- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;
- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;
- документы, содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;
- по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;
- об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;
- руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются «Памятки о сохранении служебной тайны», содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны». На все документы, содержащие конфиденциальные сведения наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа «Конфиденциально». В приложении Д, Е приведены примеры вышеуказанных документов.
Открытое акционерное общество
«Капитал»
ПРИКАЗ
07.04.2007 № 15
г. Челябинск
О создании экспертной комиссии.
В целях ограждения организационной документации от фальшивых документов и в целях совершенствования документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю:
1. Заместителю Генерального директора Хомякову Д.А. провести работу по созданию экспертной комиссии во главе с начальником по работе с конфиденциальными документами Пушкиным П. Д. до 14.04.2007.
2. Заместителю руководителя службы документационного обеспечения управления Пушкину П.Д. провести экспертизу ценности документов организации до 30.04.2007.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор подпись И.А. Орлов
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Генерального директора подпись Д.А. Хомяков
08.04.2007
Заместитель руководителя службы
документационного обеспечения управления подпись П.Д. Пушкин 10.04.2007
Открытое акционерное общество
«Капитал»
ПРОТОКОЛ
27.03.2007 № 17
г. Челябинск
общего собрания работников предприятия
Председатель - Кузнецов В.М.
Секретарь – Пушнова К.М.
Присутствовали: PR-менеджер рекламного отдела Безрядин В.Д., менеджер
торгового отдела Бородин В.Л., гл. бухгалтер финансового
отдела Булкина М.П., начальник производственного отдела
Исенко О.Г., кассир финансового отдела Комлева Н.Т.,
заведующий отделом кадров Королев Н.Т., зам. заведующего
отделом кадров Короткова К.С., начальник технического отдела
Котов И.Т., зам. начальника производственного отдела
Крупица П.Р., гл. инженер технического отдела Милюков Г.Д.,
помощник менеджера торгового отдела Склюев С.М.,
инженер-электрик Шакиров А.А.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О предоставлении детям работников предприятия путевок в детские оздоровительные лагеря.
Доклад заведующего отделом кадров Королева Н.Т.
СЛУШАЛИ:
Королев Н.Т. – в связи с приближением летнего сезона, предоставить работникам предприятия путевки в детские оздоровительные лагеря, принадлежащие предприятию, со скидкой в 30%.
ВЫСТУПИЛИ:
Короткова К.С. – поддержала предложение о предоставлении путевок со скидкой.
ПОСТАНОВИЛИ:
Поручить оформление путевок на имена работников Королеву Н.Т.
В голосовании приняли участие 14 работников предприятия.
«За» - 14 голосов.
«Против» - 0 голосов.
«Воздержалось» - 0 голосов.
Решение принято 14 числом голосов.
Председатель личная подпись В. М. Кузнецов
Секретарь личная подпись К. М. Пушнова
Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Капитал» Генеральный директор
И.А. Орлов
А К Т 10.04.2007
09.04.2007 № 7
г. Челябинск
испытания нового оборудования
Основание: приказ генерального директора ОАО «Капитал» от 29.03.2007 № 9 «О закупке и испытании нового оборудования»
Составлен комиссией:
председатель – зам. Генерального директора К.П. Соболев;
члены: начальник технического отдела И. Т. Котов, зам. начальника производственного отдела П.Р. Крупица, главный инженер Г.Д. Милюков.
Комиссия 09.04.2007 провела работу по установке и проверке качества работы нового оборудования. В результате испытания комиссия обнаружила, что оборудование «Витязь-55» является непригодным для эксплуатации.
Непригодное для эксплуатации оборудование следует вернуть или обменять на другое в месте его приобретения.
Председатель личная подпись К.П. Соболев
Члены комиссии: личная подпись И.Т. Котов
личная подпись П.Р. Крупица
личная подпись Г.Д. Милюков
Открытое акционерное общество Вице-президенту
«Капитал» ОАО «Капитал»
Отдел по сбыту товаров И.П. Казакову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
__ __
13.03.2007 № 02-03/12 | ПеровуЛ.К. |
Прошу подготовить проект договора
c сетью магазинов «Закат +»
к 15.03.2007
подпись 14.03.2007
О проблеме сбыта
В связи с перепроизводством, предприятию необходимо увеличить объем продаж. Для этого необходимо рассмотреть предложение о заключении контракта с сетью магазинов «Закат +», а также снизить цены на некоторые виды товаров.
