Смекни!
smekni.com

Контроль 204 (стр. 2 из 3)

Ефективне функціонування організації передбачає дотримання не лише виробничих, технічних, фінансо­вих, а й етичних стандартів (норм). Етичні норми — це система загальних цінностей і правил, яких повинні дотримуватися працівники фірми для забезпечення ЇЇ позитивного іміджу і створення передумов для підпри­ємницького успіху. У світовій практиці менеджменту порушенням етичних норм вважають:

— надання чи отримання хабара;

— виплату співучаснику незаконно отриманих гро­шей;

— шахрайство;

— розпалювання конфліктів на ґрунті зіткнення ін­тересів;

— ухиляння від сплати податків;

— продаж неякісної продукції;

— розкриття таємниць компанії;

— незаконне використання інформації, отриманої у довірливій розмові та ін.

Фірми, які дорожать своєю репутацією, доводять до своїх працівників ті етичні норми, що є звичними не тільки для власної країни, а й для всього світу. Враху­вання етичних норм у таких організаціях здійснюється ще при розробленні стратегії і забезпечується контро­лем етичної поведінки.

2. Вимірювання досягнутих результатів і зістав­лення їх зі стандартами. Цей етап контролю передба­чає:

— визначення масштабу відхилень;

— вимірювання результатів;

— передавання інформації про отримані результати;

— оцінювання досягнутих результатів.

Масштаб відхилень — відхилення від заданої тра­єкторії, яке необхідно фіксувати у процесі вимірюван­ня. При цьому слід враховувати, що надто великий мас­штаб збільшує ризик несвоєчасного виявлення відхи­лень, а надто малий — спричиняє реагування системи контролю на незначні відхилення і потребує зайвих коштів на перевірку їх впливу на стан контрольованого об'єкта. Тому система контролю повинна спрацьовува­ти лише тоді, коли мають місце істотні для об'єкта кон­тролю відхилення від стандартів.

Вимірювання результатів — це встановлення фактично досягнутих результатів, які характеризу­ють стан об'єкта контролю. Система вимірювання по­винна відповідати тому виду діяльності, який контро­люють. Розрізняють фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір стосується розміру, форми, зовніш­нього вигляду об'єкта контролю. Основні одиниці — штуки, тонни, кілометри, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання ресурсів за якістю чи властивістю (наприклад, фондовіддача, ма­теріаломісткість, продуктивність). При вимірюванні важливо, щоб швидкість, повторюваність і точність контролю узгоджувалися з діяльністю, що підлягає контролю. Недотримання цієї вимоги призводить до зайвих витрат.

Передавання інформації — це процес надсилання отриманої у процесі вимірювання інформації особі, що приймає рішення. Інформацію слід передавати у той момент, коли це потрібно для прийняття рішення. Тому необхідно з'ясувати, кому передавати інформацію, у якій формі, з якою регулярністю і як швидко вона має надходити; як забезпечити її повноту і достовірність. Часто ці питання вирішують, застосовуючи комп'ютер­ні інформаційні технології.

Оцінювання інформації — це зіставлення фактич­них результатів зі стандартами і визначення ступеня їх досягнення. Передбачає обов'язкове з'ясування досто­вірності отриманої інформації особою, яка приймає рі­шення. Ця ланка у процесі контролю мусить бути чітко налагоджена, щоб уникнути прийняття неефективного рішення про коригування дій.

3. Прийняття рішень про коригування дій. Від пра­вильності дій на цьому етапі залежить ефективність функціонування організації. З огляду на це менеджер може обрати три лінії поведінки:

а) не втручатись у перебіг процесу (коли фактичні результати відповідають установленим стандартам);

б) коригувати дії, знайшовши причини, через які стандартів не досягнуто. Існує два види коригуючого впливу — ліквідація причин відхилення (якщо вони мо­жуть бути усунуті силами фірми) або ж пошуки кращих способів пристосування до нових зовнішніх умов (на­приклад, зниження обсягу продажу продукції свідчить або про закінчення життєвого циклу продукту, тому його необхідно знімати з виробництва, або ж про неефектив­ність тактики збуту, тому її слід змінити відповідно до нових тенденцій ринку);

в) переглянути стандарти, цілі, якщо вони нереаль­ні. Такі випадки найчастіше трапляються, коли керів­ник ідеалізує ділові та професійні якості своїх підлег­лих, занадто оптимістично оцінює ситуацію; за несподі­ваності зміни зовнішнього середовища в небажаному для організації напрямі (наприклад, скасування пільг, якими користувалась фірма). Часто зміна стандартів пов'язана зі зміною вимог споживачів до продукту, який випускає фірма.

