При определении количества дней, необходимых для проведения ревизии, необходимо учитывать такие факторы, как объем документооборота, уровень автоматизации учета, способ проверки документов (сплошной или выборочный), ревизуемый период, условия работы ревизуемого объекта, вид деятельности и др. Наряду с этим общий срок проведения ревизии (проверки) также определяется исходя из объема работы с учетом конкретных задач и особенностей проверяемого субъекта предпринимательской деятельности и, в соответствии с действующим законодательством, регулирующим порядок организации и проведения ревизий, не должен превышать 30 рабочих дней. Указанный срок может быть продлен руководителем контролирующего органа или его заместителем.
Ревизия расчетов с персоналом по возмещению материального ущерба может проводиться как в рамках комплексной проверки организации, так и как самостоятельная тематическая проверка. Программа комплексной ревизии Барановичского райпо приведена в приложении 1.
При составлении плана проведения комплексных ревизий необходимо предусмотреть равномерную загрузку специалистов контрольно-ревизионных служб, а также выделение резерва времени для выполнения внеплановых проверок и заданий, контроля за выполнением решений, принятых по результатам ранее проведенных ревизий и проверок.
При проведении тематических проверок контролирующей организацией также составляется планы контрольно-ревизионной работы. Для составления этого плана необходима следующая информация: наименование вопросов проверок (тем); наименование и местонахождение объектов проверок; сроки про ведения; исполнители (фамилия, имя, отчество, должность). Вопросы проверки определяются руководителем контрольно-ревизионной службы совместно с руководителем контролирующей организации.
Планы контрольно-ревизионной работы должны быть конкретными и составляться таким образом, чтобы можно было осуществлять контроль за их исполнением. Необходимо также, чтобы планы работы обеспечивали нормальный режим труда и отдыха специалистов контрольно-ревизионных и функциональных служб, привлекаемых к осуществлению контрольных действий.
Планы контрольно-ревизионной работы (приложение 2) составляются в контрольно-ревизионном подразделении и утверждаются руководителем соответствующего органа государственного управления или иной контролирующей организации. Планы проведения ревизий и проверок хранятся как документы, не подлежащие разглашению, в целях обеспечения внезапности контроля, - одного из общих принципов его осуществления.
Далее выдается предписание на проведение ревизии с указанием наименования контролирующего органа и субъекта; фамилии, имени, отчества проверяющего; его должности; цели проверки, сроков ее проведения и задание, которое утверждается руководителем ревизионной работой — председателем ревизионной комиссии или его заместителем [22, с. 38].
Организация работы на месте ревизии заключается в следующем: предъявление документов руководителю ревизуемого объекта; ознакомление с задачами предстоящей ревизии; выявление дел с инвентаризацией товарно-материальных ценностей, предоставлением отпусков материально-ответственным лицам; выполнение ранее принятых решений по итогам предыдущих проверок и т. п.
2.3. Проверка обоснованности размера материального ущерба, его документального оформления и своевременности возмещения
На первоначальном этапе проверки ревизору необходимо изучить причины возникновения задолженности по возмещению материального ущерба и ее реальность. Практика показывает, что основными причинами недостач, растрат и хищений являются: несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризаций. Следует внимательно проанализировать результаты проверок и инвентаризаций, проведенных за весь ревизуемый период, правильность принятых по ним решений и отражения в бухгалтерском учете установленных отклонений (недостач и излишков) [15, с. 239].
Особенно тщательно нужно проверить расчеты по недостачам, растратам и хищениям, выяснить причины их возникновения, полностью ли отнесены на виновных лиц суммы недостач, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат.
При проверке руководствуются действующим порядком учета регулирования выявленных недостач, потерь, растрат, списания различных долгов, по которым истекли сроки исковой давности.
В дальнейшем следует проверить реальность задолженности по недостачам, растратам и хищениям. Для этого нужно установить правильность документального оформления инвентаризации (инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, расписок материально ответственных лиц, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений); правильность расчета сумм, относимых на материально ответственных лиц; наличие обязательства материально ответственного лица о погашении недостачи (потерь) или решения суда.