Заведующий отделом по сбыту товаров подпись Л.К. Перов
ООО «Луч» Генеральному директору
коммерческого предприятия
Ленинский пр., 15, «Альфа»
Челябинск, 454000 О.Р. Машкову
Телефон/факс: (351) 265-50-76 Свердловский тракт, 10,
ОКПО 05637418, ОГРН 1894024563701, Челябинск, 454000
ИНН/КПП 55620817/559351406 __ __
| Сорокиной О.Л. |
11.04.2007 № 01-05/25Прошу подготовить документы
На № _______ от _________ для ООО «Луч»
к 19.04.2007
подпись 14.04.2007
О предоставлении документов
В связи с отсутствием сведений о проходящей совместной работе просим предоставить нам все необходимые документы для более подробного ознакомления с делом.
Генеральный директор подпись П.А. Макаров
Л.Д. Миронова
265-52-09
Отправлено письмо-запрос 11.04.2007 № 01-05/25
В дело № 01-05 за 2007 г.
подпись 11.04.2007
12.04.2007 № 29
Журнал регистрации исходящих документов
| Дата документа | Регистрационный номер документа | Получатель | Краткое содержание документа | Кем подписан документ | Исполнитель | Дополнительные сведения о документе | Отметка об исполнении |
| 11.04.2007 | 01-05/25 | Коммерческое предприятие «Альфа» | О предоставлении документов | Генеральный директор П.А. Макаров | Л.Д. Миронова | Составлен в 2 экземплярах:1-й экз. – дело № 01-05 за 2007 г.;2-й экз. – коммерческое предприятие «Альфа» | Дело № 01-05 за 2007 г. |
Журнал регистрации входящих документов
| Дата поступления | Регистрационный номер документа | Корреспондент | Дата документа | Номер документа | Краткое содержание документа | Исполнители | Задание | Срок исполнения | Автор резолюции | Дата проставления резолюции | Дополнительные сведения о документе | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
| 12.04.2007 | № 29 | Генеральный директор ООО «Луч» П.А. Макаров | 11.04.2007 | 01-05/25 | О предоставлении документов | Сорокина О.Л. | Подготовить документы | 19.04.2007 | Генеральный директор коммерческого предприятия «Альфа»О.Р. Машков | 14.04.2007 | Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. – ООО «Луч»;2-й экз. – дело № 01-15 за 2007 г. | О.Р.Машков, 12.04.2007 подпись | Дело № 01-15 за 2007 г. |
Коммерческое предприятие Генеральному директору
« Альфа» ООО «Луч»
П.А. Макарову
Свердловский тракт, 10, Ленинский пр., 15,
Челябинск, 454000 Челябинск, 454000
Телефон/факс: (351) 793-99-55
ОКПО 03657991, ОГРН 1067483920911,
ИНН/КПП 77392001/775932011
14.04.2007 № 01-15/15
На № 01-05/25 от 11.04.2007
О предоставлении документов
Сообщаем, что необходимые Вам документы, будут подготовлены и высланы к 20.04.2007.
Генеральный директор подпись О.Р. Машков
Д.А. Воронина
793-97-55
Отправлено письмо-ответ 14.04.2007 № 01-15/15
В дело № 01-15 за 2007 г.
подпись 14.04.2007
Ошибка №1 – название организации нужно писать на следующей строке.
Ошибка №2 – имя, кому написано заявление, пишется без интервала.
Ошибка №3 – предлог «от» пишется с маленькой строчки.
Ошибка №4 – неправильно оформлен адрес: нужно писать сокращение слова «улица» - ул. Липецкая, «дом» – д. 11 и «квартира» - к. 40, также нужно указать название населенного пункта (в данном случае город) и при указании телефона пишется сокращение слова «телефон» (тел. (351) 2-33-14-56).
Ошибка №5 – наименование документа, если написано не от руки, пишется заглавными буквами.