Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности. Экспертиза ценности документов организации проводится постоянно действующей экспертной комиссией, которая создаётся приказом руководителя организации.
В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.
Оформление дел.
1.Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).
2.Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов.
3.Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме.
4.Составляется внутренняя опись документов дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
5.Дело прошивается или переплетается в твёрдую обложку. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
6.Оформляется обложка дела.
На дела, завершённые делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел. Опись дел – это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:
-дела постоянного хранения;
-временного (свыше 10 лет) хранения;
-дела по личному составу;
-дела, состоящие из специфических документов (научные отчёты, судебные дела и др.);
-служебные ведомственные издания.
Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются. Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения.
Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает её руководитель структурного подразделения.
Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждой описи указывается количество дел, номера отсутствующих дел, дата приёма передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.
Дела временного хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Дела хранятся в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт.
Постоянное хранение документов предприятия – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечении оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов. Обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу).
В процессе управления постоянным хранением документов решаются следующие основные задачи:
-создание и поддержание оптимальных условий хранения документов;
-рациональное размещение документов в процессе хранения;
-выдача документов во временное пользование и их обратный приём в места хранения;
-контроль за наличием и состоянием документов, находящихся на хранении;
-учёт документов, состоящих на хранении;
-комплектование архива документами, подлежащими хранению,
-экспертиза ценности документов, состоящих на хранении.
Создание и поддержание оптимальных условий постоянного хранения документов обеспечивается:
-предоставлением подходящих для этой цели по своим эксплуатационным характеристикам помещений;
-надлежащим оборудованием указанных помещений;
-применением и модернизацией средств создания и поддержания оптимальных режимов постоянного хранения документов;
-применением и модернизацией специальных средств постоянного хранения документов.
Организация рационального размещения документов в процессе их постоянного хранения. В соответствии с основными правилами работы государственных архивов документы располагаются в хранилищах: в соответствии с учётной документацией; в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение, а также оперативный поиск; в пределах групп хранения.
Общий порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Архивные документы располагаются в основных или вспомогательных средствах хранения.
Выдача архивных документов во временное пользование и их обратный приём организуются в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов. В процессе хранения в архиве документы, а так же описи на них могут выдаваться во временное пользование: работникам предприятия; работникам архива; лицам, представляющим другие предприятия – на основании гарантийного письма или запроса.
Организация контроля за наличием и состоянием документов, находящихся на постоянном хранении. При этом в качестве основных самостоятельных направлений контроля следует выделить: контроль наличия состоящих на хранении документов; контроль состояния находящихся на хранении документов; контроль сохранности документов, выданных во временное пользование.
Эффективность контроля за наличием и состоянием архивных документов во многом зависит от организации учётной работы в архиве. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов учёт документов заключается в: определении количества и состава документов, поступающих в архив, в установленных учётных единицах; фиксации (отражении) количества и состава документов, поступающих в архив, в соответствующей учётной документации. Комплектование архива документами, подлежащими постоянному хранению – это систематическое пополнение архива соответствующими документами. Комплектование архива документами, как это предусмотрено Основными правилами работы государственных архивов, включает: определение источников комплектования; определение состава документов, подлежащих приёму на постоянное хранение; приём и передачу документов на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов, состоящих на архивном хранении предприятий, перед передачей их на постоянное хранение в государственный (ведомственный) архив. В соответствии с Основными правилами работы государственных архивов экспертиза ценности документов представляет собой изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
С переходом делопроизводства на компьютезированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблемуупорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
5.Документирование трудовых правоотношений.
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. обязательное ведение кадровой документации на любых предприятиях предусмотрено Трудовым кодексом, инструкцией по ведению трудовых книжек и другими документами. Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
В зависимости от вида организации, численности её работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.
К документам по личному составу относятся:
- заявление о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
- приказы по личному составу ( о приеме, увольнении, переводе);
- трудовые книжки ;
- личные дела;
- личные карточки формы Т-2;
- лицевые счета по заработной плате и др.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению сохранности.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листовдокументов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на рабату. Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным доровором.