Обязанностью проверяющего является анализ правильности исчисления суммы ущерба, подлежащего возмещению материально ответственными лицами. В случае недостачи, хищения, умышленного уничтожения или порчи государственных материальных ценностей ущерб определяется по действующим свободным ценам, сложившимся на день вынесения решения о его взыскании. При этом стоимость ценностей, приобретенных за иностранную валюту, исчисляется исходя из коммерческого курса рубля к иностранной валюте, устанавливаемого Национальным банком. По материальным ценностям, на которые установлены регулируемые цены, ущерб определяется по этим ценам, увеличенным на сумму дотации.
Следует также проверить правильность оформления материалов по недостачам, потерям и хищениям, переданным в судебно-следственные органы, и установить, не имели ли место случаи возврата судебно-следственными органами материалов из-за некачественного их оформления и какие меры в таком случае были приняты к виновным лицам.
Изучая причины, вызвавшие недостачу, хищения и порчу материальных ценностей, следует установить, не требовало ли материально ответственное лицо принятия мер к обеспечению нормальных условий хранения, приемки и выдачи материальных ценностей. При этом уточняется, какие меры были приняты предприятием по устранению и недопущению в дальнейшем недостатков в сохранности товарно-материальных ценностей, сырья, готовой продукции) [15, с. 240].
Важная роль в обеспечении сохранности собственности предприятия принадлежит предварительному письменному оформлению материальной ответственности работников. Поэтому необходимо проверить, заключены ли письменные договоры с материально ответственными лицами о полной материальной ответственности за недостачу материальных ценностей, принятых под ответственность работника.
Рассмотрим порядок проверки обоснованности определения размера материального ущерба, его документального оформления и своевременности возмещения в Барановичском райпо.
На основании распоряжения правления Барановичского райпо № 7 от 16 января 2009 года была проведена инвентаризация в магазине № 34 д. Богданы. Материально-ответственным лицом за сохранности товарно-материальных ценностей в магазине является заведующая магазином Юркевич Н.Г.
При инвентаризации товарно-материальных ценностей по состоянию на 16 января 2009 года в магазине № 34 д. Богданы по данным инвентаризационных описей, акта инвентаризации наличных денежных средств в кассе, расчета постраничных итогов, сличительной ведомости выявлено:
- товаров на сумму 4123737 руб.
- тары на сумму 159844 руб.
- наличных денег 785540 руб.
- списано естественной убыли в сумме 10245 руб.
- акт на товар с истекшим сроком реализации на сумму 112521 руб.
- недостача по товарам в сумме 1954373руб.
- недостача по акту в сумме 112521 руб.
- окончательный результат недостача на сумму 2066894 руб. и излишки по таре в сумме 19320 руб.
В связи с выявленной недостачей товарно-материальных ценностей по магазину № 34 д. Богданы магазин закрыт и товарно-материальные ценности развезены. При развозке товаров также была выявлена недостача по товарам в сумме 269267 руб. и недостача по таре в сумме 68237 руб.
Документированный остаток на 16 января 2009 года определен за период с момента окончания предыдущей инвентаризации. На основании распоряжения правления Барановичского райпо № 237 от 28 сентября 2006 года была проведена плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей в магазине № 34 д. Богданы. На 29 сентября 2008 года в магазине № 34 д. Богданы по данным бухгалтерского учета и фактически числилось:
- товаров на сумму 4133650 руб.
- тары на сумму 133246 руб.
Поступило за период работы с 29.09.2008 г. по 16.01.2009 г. в магазин по ведомости движения товаров и тары:
- товаров на сумму 12136886 руб.
- тары на сумму 131178 руб.
Выбыло за вышеуказанный период из магазина:
- товаров на сумму 9284120 руб.
- тары на сумму 123900 руб.
Таким образом, документированный остаток по состоянию на 16 января 2009 года в магазине № 34 д. Богданы составил:
- товаров на сумму 6986416 руб.
- тары на сумму 140524 руб.
Размер недостачи определен как разница между документированным и фактическим остатком товаров за минусом наличных денежных средств в кассе и товаров по нормам естественной убыли (6986416 – 4123737 – 785540 – 10245 = 2066894 руб.). С учетом недостачи товаров и тары, установленной при развозке (товаров в сумме 269267руб., тары в сумме 68237руб.) итоговый размер недостачи составил 2404398 руб. (2066894 + 269267 + 68237).
По существу обнаруженной недостачи Юркевич Н.Г. написана объяснительная записка, в которой заведующая магазином не смогла указать причины, по которым образовалась указанная недостача.