Поэтому организация должна изыскивать возможности и усиливать контроль в целях оптимизации структуры расходуемых средств и повышения эффективности их использования.
2.2.Документальное оформление и бухгалтерский учет расчетов по оплате труда
Трудовые отношения – отношения на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Если принимаемый на работу не имел трудового стажа, трудовая книжка, а также пенсионное свидетельство оформляются организацией – работодателем.
На основании заключенного трудового договора (Приложение 2) с работником ООО “Ромашка” оформляет приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Содержание приказа объявляется работнику в течении трех дней с момента подписания договора, а также выдается второй экземпляр, а по требованию – копия приказа о приеме, заверенная руководителем.Оформление приказа о приеме на работу осуществляется при помощи формы №Т1 и №Т-1а (Приложение 3). Далее на основании приказа о приеме на работу открывается личная карточка работника, оформляемая по форме №Т-2 (Приложение 4). На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет, который составляется для отражения сведений о заработной плате за прошлые периоды. В него заносятся записи обо всех видах начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на различные виды выплат. Исходя из лицевого счета вычисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т. д.
Каждый год на каждого работника открывается новый лицевой счет. Кроме этого, должна заводиться налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ (приложение 5). По окончании года лицевые счета и налоговые карточки персонала предприятия сдаются в архив. В случае если руководство ООО “Ромашка” считает необходимым, то вновь принимаемым работникам устанавливается испытательный срок, что фиксируется в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
Для закрепления трудовых обязанностей за конкретным работником используется должностная инструкция, которая утверждается приказом директора ООО “Ромашка” и после подробного изучения заверяется подписью
работника. Должностные обязанности кассира определены Порядком ведения кассовых операций в РФ, а должностные обязанности главного бухгалтера определяются ст.7 Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Полное наименование должности, профессии и специальности в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием ООО “Ромашка”. Штатное расписание ООО “Ромашка” представляет собой организационно-распорядительный документ. В его состав входит информация о должностях, численном составе и фонде заработной платы работников предприятия. Штатное расписание заверяется подписями главного бухгалтера и ректора, утверждается директором ООО “Ромашка” посредством издания соответствующего приказа. Также в трудовом договоре указывается на каких условиях принимается работник: по основному месту работы или по совместительству.
Ведение и хранение трудовых книжек осуществляется бухгалтером ООО “Ромашка” в соответствии законодательством РФ. Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, поэтому хранятся в сейфе и учитываются в следующей документации:
– приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
– книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Расходы на трудовые книжки учитывают на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" по цене приобретения (на основании соответствующих товарных и кассовых чеков, накладных). Аналитический учет по счету 006 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек отражают в акте на их списание. В настоящее время в ООО “Ромашка” широко применяется практика, когда работники приобретают трудовые книжки самостоятельно. В этом случае бухгалтерский учет бланков трудовых книжек не ведется. В случае перевода работника на другую работу эта процедура оформляется приказом директора ООО “Ромашка” по форме №Т-5 (Приложение 6).
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, нормативными актами организации, трудовым договором, бухгалтером или уполномоченным лицом ООО “Ромашка” составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникупо форме №Т-6 (Приложение 7) и утверждается директором организации. Этот приказ объявляется работнику под расписку. На его основании делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
Для оформления и учета направлений работника в командировку, бухгалтером заполняется, а директором ООО “Ромашка” утверждается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.
В ООО “Ромашка” ведется учет фактически отработанного каждым работником предприятия. Продолжительность рабочей недели ООО “Ромашка” пять рабочих дней с выходными субботой и воскресеньем и составляет 40 часов для всех работников организации, что соответствует законодательству РФ. Выполнение работ сверхурочно допускается с письменного согласия работника. Рабочее время всех категорий работающих накануне нерабочих праздничных дней уменьшается на один час.
Директор ООО “Ромашка” приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников
предприятия, принятых на постоянную, временную и сезонную работу сроком на 1 день и более (кроме работников, с которыми заключен договор подряда). Бланки этого табеля ООО “Ромашка” формируются с использованием средств вычислительной техники с частично заполненными реквизитами.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам определяется сумма заработка работников за месяц и производятся необходимые удержания. Эти расчеты производятся в Расчетно-платежной ведомости, которая к тому же служит документом для выплаты заработной платы за месяц. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Для выплаты используется платежная, в ней указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.
Для получения денежных средств на выплату заработной платы в банк предоставляется чек, платежные поручения на перечисления денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный и социального страхования). На основании чека банк выдает организации необходимую сумму денежных средств, а бухгалтерией ООО “Ромашка” на эту сумму составляется приходный кассовый ордер. Заработная плата выдается из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченные в срок заработной платы, по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовые ордера, по одному на каждую платежную ведомость, номера и даты которых проставляются на последней странице ведомости. Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчет заработной платы, ведется Журнал регистрации платежных ведомостей.
Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку "Разовый расчет по заработной плате". Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора работником бухгалтерии составляется Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.
2.3. Порядок отражения в учете отчислений в различные фонды и удержаний производимых с заработной платы