Поставщик, отгружая товары, выписывает, кроме налоговой накладной (см. прилож. 2), документы двух видов, первый из которых (товарный) сопровождает товар на всем пути его следования до покупателя, а второй документ является расчетным, предоставляется в банк и служит основанием для расчетов поставщиком. Основными документами, сопровождающими груз, является счета фактуры, товарно-транспортные накладные (см. прилож. 3 ). Основными расчетными документами являются платежное поручение или платежное требование поручение, которое предоставляется в банки поставщика и получателя товаров для осуществления платежей.
Сопроводительные и расчетные документы, выписываются в 4-х -5-ти экземплярах: поставщику, получателю товара, остальные передаются в соответствующие банки для оплаты стоимости товаров, тары, работ, услуг. При доставке товара автомобильным транспортом поставщик товара выписывает товарно-транспортные накладные (ТТН). Она предназначена для списания товара со склада поставщика, оприходывания на складе получателя и расчетов с автотранспортным предприятием. Товарно-транспортная накладная выписывается в 4-х экземплярах из них:
первый экземпляр, остается у поставщика; второй экземпляр с товаром направляется покупателю; третий является попуском на вывоз товаров со склада поставщика; четвертый с отметкой и печатью получателя груза выдается автотранспортному предприятию для расчетов за автотранспорт и начисления оплаты водителю. Третий экземпляр, служащий пропуском, является основанием для выписки платежного требования на оплату за товар через учреждение банка. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, при отправке товара по железной дороге или водным транспортом, железная дорога (пристань) выдает поставщику железнодорожную (водную) грузовую квитанцию в подтверждение приемки и отправки груза в адрес покупателя.
Грузовую квитанцию вместе с другими сопроводительными документами (накладная склада -отправителя, сертификата качества) поставщик присылает покупателю почтой. Она является документом, необходимым для получения груза на станции назначения, а также предъявление претензий к органам транспорта при частичной или полной утрате груза. В остальных случаях выписывается счета фактуры . Счета фактуры регистрируются в книге продаж и в книге закупок. Счета фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение ) сумм по НДС. Второй экземпляр счет- фактуры (копия ) остается у поставщика для отражения в книге продаж.
В счет - фактуре должны быть указаны:
¨ порядковый номер счет фактуры;
¨ наименование и регистрационный номер поставщика товаров;
¨ наименование получателя товаров;
¨ стоимость, цена товаров;
¨ сумма налога на добавленную стоимость;
¨ дата предоставления счет- фактуры.
Счет - фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.
В счет - фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления. Получаемые и выдаваемые счета- фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов фактур в течении полных пяти лет с даты их получения . Они должны быть подшиты и пронумерованы.
Платежное требование является расчетным документом, который выписывает поставщик на основании товарных документов на отгруженные товары и передает в обслуживающее его учреждение банка.
Учреждение банка поставщика пересылает платежное требование в учреждение банка получателя товаров, где оно предъявляется к оплате в соответствии с правилами безналичных расчетов. В платежном требовании указываются номера ее даты товарных документов , удостоверяющих отгрузку и общую сумму платежа (см. прилож. 4). Платежное требование может быть и товарным документом, если в нем указаны количество, цена, и сумма стоимости товара и тары, размер и сумма НДС. Платежное требование и приложенные к ним документы подлежат проверке ответственными должностными работниками предприятия -получателя товара. Проверке подлежит правильность цен, транспортных расходов, размеры торговых и оптово-сбытовых скидок, соответствие отгруженных товаров условием договора поставки.
Проверенные документы передают руководителю предприятия для акцепта (согласия на оплату ), или отказа от акцепта полностью или частично, с указанием суммы и мотива отказа.
Платежные требования поставщиков регистрируются в журнале в хорологическом порядке (см. прилож. 5 ). В этом же журнале делаются отметки о фактическом поступлении грузов. Журнал используют для контроля за полнотой своевременностью поступления и оприходывания товаров.