Модель процесу контролю відображає не лише послідовність етапів контролювання, а і його двофункціональність:

— усунення відхилень і причин, що їх зумовлю­ють;

— підкріплення досягнутого успіху.

Отже, контроль є ефективним інструментом мене­джерів у забезпеченні реалізації вибраної стратегії.

6. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ КОНТРОЛЮ. ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНО- УПРАВЛІНСЬКОЇ СИСТЕМИ КОНТРОЛЮ

Для того, щоб контроль міг виконати своє справжнє завдання, тобто забезпечити досягнення мети організації, він повинен мати деякі важливі характеристики.

1. Стратегічна спрямованість контролю

2. Орієнтація на результати

3. Відповідність справі

4. Своєчасність контролю

5. Гнучкість контролю

6. Простота контролю

7. Економічність контролю

На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців (УАСКВ) на базі ЕОМ. Універсальна автоматизована система контролю виконання рішень (УАСКВ) являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання і кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням.

Технічною базою УАСКВ є центральний пункт системи (ЦПС), оснащений засобами прийому і передачі інформації, а також інформаційно-обчислювальний центр (ІВЦ) – у тій частині, яка обслуговує цю систему.

Функціонування УАСКВ здійснюється за такою схемою. Всі завдання, що підлягають контролю, передаються на Центральний пункт системи і після кодування пересилаються в Інформаційно-обчислювальний центр для введення в ЕОМ. Регулярно, до початку чергового місяця ЕОМ видає перелік завдань, які слід буде виконувати працівникам кожного підрозділу, а за 3 – 5 днів до закінчення строку виконання завдань ЕОМ видає нагадування. Виконавець повинен повідомити про виконану роботу свого керівника (куратора) і одночасно інформує про це ЦПС. При відсутності повідомлення про виконання завдання ЕОМ починає підліковувати дні запізнення, починаючи з дня, наступного після завершення встановленого строку виконання. На підставі інформації про строки виконання завдань і оцінки їх якості ЕОМ щоденно розраховує показники кількісної роботи виконавців. Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень із строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

7. СИСТЕМА КОНТРОЛЮ ВИРОБНИЧИХ ПРОЦЕСІВ

Під системою контролю виробничих процесів в умовах розвитку ринкових відносин слід розуміти механізм контролю за такими елементами виробничо-господарської діяльності, як науковий пошук, проектування, розробка технологій, підготовка виробництва, основне виробництво, реалізація продукції та маркетинговий пошук. Система контролю виробничих процесів призначена для оцінки ефективності виконання всіх етапів циклу створення та реалізації продукції з метою забезпечення її конкурентоспроможності на внутрішньому та світо­вому ринку. Основним завданням системи в умовах розвитку ринкових відносин є забезпечення такого рівня якості продукції, який задоволь­нятиме споживача, вимагатиме мінімальних витрат і даватиме змогу виконувати замовлення у встановлені терміни. Незважаючи на відмі­нності, якими характеризуються різні системи контролю виробничих процесів, усі вони мають спільні риси.

Вивчення досвіду показало, що процес забезпечення ефективності системи контролю виробничих процесів на підприємствах повинен складатися з п'ятьох етапів, а саме:

— встановлення заданого рівня якості, який відповідає вимогам споживача;

— створення умов для досягнення відповідного рівня якості (розробка технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, добір і навчання працівників, організація технічного контролю);

— налагодження виробничого процесу з мстою якісного виготов­лення виробів;

— ліквідації виявлених недоліків у якості продукції і виробничого процесу;

— забезпечення стабілізації досягнутого рівня якості продукції.

Система контролю виробничих процесів створюється на підприєм­ствах з метою здійснення єдиних, об'єктивних і ефективних методів підвищення ефективності виробництва. Ця система бере участь в управ­лінні виробництвом і тому належить до апарату управління.

Система контролю виробничих процесів повинна бути самостійним структурним підрозділом підприємства і очолюватися заступником директора з якості. Функціями системи є аналіз конструктивних, технологічних, виробничих та експлуатаційних дефектів, виявлення помилок у кресленнях, схемах, технічних умовах, технологічних картах й іншій технічній документації, контроль якості матеріалів, напівфаб­рикатів, комплектуючих виробів, які надходять на підприємство, перевірка їхньої відповідності вимогам документації, стеження за над­ходженням на виробництво тільки потрібних матеріалів і деталей, які пройшли контроль і випробування, контроль якості інструментів і осна­щення власного виробництва, які надходять в експлуатацію, а також інспектування стану оснащення і інструментів, які перебувають в експлуатації.