Начиная проверку того или иного вопроса, ревизор должен иметь основные нормативные документы, которые регламентируют организацию бухгалтерского учета, ценообразование, налогообложение и другие вопросы, относящиеся к предпринимательской деятельности.
Методы и техника контрольно-ревизионной работы
Методы контроля — это совокупность способов и технических приемов, с помощью которых ведется документальная ревизия. Выбор способов зависит от характера объекта, вида проверки и условий ее проведения. В практике и теории контрольно-ревизионной работы применяются способы фактического и документального контроля. Способы фактического контроля обеспечивают проверку правильности использования и фактического наличия имущества организации, К способам фактического контроля относятся инвентаризация, контрольный обмер объемов выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов в производство, экспертиза и лабораторные анализы.
Важнейшим способом контроля за фактическим состоянием и наличием основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и состояния расчетов является инвентаризация. Инвентаризация дает возможность ревизору проверить, как обеспечена в организации сохранность ее имущества. Инвентаризация, как правило, должна проводиться вначале ревизии, внезапно. Контрольный обмер объемов выполненных работ делается при сигналах о завышении объемов выполненных строительно-монтажных работ, завышения в оплате труда и списаниях строительных материалов на производство, Обмер осуществляется комиссией с участием ревизора, и результаты оформляются актом.
Контрольное обследование проверяемого объекта производится непосредственно на месте, если проверяются условия сохранности и состояния организации складского хозяйства, состояния трудовой дисциплины и т.д.
Контрольный запуск сырья и материалов в производство применяется для проверки обоснованности действующих норм расхода сырья и материалов на производство продукции, норм потребления топлива и электроэнергии, а также для других целей.
Экспертиза и лабораторный анализ делаются для определения качества проектно-сметной и технической документации, материалов и т.д. Результаты таких проверок оформляются соответствующими заключениями или актами, которые составляют экспертные организации, специальные лаборатории или отдельные сотрудники. В практике контрольно-ревизионной работы встречаются и другие способы фактического контроля. Характерной особенностью способов фактического контроля является то, что проверки проводятся непосредственно на месте совершения хозяйственных операций в присутствии материально ответственных лиц, результаты их оформляются актами, подписываемыми этими лицами.
Документальный контроль — это проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности и документации. В процессе такой проверки устанавливаете насколько объективна отражена в этих документах информация, соответствуют ли проверенные операции требованиям законов и других нормативных акте)в, а также дается оценка системы внутреннего контроля проверяемого субъекта хозяйствования.
Основными способами документального контроля являются: проверка первичных документов и учетных регистров: встречная проверка; анализ показателей деятельности строительно-монтажной организации; получение письменных объяснений и справок по результатам проверок; изъятие документов.
Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах, установление достоверности документов, законности и целесообразности операций может проводиться сплошным и выборочными способами. При сплошном способе предусматривается проверка хозяйственных операций по всем документам и записям в регистрах бухгалтерского учета за весь ревизуемый период (например, кассовым и банковским операциям, расчетам с подотчетными лицами и др.). При выборочном способе проверяется только определенная часть первичных документов за каждый месяц ревизуемого периода или за несколько месяцев. Методы и способы проверки документов определяются ревизором в зависимости от характера и объема операций, порядка хранения документов и т.д. Если в процессе проведения выборочной проверки установлено, что имеются серьезные нарушения или злоупотребления по какому-либо виду операций (использование материалов, фонда заработной платы и т.д.), документы подвергаются сплошной проверке.
