-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;
-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;
-планы, сметы, отчёты, балансы;
-доклады, переписка и т.д.
Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.
Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.
Например : 1998 год.
Приказы директора по личному составу
Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих
Личные карточки рабочих и служащих
и т. д.
1999 год
то же
Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .
Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.
то же за 1998 г.
то же за 1999 г.
Лицевые счета рабочих и служащих за 1997 г.
то же за 1998 г.
то же за 1999 г.
и т. д.
Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.
В описание каждого дела входит :
-порядковый номер;
-индекс дела;
-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );
-дата;
-количество листов;
-примечание.
В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке
и замене оборудования ;
То же с фирмой « Лотос» ;
и т. д.
В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.
В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год ,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).
Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.
Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.
Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).
На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.
В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.
III. Сдача дел в ведомственный архив.
Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.
Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.
IV. Приложения.
Приложение 1.
Образец.
Лист - заверитель дела №_____
В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи
в том числе :
литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.
Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.
Секретарь подпись Ф.И.О.
Дата_______________
Приложение 2.
Форма внутренней описи документов дела.
Внутренняя опись документов дела №_____________
№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера ! Примечание
п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6
Итого________________________ документов
цифрами и прописью
Количество листов внутренней описи_______________________________
цифрами и прописью
Наименование должностного
лица, составившего опись подпись расшифровка
подписи
Дата
Приложение 4.
Форма описи постоянного и длительного сроков хранения
структурного подразделения.
Утверждаю
Наименование и должность руководите -
ля структурного подразделения
Подпись расшифровка
подписи
Дата
Опись ___________________ №__________
название структурного
подразделения
Название раздела
№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание
п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения !
! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !
1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7
В данную опись внесено_______________________________ дел
( цифрами, прописью)
с №__________ по №__________________ , в том числе
литерные номера_______________________
пропущенные номера _____________________
Наименование должности расшифровка
составителя описи подпись подписи
Дата
Приложение 3.
Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.
Наименование Утверждаю
предприятия Руководитель предприятия
Подпись расшифровка
подписи
Дата
О П И С Ь №___________
Наименование раздела
| №№ п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Дата дела | Кол-во листов дела | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данную опись внесено ______________________ дел
( цифрами, прописью)
№____________ по №____________ в том числе :
литерные номера_________________________
пропущенные номера_____________________
Наименование должности расшифровка
составителя описи подпись подписи
Дата
Согласованно Одобрено
Наименование должности протокол ЭК руководителя предприятия предприятия
Подпись расшифровка от__________№_____
дата подписи
Список используемой литературы :
1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.
3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.