По дебету счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" отражаются суммы оплаченных счетов и суммы зачетов по предварительно выданным авансам в корреспонденции с соответствующими счетами учета денежных средств (1050, 1040, 1010) и 1610 "Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов", 1610 "Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг".
Учет расчетов с поставщиками ведут в журнале специальной формы или ведомости по каждому счету-фактуре или платежному требованию-поручению, что позволяет контролировать расчеты по каждому документу.
Поступившие счета-фактуры вначале регистрируют в "Журнале учета поступающих грузов". По мере поступления ценностей на склады или приемки выполненных работ и оказанных услуг в журнале отмечают номера приходных документов и проставляют дату поступления запасов на склады или запросов, связанных с розыском непоступивших грузов. Периодически данные журнала сверяют с данными учетных регистров, которые ведут по счету 3310. По журналу контролируют также суммы материальных ценностей, находящихся в пути. Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. В графе "Примечание" записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др. Журнал приведен ниже. В журнал записывают только акцептованные счета-фактуры.
Акцептованные счета с указанием регистрационного номера по журналу учета поступающих грузов передают в бухгалтерию. Здесь их данные записывают в журнал по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, который бухгалтерия заполняет в три этапа (журнал приведен ниже}.
На первом этапе записи в журнал делают при поступлении акцептованных счетов-фактур и других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер платежного требования-поручения (счета-фактуры), наименование поставщика, сумму акцепта счета-фактуры. Затем счет-фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения - при поступлении ценностей от прочих поставщиков.
На втором этапе запись в журнал производят на основании поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов (приходных ордеров, товарно-транспортных накладных, актов о приемке материалов). В журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению (счету-фактуре) в разрезе корреспондирующих счетов по учету то вар но-материальных ценностей или затрат на производство.Приходные документы должны быть тщательно проверены и соответствовать количеству материальных ценностей в платежном требовании-поручении (счете-фактуре). Если при приемке грузов выявляют недостачу или порчу ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании акта о приемке материалов и расчета суммы претензии, сумму претензии списывают с кредита счета 3310 в дебет счета 1284 "Прочие". Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа.
В журнале отражают также операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным работам и оказанным услугам (ремонт основных средств, перевозки грузов, предоставление воды, тепла, электроэнергии). При записи в журнал данных счета-фактуры, предъявленного за работы или услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов - потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов (субсчетов, статей затрат), сделанной бухгалтерией на счетах-фактурах поставщиков.
На третьем этапе в журнале отражают оплату счетов-фактур. Отметки об оплате делают на основании выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается дата оплаты счета и с какого счета произведена оплата (1050, 1040, 1010, 1070).
В конце месяца в журнале подсчитывают итоги и выводят остатки по неоплаченным счетам. Заключение журнала производят по четырем строкам: итого за месяц, сторно материалов в пути на начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.
Рассмотрим корреспонденции счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками:
— Акцептованы счета-фактуры поставщиков за полученные товарно-материальные ценности:
дебет счетов подразделов 1310 "Сырье и материалы", 3330 "Товары" (счета 1320-1350)-на договорную стоимость товарно-материальных запасов (без НДС);
дебет счета 1420 "Налог на добавленную стоимость к возмещению" - на сумму НДС, включенного в счет-фактуру;
кредит счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
— Зачтены суммы НДС по счетам-фактурам, ценности по которым получены и оприходованы на склад:
дебет счета 3130 "Налог на добавленную стоимость";
кредит счета 1420 "Налог на добавленную стоимость к возмещению".
— Акцептованы счета-фактуры поставщиков за выполненные работы и оказанные услуги:
кредит счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"; дебет счетов (сокращенная корреспонденция счетов - без операций по НДС): 2930 "Незавершенное строительство" - на стоимость работ и услуг, выполненных поставщиками и подрядчиками для своего капитального строительства, на стоимость молодняка и взрослых животных, приобретенных для формирования стада;
1284 "Прочие" - на суммы претензий, предъявленных поставщикам и подрядчикам;
7110 "Расходы по реализации товаров (работ, услуг)", 7210 "Общие и административные расходы", 8012 "Материалы", 8032 "Материалы", 8042 "Материалы", 8045 "Ремонт основных средств", 8047 "Коммунальные услуги", и др. - на суммы работ и услуг, принятых предприятием;
— Произведена оплата и зачет взаимных задолженностей счетов-фактур поставщиков и подрядчиков, акцептованных покупателем:
дебет счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
кредит счетов:
1210 "Счета к получению"- на суммы товаров, работ, услуг, поставленных покупателем транзитом с участием в расчетах; на суммы задолженностей, зачтенных в порядке бартерных операций;
1610 "Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов", 1610 "Авансы, выданные под выполнение работ и оказанные услуг" - на сумму зачтенных ранее оплаченных авансов;
1070 "Денежные средства на специальных счетах", 1050 "Денежные средства на текущих банковских счетах в тенге", 1010 "Денежные средства в кассе в тенге" - оплачены с соответствующих счетов счета поставщиков и подрядчиков.
В журнале по учету расчетов с поставщиками содержатся сводно-контрольные данные, которые расшифровывают остаток по счету 3310 на конец месяца. Построение аналитического учета должно обеспечить получение сведений об остатках по расчетам с поставщиками и подрядчиками в следующей группировке, необходимой для оперативного контроля расчетов: поставщики по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщики по неотфактурованным поставкам; поставщики по неоплаченным в срок расчетным документам.
В аналитических данных показывают задолженность по векселям: срок оплаты которых не наступил; по просроченным оплатой векселям, материалы в пути (в том числе сверх нормативного срока грузооборота).
2.6 Мероприятия по улучшению учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
В процессе осуществления своей деятельности торговые предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами: поставщиками товарно-материальных ценностей (работ, услуг), покупателями, финансовыми, налоговыми органами, органами социального страхования и др. Расчеты между ними осуществляются в денежной форме.
Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.
В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры.
В заключении подведем итоги проделанной работы.
Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками предусмотрен счет 14200 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", на котором обобщается информация о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:
полученные товарно-материальные запасы и внеоборотные активы, выполненные работы и потребленные услуги, включая расходы по доставке или переработке Товарно-материальных запасов;
полученные товарно-материальные запасы и внеоборотные активы, работы и услуги, по которым расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);
излишки товарно-материальных запасов и внеоборотных активов, выявленные при их приемке.
Учет расчетов с поставщиками ведут в журнале специальной формы или ведомости по каждому счету-фактуре или платежному требованию-поручению, что позволяет контролировать расчеты по каждому документу.