В организации должен быть установлен контроль за поступлением товаров (за их отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.
Суммы, уплаченные за товары, не вывезенные со складов поставщиков и находящиеся в пути, учитываются в бухгалтерском учете на счетах расчетов как дебиторская задолженность.
Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.
При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.
На товары, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие товары с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:
· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
· проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству товаров, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
· проверить правильность расчетов в расчетных документах;
· акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или
частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
· определить фактические размеры ответственности в случае на
рушения условий договора;
· передать документы в подразделения организации (бухгалтерс
кую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные
правилами документооборота организации.
Приемка товаров от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих товаров осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
При приемке товары подвергаются тщательной проверке на соответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
Порядок и сроки приемки товаров по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
Приемка и оприходование поступающих товаров и тары (под товары) оформляются складами, как правило, путем составления соответствующих актов, при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного акта в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку товара в течение этого дня делаются записи на обороте акта, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в акт.
Вместо составления акта по форме № ТОРГ-1 приемка и оприходование товаров может оформляться проставлением на сопроводительных документах, полученных от поставщика (счет, накладная и т.п.), штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в акте. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер акта. Такой штамп приравнивается к акту.
Одновременно составляются другие необходимые документы, связанные с получением товаров.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, в соответствии с Инструкцией № П-6 и Гражданским кодексом РФ, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренным в договоре.
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товара в таре не проводится, необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствует сведениям, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) ставится штамп организации. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
При установлении несоответствия поступивших товаров ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество товаров не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких товаров и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. В состав указанной комиссии должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
Товары должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.
В случае, когда товар поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в Документах поставщика, затем в скобках — количество в единице измерения, по которой товар будет отпускаться со склада.
Если отразить движение такого товара одновременно в двух единицах измерения затруднительно, возможен вариант перевода товара
в другую единицу измерения с составлением акта перевода (составляется в произвольной форме) представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество товара в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой товар будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета товар приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода. Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная или более мелкая, чем принято в организации, единица измерения (например, тонны вместо килограммов), такие товары приходуются в той единице измерения, которая используется в данной организации.
Если, по мнению руководства, целесообразно направить товары непосредственно в торговое подразделение организации, минуя склад, такие партии товаров отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что товары получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).
Перечень товаров, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.
В случае отсутствия у организации права собственности (права хозяйственного ведения или оперативного управления соответственно) на поступившие товары, последние должны учитываться на забалансовых счетах.
Товары, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.
В случае если товары, принятые на ответственное хранение, относятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса РФ к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо если издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может продать указанные товары или использовать их в иных целях. При этом указанные товары приходуются в организации по рыночной стоимости.
Выручка от продажи этих товаров или их рыночная стоимость при использовании товаров для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику товаров.