродажи" отражается остаток готовой продукции на складе предприятия, учитываемой по счету 43 "Готовая продукция" в сумме 278 тыс. руб. Остатки готовой продукции на складе также сократились на 774 тыс. руб.
По статье "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" отражается сумма налога по приобретенным материалам, малоценным предметам, товарам, подлежащая отнесению в установленном порядке в следующих отчетных периодах в уменьшение сумм налога для перечисления в бюджет. По статье показывается сумма остатка по счету 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в размере 55 тыс. руб.
Дебиторская задолженность организации не составляет трех месяцев и поэтому показывается в балансе как краткосрочная. Суммы дебиторской задолженности отражаются в балансе в суммах вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ее правильными.
По статье "Покупатели и заказчики" показываются по договорной стоимости отгруженной готовой продукции покупателям до момента поступления платежей за них на расчетный счет организации. В учетной политике выручка от реализации признается по отгрузке готовой продукции для целей налогообложения. Остаток по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" составляет на конец отчетного года 1062 тыс. руб.
По статье "Денежные средства" находят отражения остатки имеющихся у организации денежных средств на расчетном счете и находящиеся в кассе организации. Так, остатки по счету 51 "Расчетный счет" на конец отчетного периода составили 442 тыс. руб., в кассе организации остатки денежных средств отсутствуют. Организация не имеет другие счета (валютные, специальные) в кредитных организациях.
Итог по второму разделу бухгалтерского баланса определяется расчетным путем, то есть сложением всех статей по второму разделу. На конец 2007 года итог по второму разделу баланса составил 2627 тыс. руб. (1068 тыс. руб. + 55 тыс. руб. + 1062 тыс. руб. + 442 тыс. руб).
По статье 300 "Баланс" показывается сумма имущества организации по составу и размещению. То есть сумма первого и второго раздела актива баланса. Баланс организации ООО "Белый замок" на конец 2007 года составил: на начало года 5071 тыс. руб. на конец года 3231 тыс. руб.
В ходе изучения особенностей формирования бухгалтерского баланса в организации ООО "Белый замок" было установлено, что показатели баланса достоверны, оценка статей баланса произведена правильно. Выявленные в ходе проверки ошибки в бухгалтерском балансе незначительны, и не могут повлиять на результаты финансового анализа.
При этом отметим, что не все организационные вопросы по поводу процедур закрытия отчетного периода отражены в учетной политике. Кроме того, в организации некоторые процедуры закрытия отчетного периода не соблюдаются.
Очень важно для организации снизить риск недостоверного отражения в учете фактов хозяйственной деятельности. Для этого необходимо составить и утвердить главным бухгалтером процедуры закрытия отчетного периода. При разработке указанных процедур целесообразно определить перечень мероприятий, сроки их проведения, ответственность исполнителей, а также порядок внутреннего контроля.
Процедуры закрытия отчетного периода должны быть отражены в организационном разделе учетной политики. Детально регламентировать процедуры закрытия отчетного периода в учетной политике не всегда целесообразно. Отдельные вопросы технологии обработки учетной информации могут быть оформлены специальным внутренними документами, утвержденными руководителем. Рекомендованный элемент учетной политики "Процедуры закрытия отчетного периода" представлен в таблице 2.2 (см. Приложение 4).