Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках:
Инвентарная карточка учета основных средств;
Инвентарная карточка группового учета основных средств.
Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств.
Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета объектов библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря.
Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств.
Лица, ответственные за хранение основных средств, ведут Инвентарные списки нефинансовых активов, за исключением библиотечных фондов, драгоценностей и ювелирных изделий.
Учет операций по выбытию и перемещению объектов нефинансовых активов ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
Для контроля за соответствием учетных данных по объектам основных средств у материально ответственных лиц и данных по соответствующим счетам аналитического учета счета 010100000 «Основные средства» составляется Оборотная ведомость по нефинансовым активам.
Учет начисленной амортизации ведется на следующих счетах:
010401000 «Амортизация жилых помещений»;
010402000 «Амортизация нежилых помещений»;
010403000 «Амортизация сооружений»;
010404000 «Амортизация машин и оборудования»;
010405000 «Амортизация транспортных средств»;
010406000 «Амортизация производственного и хозяйственного инвентаря»;
010407000 «Амортизация библиотечного фонда»,
010408000 «Амортизация прочих основных средств»,
010409000 «Амортизация нематериальных активов»;
010410000 «Амортизация недвижимого имущества в составе имущества казны»;
010411000 «Амортизация движимого имущества в составе имущества казны»;
010412000 «Амортизация нематериальных активов в составе имущества казны».
2.Аудит (контроль) основных средств в учреждении
2.1. Аудит основных средств
Аудит – это независимая проверка состояния бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности, проводимая в соответствии с требованиями Закона РФ «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 г. №307-ФЗ.
Цель аудита бюджетных учреждений – оценка деятельности бюджетного учреждения с точки зрения достоверности его отчетности и выполнения социальных условий.
Целью проверки учета основных средств является контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективности использования основных средств и порядка их учета.
В проверку учета основных средств входят:
1) операции по поступлению, перемещению, выбытию, начислению износа основных средств;
2) организации сохранности основных средств;
3) правильность определения первоначальной учетной стоимости основных средств;
4) операции по переоценке (уценке, дооценке) основных средств;
5) правильность, полнота, своевременность документального оформления основных средств;
6) проверка проводимых текущих и капитальных вложений в основные средства (ремонт, реконструкция, модернизация);
7) операции по реализации основных средств;
8) анализ проводимых инвентаризаций.
Источниками информации по контролю и проверке учета основных средств являются первичные документы по учету основных средств (акты ввода в эксплуатацию, акты приема-передачи, инвентарные карточки, договоры покупки, передачи основных средств и т. д.). Проводится анализ учетной политики, учредительных документов, анализируют ведомости, расчеты по начислению износа, а также порядок отнесения затрат по амортизации в состав расходов, в том числе в налогообложение. Проверке подвергаются журналы, ордера, ведомости синтетического и аналитического учета, корректность проводок, отражающих хозяйственные операции по учету основных средств, анализируют положения по учетной политике, а также порядок выполнения принципов учета основных средств, закрепленные в учетной политике, анализируют правильность квалификации основных средств для того, чтобы подобрать процедуры проверки.
Основные средства могут классифицироваться следующим образом:
1) арендованные, собственные: переданные в оперативное управление или на право хозяйственного ведения;
2) находящиеся в эксплуатации на консервации, в запасе, на реконструкции и т. д.;
3) производственные и сферы социально-бытового обслуживания.
Проверяющий должен проконтролировать порядок отнесения основных средств к тому или иному виду, так как в соответствии с классификацией основные средства включаются в разные амортизационные группы и имеют разный срок службы и величину износа. Здесь необходимо уделить особое внимание правильной классификации средств, так как суммы износа уменьшают налогооблагаемую базу и взыскиваются при расчете налога на имущество, а следовательно, могут повлиять на правильность исчисления налогов, а ошибки могут привести к применению финансовых санкций к субъекту проверок в виде штрафов, пеней.