В установленных случаях вместе с перечисленными сопроводительными документами выписываются спецификации, сертификаты, упаковочные ярлыки, которые характеризуют качество товара, количество мест и другие пункты условий договоров поставки. При отсутствии транспортных и других сопроводительных документов приемка товаров оформляется специальным приемным актом фактического наличии товаров, который выписывается в 2-х экземплярах и в котором делается отметка об отсутствии документов. Один экземпляр направляется поставщику, второй используется предприятием для учета товаров.
Вывод:
Самая важная часть бухгалтерского учета - это документальное оформление хозяйственных операций предприятия. Бухгалтерский учет на ДП "Краснолучский рынок" обеспечивает регистрацию и составление необходимых документов с целью подтверждения каждой хозяйственной операции. При том, что рассматривая тема курсовой работы напрямую связана с данными аспектами деятельности предприятия.
3.2 Расчеты с поставщиками
В практике торговли существуют следующие виды расчетов, которые условно можно классифицировать следующим образом :
ÞДенежные формы расчетов;
ÞБезденежные формы расчетов.
К безденежной форме расчетов относится только бартерные сделки, безвалютный, сбалансированный обмен товарами и услугами, обусловленный главным образом нехваткой иностранной валюты. Оформляется единым договором , в котором содержится оценка товаров (услуг), необходимая для эквивалентности обмена, определения страховых сумм, оценки претензий, начисление санкций.
Все остальные расчеты относятся к денежной форме. Денежные формы расчетов подразделяться на наличные и безналичные. Безналичные расчеты наиболее часто используются в торговой практике, и имеют множество вариантов, вот основные из них:
1. Акцептные формы расчетов;
2. Аккредитивы;
3. Платежное требование;
4. Платежное поручение;
5. Почтовый перевод;
6. Вексель;
7. Предоплата;
8. Товарный кредит;
9. Чек;
10. Кредитная карта;
11. Платежи "on-line".
Акцептные формы расчетов- наиболее распространенная форма безналичных расчетов. При данной форме расчетов Поставщик выписывает счет- фактуру и платежное требование и сдает их на инкассо в банк. Банк пересылает копии в банк Плательщика. После проверки Покупателем соответствия полученного товара счет фактуре, он либо принимает к оплате, либо при определенных случаях имеет право отказаться, полностью или частично от акцепта. Как правило, используется в тех случаях, когда Поставщик и Покупатель давно сотрудничают, и хорошо знают друг друга с деловой стороны, либо в случае плановых платежей- применяются, когда отпуск продукции или услуг производится систематически и равномерно. Суммы и сроки платежей устанавливаются по согласованию сторон, а копии соглашений предоставляются в банк. При этой форме расчетов Плательщик перечисляет обусловленные соглашением суммы в соответствии с утвержденным сторонами графиком поставок и платежей. Время от времени, по совместной договоренности, стороы сверяют свои балансы по платежам и поставкам. Удобно использовать акцептную форму расчетов при встречных поставках, так как механизм зачета взаимных требований позволяет не отвлекать денежные средства из оборота, что при умелом использовании может дать снижение затрат на 1-5%.
Аккредитив может быть безотзывным, открытом на определенный период без права аннулирования до истечения этого срока, и отзывным, действие которого может быть прекращено банком до наступления указанного в аккредитиве срока. Аккредитив может быть подтвержденный другим банком и неподтвержденный. В случае подтвержденного аккредитива банк, через который проходит его оплата, принимает на себя обязательство произвести платеж указанной в аккредитиве суммы независимо от поступлений средств банка, в котором аккредитив был открыт. При отсутствии такого подтверждения аккредитив является неподтвержденным.
Платежное поручение - письменное распоряжение Плательщика банку о списании с его расчетного (текущего) счета и зачислении на счет Получателя суммы денежных средств. Оно выписывается по установленной форме и может быть предъявлено в банк в течении нескольких (обычно не более 10 календарных дней) после выписки. Удобен платеж таким видом расчетов как предоплата предоставляет производителю наибольшую защиту от финансовых кризисов.
Платежное требование - документ, который Поставщик предъявляет Покупателю через банк. Как правило, платежное требование используется в случае акцептных форм расчетов в приложение счет фактуре. Также Платежное требование применяется при безакцептных списаниях денежных средств со счетов Покупателя или Плательщика.