Транспортные предприятия выписывают путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса не общего пользования. Отрывные талоны к путевым листам остаются у туроператора и служат для подтверждения факта оказания транспортных услуг.
Однако и в этом случае необходимо наличие туристского ваучера как документа, подтверждающего, что услуги по трансферу были оказаны в рамках пакета туристских услуг.
Если услуги по трансферу оказаны на территории зарубежных стран, то туристский ваучер служит единственным документом, подтверждающим факт оказания услуг по перевозке, и служит основанием для отнесения затрат по этим услугам на себестоимость турпродукта.
При формировании выездных туров целесообразнее трансфер не учитывать в стоимости тура. Плата за трансфер считается доходом от обычных видов деятельности и учитывается на счете 90 «Продажи». В данном случае не начисляется НДС на стоимость услуг, которые оказаны за границей, т.е. не облагается стоимость трансфера, связанного с доставкой туриста из иностранного аэропорта в гостиницу. Трансфер же по доставке туриста в аэропорт или из аэропорта в России облагается НДС.
При заказе автобуса или легкового автомобиля может оказаться, что не все места в нем будут заняты туристами, хотя туроператором оплачены все места в транспортном средстве. Однако и в этом случае вся сумма затрат по оплате трансфера может быть отнесена на себестоимость турпродукта как затраты по невостребованной туристами части услуг, права на которые приобретаются партиями, блоками и иными неразделяемыми комплексами для целей формирования туров.
В случае, когда туроператор имеет возможность реализовать услуги по проезду на свободных местах отдельно от реализации тура, должен быть организован раздельный учет затрат и выручки по таким услугам. Стоимость проезда, относимая на себестоимость турпродукта, может быть рассчитана исходя из доли мест, занятых туристами, и невостребованных мест.
Наиболее распространенный способ организации трансфера в месте прибытия туристов (от аэропорта или вокзала до гостиницы и обратно) — заказ его у туроператора по приему туристов вместе со всем комплексом туристских услуг.
В ряде случаев турфирмы оказывают услуги по трансферу отдельно от стоимости турпутевок либо как дополнительную услугу к стоимости сформированного тура, либо в качестве самостоятельной услуги.
Заказчиками трансфера могут выступать как физические лица, отправляющиеся в самостоятельную поездку, так и юридические лица, оформляющие доставку своих сотрудников, а также другие турфирмы, формирующие пакет туристских услуг.
Услуги по трансферу без включения их в стоимость тура не могут рассматриваться как туристские услуги. В то же время между турфирмой и заказчиком не может быть оформлен и договор перевозки, поскольку для реализации услуг по перевозке пассажиров требуется наличие специальной лицензии.
Поэтому турфирма, не имеющая лицензии на пассажирские перевозки, может выступать только в качестве посредника между заказчиком и автотранспортным предприятием. При этом возможны два варианта посредничества.
При первом варианте турфирма заключает посреднический договор с транспортным предприятием. Поскольку реализация транспортных услуг турфирмой от своего имени невозможна, это должен быть договор поручения, по которому турфирма обязуется совершать от имени и за счет транспортного предприятия определенные юридические действия, т. е. в данном случае заключать договоры перевозки с физическими или юридическими лицами (клиентами).
При этом вознаграждение поверенного определяется, как правило, либо в виде процента от тарифов на услуги, назначенного транспортным предприятием, либо в виде разницы между тарифами транспортного предприятия и фактическими ценами, по которым услуги реализуются клиентам.
По второму варианту турфирма заключает посреднический договор с заказчиком (клиентом), по которому обязуется от имени и за счет клиента (договор поручения) либо от своего имени, но за счет клиента (договор комиссии), заключить договор перевозки со специализированным транспортным предприятием. Вознаграждение турфирмы может быть определено в виде процента от тарифа на перевозку либо в виде твердой суммы за оформление заказа. Чаще всего вознаграждение определяется в виде разницы между тарифом, назначенным перевозчиком, и фактической суммой, полученной от клиента. Если услуги по трансферу носят регулярный характер, турфирмы обычно публикуют собственные тарифы на трансфер, основанные на тарифах автотранспортных предприятий, но уже с учетом посреднического вознаграждения. Для упрощения процедуры документооборота рекомендуется также вместо отдельных договоров с каждым конкретным клиентом оформить публичный договор на предоставление услуг по трансферу, который будет содержать все существенные условия и действовать в отношении всех обратившихся клиентов.
При этом договор присоединения для каждого конкретного клиента может быть оформлен путем составления простой заявки на организацию трансфера со ссылкой на условия публичного договора.