Документы проверяются в хронологическом или систематизированном порядке. Хронологическая проверка предусматривает изучение документов за весь ревизуемый период в том порядке, в каком они хранятся или сброшюрованы в папках. Этот способ прост (однако ревизору приходится анализировать много разнообразных операций) и, как правило, используется при проверке организации с небольшим объемом документации,
Систематизированная проверка проводится по однородным хозяйственным операциям (кассовым, банковским, расчетам с подотчетными лицами и др.) и является основной, так как дает возможность более глубоко и последовательно изучить отдельные виды хозяйственных операций, выяснить взаимную связь документов и форм отчетности, обобщить нарушения и правильно обосновать выводы. Документы проверяются в определенной последовательности: сначала с точки зрения его формы, затем содержания. Процесс проверки документов предусматривает установление законности и целесообразности хозяйственных операций, подлинности и достоверности документов; арифметическую проверку правильности таксировки и подсчетов итогов в документах; встречную проверку достоверности и правильности совершенных операций. При контроле законности и целесообразности операций устанавливается соответствие хозяйственных операций законам и нормативным актам.
При изучении документов на предмет подлинности и достоверности надо обратить внимание на правильность заполнения в них реквизитов, наличие разрешительных подписей, штампов, росписи в получении и т.д. Если в документах имеются подчистки и исправления цифровых данных, дописки измененным почерком, другими чернилами, их необходимо детально проверить. В случае необходимости ревизор обязан подпись работника в документе сравнить с его подписью в других документах, а при возникновении сомнений следует получить личное подтверждение его подписи. При проверке форм документов следует знать, какие требования предъявляются к тем или иным видам и формам документов. Например, в кассовых и банковских документах не допускается никаких исправлений, в другие документы можно вносить исправления с оговоркой, отдельные документы действительны только при наличии на них печати и т.д. При арифметической проверке определяется правильность количества, цен (расценок), таксировки, подсчетов частных и общих итогов и т.д. Встречная проверка — это способ установления достоверности документов и доказательства имеющихся нарушений. Если какие-либо документы, полученные от других предприятий (платежные требования, счета фактуры и др.), вызывают сомнение, ревизор обязан выехать на место или сделать письменный запрос и произвести встречную проверку в той организации, на пред приятип, в учреждении, с которыми связаны эти операции. При встречных проверках первичные документы и учетные данные ревизуемой организации сличаются с соответствующими документами и данными, находящимися у поставщиков, покупателей и заказчиков.
Результаты встречных проверок по внешним хозяйственным операциям, как правило, должны оформляться промежуточными актами. Разновидностью встречной проверки является взаимная проверка документов. Она проводится по внутренним (взаимосвязанным) операциям данной организации. Например, оприходование денег по кассе сопоставляют с записями в выписках банка по расчетному счету, сведения по заработной плате (наряды и другие документы) сверяют с объемами выполненных строительно-монтажных работ и т.д.
Если какие-либо документы не в полной мере раскрывают причины растрат, хищений, злоупотреблений, порчи материальных ценностей и т.д., ревизор обязан потребовать письменные объяснения от должностных и материально ответственных лиц. При наличии в объяснениях возражений или отрицания фактов нарушений ревизор должен внимательно разобраться в правильности объяснений и вторично проверить обоснованность доводов и возражений виновных лиц. Если документ необходимо приобщить к акту ревизии в качестве доказательства нарушения или злоупотребления, копии или подлинные документы изымаются, на их изъятие составляется акт или опись.
В процессе ревизии приходится проверять огромное количество документов, анализировать хозяйственные операции. Материалы о выявленных нарушениях, недостатках в работе надо накапливать и систематизировать для использования их при составлении акта ревизии, С этой целью целесообразно вести рабочую тетрадь (дневник) ревизора, в которой делать записи по разделам акта ревизии.
При проверке учетных регистров следует установить, соответствуют л и записи в аналитическом учете данным синтетического учета; подкреплены ли записи документами и расчетами, основанными на документах; правильность и обоснованность составления записей на счетах бухгалтерского учета; правильность сделанных исправлений и исправительных записей на счетах бухгалтерского учета; соответствие данных синтетического учета; соответствие данных синтетических счетов Главной книге, балансу и формам отчетности. Методика проверки хозяйственных операций, отраженных в учетных регистрах, зависит от форм учета.