Проверяя учет основных средств, необходимо убедиться в соответствии данных учета фактическому наличию, проверить состояние учета на соответствие действующему законодательству (Положения по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ, Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете), установить, нет ли случаев незаконного списания основных средств, как ведется учет арендованных основных средств (здесь проверяют порядок отнесения аренды основных средств к кредиторской или долгосрочной, исследуя договорные отношения, оформление актов приема-передачи, ведения учета операций аренды, учет вложений, осуществления ремонта арендованных основных средств).
Также проверяют, ведется ли учет на забалансовых счетах 001, 005, допускается ли неэффективное использование средств, есть ли случаи формального проведения инвентаризации, не проводятся ли капитальные вложения под видом ремонтных работ.
При выявлении ошибок и нарушений следует определить степень их влияния на искажение данных учета и отчетности, оценить последствия данных ошибок в налоговом учете, причины ошибок, а также виновных лиц и риск появления данных ошибок в будущем.
2.2. Контроль операций по поступлению, выбытию и износу основных средств
Контроль операций по поступлению основных средств предполагает оценку основных средств, поступивших в качестве вклада в уставный капитал, по договорам купли-продажи, взаимозачета, в результате строительства (подрядным и хозяйственным способом), аренды и т. д. Контроль заключается в проверке оценки поступивших основных средств, если объект поступает в порядке приобретения, его стоимость будет состоять из покупной стоимости и транспортно-заготовительных расходов, если в виде вклада в уставный капитал, то стоимость средства будет согласована с учредителями. Контроль оценки поступивших безвозмездно средств будет состоять из контроля рыночных цен на аналогичное средство на дату его оприходования.
Имущество – основное средство, полученное по обмену, взаимозачету, оценивается по стоимости обмениваемого имущества.
Стоимость принятых к учету основных средств не подлежит изменению (кроме модернизации, дооборудования и т. д.). Контроль поступления основных средств затрагивает анализ выполненных проводок, правильность и полноту оформления документов по поступлению средств (акт приема-передачи, акты ввода в эксплуатацию, инвентарные карточки объектов основных средств, акт на оприходование земельных участков, акт приема многолетних насаждений.
Контроль выбытия основных средств состоит из проверки операций по списанию. Необходимо проверить правильность оформления документов (акт на списание зданий и сооружений, акт на списание машин и оборудования, акт на выбраковку животных, акт на списание многолетних насаждений), правильность внесения записей в инвентарную карточку основного средства, контролируют данные аналитического и синтетического учета, законность совершаемых действий по списанию, выявляют случаи нарушений, злоупотреблений (подмена новых объектов на старые или с худшими качественными характеристиками), анализируют случаи гибели, порчи, хищений имущества на предмет нарушений. Проводится анализ списания основных средств в плане их оценки. Списание в учете с баланса должно проводиться в сумме фактической оценки основного средства, числящейся в инвентарной карточке. Контролируется порядок списания расходов по ликвидации основного средства. Если списываемый объект полностью не амортизирован, то его остаточная стоимость будет равна балансовой за минусом суммы начисленного износа. Контролируют порядок операций по выбытию объектов основных средств согласно действующему законодательству.
Так, Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» и «Расходы организации» устанавливают, что продажи и прочее выбытие основных средств в целях оценки доходов и расходов от выбытия средств относят к операционным. Если происходит гибель, порча, недостача – к чрезвычайным, к внереализационным относят суммы уценки, дооценки при выбытии объекта.
Контроль начисления износа основных средств состоит в определении: все ли объекты приняты в расчет при начислении износа, какими методами начисляется амортизация в бухгалтерском и налоговом учете, соответствуют ли порядок и методы начисления износа действующему законодательству и положениям учетной политики, проводится арифметический контроль начисления износа. Проверяется порядок отнесения средств к амортизационным группам и срок полезного использования. Следует помнить при контроле начисления износа, что амортизации не подлежат объекты, находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации (более трех месяцев), техническом перевооружении, но срок их службы удлиняется на период консервации. Если основное средство сдано в аренду, то сумму износа относят на внереализационные расходы.