Процесс подготовки материала к анализу включает также приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового материала. Однородность и сопоставимость данных - обязательное условие получения правильных результатов при проведении экономического анализа. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:
- нейтрализация ценностного фактора путем отражения различных видов объемных показателей в единых ценах;
- нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо вида ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где неизменным остается объемный показатель и последовательно меняется величина расходуемого ресурса;
- нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей методик их расчета. Совокупность однородных плановых, отчетных и учетных показателей должна иметь единую методику определения;
- исчисление средних величин при изучении ряда однородных показателей;
- замена абсолютных величин относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и восприимчивости.
В процессе анализа выявляются достоинства и недостатки информации, полнота ее использования для анализа и управления хозяйственными процессами и их результатами.
Источники информации
Успешное выполнение программы экономического анализа, достоверность используемых показателей во многом зависит от источников информации.
Имеется двоякая связь предмета экономического анализа с информацией. С одной стороны, анализ выступает как потребитель информации, с другой - как ее источник. В переработанном и обобщенном виде информация используется руководителями и специалистами для принятия управленческих решений. Кроме того, предмет анализа выполняет также контрольные и распорядительные функции по отношению к самой информации, вызывая изменение ее объема, содержания, качества, адреса и цели использования.
Для анализа используют научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.
Все источники данных для анализа делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
К учетным источникам относятся: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; оперативный учет и отчетность; выборочные учетные данные.
В бухгалтерском учете и отчетности находят наиболее полное отражение и обобщение хозяйственные средства и хозяйственные операции. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных формах достигается объективная количественная характеристика хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, по источникам образования и целевому назначению. Своевременный и полный анализ бухгалтерской отчетности позволяет принять необходимые меры по улучшению деятельности предприятия.
Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. В них находят отражение важные сведения (на начало и конец отчетного периода) о нематериальных активах по их отдельным видам, об основных средствах (по основным группам), арендованным основным средствам, о видах финансовых вложений, о дебиторской и кредиторской задолженности, об уставном, резервном и добавочном капитале, о количестве акций акционерного общества (полностью оплаченных, неоплаченных, оплаченных частично; номинальной стоимости акций, находящихся в собственности акционерного общества, его дочерних и зависимых обществ); о составе резервов предстоящих расходов и оценочных резервов; об объемах реализованной продукции, товаров, работ, услуг по видам деятельности и географическим рынка сбыта; о составе издержек производства и обращения, о прочих внереализационных доходах и расходах; о любых выданных и полученных обязательствах и платежах.
Бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и перечисленные выше дополнительные данные могут служить информационной основой для экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий и других коммерческих структур. На их основе можно судить о выполнении обязательств, прежде всего, перед акционерами, инвесторами, покупателями, а также о возможных финансовых затруднениях, ведущих порой к нестабильному финансовому состоянию.
Информационная ценность бухгалтерской отчетности повышается, если учетное хозяйство предприятия было предварительно проверено аудиторской службой, так как аудитор в ходе проверки и по завершению ее обязан проанализировать состояние бухгалтерского учета, установить соответствие хозяйственно-финансовых операций действующим законам и подзаконным актам; установить правильность постановки учета и достоверность бухгалтерской отчетности.
Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятий, обеспечивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего анализа такая информация неоценима. Так, невозможно обойтись при текущем анализе товарооборота без оперативных данных о ежедневной выручке за проданные товары.
Однако не все явления общественной жизни находят отражение в системе учета. Например, в годовых отчетах нет характеристики качества земельных угодий, работы бригад и звеньев, производительности труда по профессиям и т.д. Часть данных может быть получена только с помощью специальных наблюдений. Сбор необходимых данных ведется по заранее разработанному статистическому бланку исходя из программы исследования. Статистический бланк (формуляр) может иметь списочную или карточную форму. При небольшом количестве вопросов по каждой единице наблюдения используется списочная форма бланка. В остальных случаях лучшие результаты обеспечивает карточная система. Наблюдение может быть сплошным (что очень трудоемко) и выборочным (когда обследуется только часть изучаемой совокупности). Для изучения социологических проблем можно использовать анкетное обследование.
Способ отбора единиц при выборочных наблюдениях зависит от характера исследования. Он может быть механическим, случайным, типическим и гнездовым. Для анализа сельскохозяйственного производства целесообразно использовать механическую или случайную выборку. Типическая выборка обеспечивает высокое качество статистического материала при решении конкретных вопросов организации производства. Гнездовую выборку можно применять при изучении специфических явлений общественной жизни.
Бланки по каждой единице наблюдения заполняет исследователь или по его поручению специальный работник. Степень полноты охвата изучаемой совокупности определяется организационным планом исследования.
Выборочные учетные данные помогают углубить и детализировать показатели отчетности. За последние годы количество форм отчетности значительно сокращено. В этих условиях получают распространение эпизодические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, поскольку их получают из текущего бухгалтерского учета и первичной документации.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность:
- официальные документы - законы, указы Президента, постановления кабинета министров, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия;
- хозяйственно-правовые документы - договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации;
- решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия;
- материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.д.);
- техническая и технологическая документация;
- материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотографии и т.п.);
- устная информация, которая получена во время встреч с членами коллектива или представителями других предприятий.
Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономического анализа позволяет всесторонне изучать работу предприятий и полнее выявлять резервы их экономического и социального развития.
Данные годовых, квартальных и месячных отчетов и балансов, показатели статистической и оперативно-технической отчетности характеризуют результаты работы предприятия в целом за год, по отдельным периодам и видам работ.
Для анализа работы цехов, участков, бригад и других коллективов
используют производственные отчеты, данные бухгалтерских регистров и первичные документы.
Потребность в конкретных источниках информации зависит от анализируемых объектов, предмета изучения, цели и задач, периода проведения анализа. Чем полнее и разнообразнее информация, тем глубже и действеннее выводы и предложения по повышению эффективности производства.
Система экономической информации
Под информацией (в переводе с лат. - разъяснение, осведомление, изложение) обычно понимают упорядоченное сообщения о процессах и явлениях, происходящих во внешнем мире; совокупность каких-либо знаний, данных, но не любых, а лишь (тех, которые раскрывают объект с неизвестной стороны.