За нецелевое использование или невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, к юридическим лицам применяется экономическая санкция, предусматривающая штрафные санкции до десятикратного размера суммы этих средств (2, с.255).
2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами
2.1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам
В соответствии с «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4 предприятия, обособленные подразделения, предприниматели, частные нотариусы (далее - субъекты хозяйствования, организации) выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с иными субъектами хозяйствования в размерах, определяемых руководителем организации, предпринимателем, частным нотариусом, но не более предельного размера расчетов наличными деньгами между субъектами хозяйствования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Выдача разрешений на расчеты наличными деньгами между субъектами хозяйствования производится в соответствии с пп.19, 20 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213.
Разрешение обслуживающего банка на проведение расчетов наличными деньгами между организациями должно быть получено ими в предварительном порядке (за исключением случаев использования физическими лицами личных денежных средств при оформлении документов в ходе государственной регистрации субъекта хозяйствования, при открытии текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемой организации, других установленных законодательством случаев).
Порядок выдачи разрешений на расчеты наличными деньгами между субъектами хозяйствования определяется руководителем банка самостоятельно. Разрешение может быть оформлено в виде:
– резолюции руководителя банка на ходатайстве предприятия;
– подписи руководителя банка на сообщении (заявке) об установленном организации размере расходования наличных денег на эти цели из собственной выручки.
Обязательным условием на проведение расчетов наличными денежными средствами в установленном законодательством Республики Беларусь размере является наличие указанного разрешения у всех сторон, участвующих в расчетах (за исключением предпринимателей независимо от наличия счета в банке, частных нотариусов). Как правило, расчеты между субъектами хозяйствования наличными денежными средствами осуществляются за счет предварительно выданного работнику аванса на предстоящие хозяйственные расходы. Выдача наличных денег под отчет работникам предприятия, предпринимателя, а также самому предпринимателю, использующему наемный труд и ведущему кассовую книгу, производится по расходным кассовым ордерам утвержденной формы (КО-2, КО-2в) при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим лицам запрещается.
Физические лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (образец заполнения авансового отчета см. в таб.1) об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Таб.1
Организация: Управление образования администрации
Фрунзенского района|
Отдел/Цех снабжения Должность/профессия |специалист 2 категории
Фамилия, И.О. Сидоров Иван Иванович |Проводка № _____
|
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 32 от 15 января 2009 г. |от 15 января 2009 г.
|
Назначение аванса хозяйственные расходы | Дебет
|————————–———————————————————————|————–——————–————————
| Сумма |Отчет проверен |счет| карт.| сумма
|————————|Раздел § ст. |————+——————+————————
Остаток предыдущего аванса | - |К утверждению: | 10 | |8000
Перерасход |————————|9440 руб.|18-3|——————+————————
Получено (от кого и дата): | 10 000 |Бухгалтер Сорокина | | |1440
1. из кассы 13.01.2009 |————————| |————+——————+————————
2. ________________________| |15 января 2009 г. | | |
|————————|Отчет утверждаю в сумме|————+——————+————————
| |Девять тысяч четыреста | | |
| |сорок рублей |————+——————+————————
Итого получено | 10 000 |———————————————————————| Кредит
|————————| |————–——————–————————
Израсходовано | 9440 | | 71 | |9440
|————————| |————+——————+————————
Остаток __ | 560 |Подпись Иванов | | |
Перерасход |————————| 15 января 2009 г. |————+——————+————————
|———————————————————————|Бухгалтер Мушницкая
Приложение 2 документов
Оборотная сторона авансового отчета
|——————————–——————–——————————————————————————————————————————————–———————–——————¬
| Дата | Пор. | Кому, за что и по какому документу уплачено | Сумма |Дебет |
| |№ док.| | |счета |
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|
|13.01.2009| 174 |ОАО «ГУМ», г.Минск, за бумагу офисную (чек | 8000 | 10 |
| | |КСА от 13.01.2009 № 0025408, товарный чек от | | |
| | |13.01.2009 № 235), без НДС | | |
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|
| | |НДС - 1440 | 1440 | 18-3 |
|——————————+——————+——————————————————————————————————————————————+———————+——————|
Всего: | 9440 | |
Подпись подотчетного лица Сидоров
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие сумму понесенных расходов. К документам, подтверждающим факт приобретения продукции, товаров, услуг, относятся:
– кассовый ордер формы КО-1, квитанция формы КВ-1, квитанция формы 20-фс, другие приходные документы, предусмотренные законодательством.;
– кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира. В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению (поступлению, изготовлению, выполнению) продукции (товаров, работ, услуг), являются кассовый чек и товарный чек, содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов. В исключительных случаях по решению руководителя организации допускается использование личных денежных средств (банковская пластиковая карточка, расчетный чек, чек из чековой книжки, наличные деньги и др.) физического лица в интересах субъекта хозяйствования, с которым это лицо состоит в трудовых отношениях. Физические лица, использовавшие личные денежные средства (в том числе полученные с использованием личных карточек в наличной форме) на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня ее приобретения, исключая день покупки, составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса. При использовании физическими лицами денежных средств, находящихся на личных карточках, для осуществления безналичных расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг). При использовании физическими лицами личных карточек для осуществления расчетов за продукцию (товары, работы, услуги) частично в безналичной форме и частично наличными денежными средствами, полученными с использованием личных карточек, в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, с которыми они состоят в трудовых отношениях, отчет об израсходованных суммах составляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения продукции (товаров, работ, услуг)( 5, ст.37).
Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств. В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Типовым планом счетов, утвержденным постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89 . Для учета расчетов с подотчетными лицами, предназначен журнал-ордер № 7, в котором обеспечивается в единой системе записей синтетический и аналитический учет. Аналитический учет ведется по отдельным выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода. Каждому авансовому отчету присваивается очередной порядковый номер за данный месяц отдельной строкой. До записи в учетном регистре на авансовом отчете делается разметка номеров статей балансовых счетов, в дебет которых должны быть отнесены соответствующие суммы расхода. На каждый лицевой счет (подотчетное лицо) отводится необходимое количество строк. Записи в журнал-ордер № 7 производятся на основании первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. Методика учета расчетов организации с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета приведена в таб. 2.