3) Дубликат накладной - выдается отправителю после заключения договора перевозки;
4) Лист выдачи груза - сопровождает отправку до станции назначения и остается на дороге назначения;
5) Лист уведомленияо прибытии груза - сопровождает отправку до станции назначения и выдается получателю вместе с оригиналом накладной и с грузом.
Кроме того, заполняется необходимое число дополнительных экземпляров дорожной ведомости для дороги отправления, транзитных дорог, для нужд таможенных органов.
Отправитель одновременно с предъявлением груза к перевозке каждой отправки должен представить станции отправления накладную и её дубликат, заполненные и подписанные. Накладную и её дубликат заполняет грузоотправитель. Он вносит в них сведения, касающиеся груза, получателя, станции отправления, станции назначения, выходных пограничных станций, через которые следует груз.
Допущенные отправителем неправильности и неточности заполнения накладной могут привести к засылке груза, задержке его в пути, задержке вагонов под погрузочно-разгрузочными работами, дополнительным расходам, увеличению сроков поставки и т.д. Поэтому специальная статья СМГС предусматривает, что отправитель несет ответственность за правильность сведений в накладной. Ответственность носит материальный характер и выражается в штрафах различных размеров. Дорожную ведомость составляет станция отправления по данным, содержащимся в накладной, и в полном соответствии с ней. Если по внутренним правилам железной дороги отправления все перевозочные документы предоставляет отправитель груза, то одновременно с накладной и ее дубликатом он заполняет и дорожную ведомость. Накладная и один экземпляр дорожной ведомости вместе с грузом следует до станции назначения, где накладную выдают вместе с грузом получателю, а ведомость остается на дороге назначения как документ, подтверждающий выполнение договора перевозки, выдачу груза и факт уплаты провозных платежей. Дорожная ведомость представляет собой основной документ для учета перевозок. В пути следования в перевозочные документы вносятся сведения обо всех операциях с грузом такие как: перегрузка на пограничной станции в вагон другой колеи, проверка состояния тары, проверка состояния груза и т.п.
Положения СМГС предусматривают, что провозная плата взимается по тарифам, принятым для внутреннего сообщения. Исчисляется же плата по кратчайшему расстоянию между теми пограничными станциями, которые указаны в накладной отправителем. Но перевозчик имеет право транспортировать грузы и через другие пограничные станции - по более короткому пути, и тогда плата исчисляется по фактическому маршруту.
По СМГС провозные платежи взимаются:
1) за перевозку груза по железной дороге страны отправления – с отправителя, на станции отправления;
2) за перевозку по железной дороге страны назначения - с получателя, на станции назначения;
3) за перевозку по транзитным дорогам плата взимается с отправителя или с получателя - в зависимости от базисных условий внешнеторговых контрактов.
Установлен также единый порядок совершения транзитных платежей по Соглашению «О международном транзитном тарифе» 1977 г. В частности, при следовании груза из стран-участниц МТТ в третьи страны, когда транзит осуществляется только через одну страны, плата за перевозку может быть произведена как грузоотправителем, так и грузополучателем - в зависимости от условий внешнеторгового контракта. Так при перевозке груза из России в ФРГ через Польшу, за транзит по территории последней может платить либо российская организация, либо получатель груза в ФРГ.
СМГС предоставляет грузовладельцу право изменить условия заключенного договора, но такое изменение может быть произведено только один раз отправителем и одни раз получателем. Железная дорога имеет право отказать в изменении договора в ряде случаев, прямо предусмотренных в СМГС (например, если это может нарушить правила эксплуатации подвижного состава), но тогда она должна немедленно известить об этом отправителя или получателя, указав препятствие для изменения договора.
Поскольку доставка груза в международных сообщениях осуществляется с перегрузкой, на пограничных станциях при перегрузке из вагона российского стандарта в вагон европейского стандарта и наоборот, то должно проверяться состояние груза и составляться коммерческие акты о его не сохранности или повреждениях. Отсутствие коммерческого акта создает предположение, что груз был передан принимающим железным дорогам в надлежащем состоянии, и они должны нести ответственность при установлении его не сохранности на станции назначения. Коммерческие акты составляются на бланках определенной формы. Если недостатки обнаружены на станции назначения, такие документы оформляются до выдачи груза получателю, в день обнаружения неисправности. Если акт составляется на станции отправления или на пограничной железнодорожной станции, то он следует вместе с грузом до станции назначения.
Транспортные органы не несут ответственности за просрочку доставки груза в связи с заносами, наводнениями, обвалами и другими стихийными явлениями, либо в связи с распоряжением правительства этой страны о задержке груза. Ответственность перевозчика за не сохранность груза может быть ограничена или полностью исключена также в связи с особыми естественными свойствами самого груза, которые влекут самоуничтожение, самоповреждение, порчу и тому подобные последствия. СМГС устанавливает исчисление естественной убыли отдельно для каждого грузового места, если вес указан в накладной при приемке груза к перевозке. Если же вес каждого места не определялся, например, при погрузке насыпью (зерно), навалом (уголь) и т.д., убыль исчисляется от общего веса отправки. Ответственность перевозчика исключается, когда тара имела скрытые дефекты. Если же ее недостатки были известны перевозчику и, тем не менее, груз был принят к перевозке, транспортные организации отвечают за возможные последствия.
Право предъявления претензий, основанное на договоре перевозки, принадлежит отправителю или получателю. Претензии представляются в письменном виде с соответствующим обоснованием и указанием требуемой суммы возмещения. Железная дорога обязана в 180-дневный срок со дня заявления претензии, подтвержденного почтовым штемпелем пункта отправления или распиской в получении непосредственно предъявленной претензии, рассмотреть ее, дать ответ подателю претензии и при полном или частичном признании требования уплатить ему причитающуюся сумму. Иск предъявляется только к той национальной железной дороге, которой была заявлена претензия. Основанием для предъявления иска является также неполучение подателем претензии ответа на нее в течение 180-дневного периода времени. Сроки исчисляются:
1) для претензий о возмещении за частичную утрату груза, недостачу, повреждение, порчу или снижение качества груза, а также за просрочку в доставке - со дня выдачи груза получателю;
2) для претензии о возмещении за полную утрату груза - с 30-го дня с момента истечения срока доставки груза, исчисленного в соответствии с правилами, указанными в ст. 14 СМГС;
3) для претензий о дополнительных платежах или возврате уплаченных ранее сумм - со дня уплаты, или если уплата не была произведена, со дня выдачи груза;
4) для претензии о выплате сумм оставшихся от реализации груза - со дня реализации груза; для всех других требований - со дня установления обстоятельств, послуживших основанием для их предъявления.