В аналогичном порядке должны оформляться услуги по трансферу при использовании в транспортном средстве части мест, оставшихся не занятыми группой туристов. В этом случае турфирма, заключая договор перевозки с транспортной организацией, фактически выступает сразу в двух ролях — в роли заказчика в отношении своей основной туроператорской деятельности и в роли посредника (комиссионера) в отношении отдельно оформляемых услуг по трансферу.
Следует иметь в виду, что если между турфирмой и клиентом заключается договор поручения, то такой договор невозможно будет объединить в рамках одного заказа на трансфер без специальных оговорок, поскольку в рамках основной (туроператорской) деятельности турфирма выступает от своего имени, а в рамках договора поручения — от имени клиента. Таким образом, в договоре с перевозчиком необходимо будет заранее разделить объемы услуг, оказываемых разным клиентам, что практически невозможно. Поэтому отношения с отдельными заказчиками трансфера в таких случаях предпочтительнее оформлять при помощи договора комиссии.
Трансфер собственным автотранспортом предполагает наличие лицензии на эту деятельность. В ст. 17 Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08.08.01 № 128-ФЗ сказано: для того чтобы за плату возить пассажиров на легковых машинах или микроавтобусах, необходимо получить лицензию.
Все расходы по трансферу нужно учитывать на отдельном субсчете счета 20 «Основное производство». К ним относятся: стоимость лицензии, расходы по эксплуатации автомобиля, зарплата водителя, затраты на парковку автомобиля у аэропорта и др.
Чтобы списать расходы по эксплуатации автомобиля, необходимы следующие документы: путевые листы, которые выдаются водителям;
кассовые чеки на купленные топливно-смазочные материалы.
Затраты на парковку автомобиля могут подтверждаться квитанцией за парковку автомобилей, которая считается бланком строгой отчетности.
Трансфер арендованным автотранспортом предполагает договор аренды автомобиля с экипажем.
В ст. 636 Гражданского кодекса РФ сказано, что за топливо, масло, запчасти и другое в подобных случаях может платить арендатор. Поэтому в договоре вам нужно четко указать, что оплачиваете вы, а что — арендодатель.
Ваши расходы по аренде транспортного средства подтвердят следующие документы: договор аренды; акты приемки-передачи выполненных работ; счета; путевые листы и чеки ККМ и т. д.
Затраты на трансфер арендованным транспортом отражаются
на счете 20 «Основное производство». Затем, если турфирма
включает стоимость трансфера в цену путевки, эти расходы нужно списать на счет 43 «Готовая продукция». Если же трансфер в
стоимость путевки не входит, затраты списываются на счет 90
«Продажи».
Турфирма, заключив договор с транспортной организацией, выплачивает только ту сумму, которая указана в договоре. Стороны подписывают акт приемки-передачи выполненных работ (услуг). И уже ни топливно-смазочных материалов, ни запчастей турфирма не покупает.
Заключая договор на перевозку, необходимо удостовериться в наличии соответствующей лицензии у транспортной организации.
В бухгалтерском учете турфирмы оплата услуг перевозчика отражается следующими записями:
Д 20, субсчет «Стоимость трансфера» К 60 — отражены затраты на перевозку в соответствии с договором;
Д 19 К 60 - учтен НДС;
Д 60 К 51 — оплачены услуги транспортной организации;
Д 68, субсчет «Расчеты по НДС» К 19 — возмещен из бюджета НДС.
Формируя пакет услуг, турфирма обязательно должна забронировать номера в гостиницах. Забронировать номер можно по телефону, факсу или через одну из центральных систем бронирования.
Чтобы зарезервировать место по телефону, менеджер туристской организации связывается с дежурным администратором гостиницы, получает информацию о том, есть или нет свободные места. И если стоимость проживания устраивает клиента, он дает согласие на бронь. Кстати, по телефону можно оговорить и условия оплаты.
Приняв заказ, дежурный администратор гостиницы оформляет бронь и сразу же называет номер комнаты в гостинице. Затем, оформляя туристу ваучер, этот номер указывают в нем. Но можно не расслышать или перепутать номер, и в дальнейшем возникнут трудности при заселении туристов.
При бронировании по факсу турфирма отправляет по факсу заявку на резервирование определенного количества мест. При наличии свободных мест дежурный администратор резервирует их и отправляет по факсу ответ, что и служит письменным подтверждением о бронировании мест. Это подтверждение содержит следующие реквизиты: номер, дату заезда, имя гостя, срок и стоимость проживания, категорию номера. Если в гостинице нет свободных номеров, дежурный администратор отправляет турфирме отказ, в котором указывает его причину. Турфирма теряет время, ожидая ответ, что снижает эффективность ее работы.