Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:
рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
финансовый рынок;
рынок труда;
окружающая природная среда.
Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.
В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.
Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:
обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем. что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий — больше;
быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
учитывать изменение структуры издержек производства;
принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.
Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.
Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.
Таким образом, исходя из проведенного обзора специализированной литературы можно сделать следующие выводы.
Под системой управления понимается конкретный аппаратурный, нормативный, функциональный вариант реализации технологий, позволяющий решать конкретную проблему управления.
Развитие и совершенствование предприятия любой отрасли базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, а также специфики. Для выживания и развития организации должны использовать такие подходы к управлению, которые позволят наилучшим образом адаптироваться и гибко реагировать на происходящие изменения во внешней среде. Это требует от предприятий периодически проводить мониторинг эффективности системы управления и проводить мероприятия по ее совершенствованию.
Глава 2. Система управления и анализ основных аспектов деятельности санатория «Сочи»
2.1 Организация исследования системы управления санатория «Сочи»
Для того чтобы приступить к организации исследования в первую очередь необходимо обладать знаниями. Эти знания помимо осведомленности об общих основах деятельности организациями должны содержать в себе специфические знания о процессе разработки теоретической базы исследования и практических приемах его проведения. Поэтому первым шагом в подготовке данного мероприятия должно стать определение и изучение следующих понятий.
Потребность в исследовании системы управления предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.
Для изучения системы управления необходимо узнать общее состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия, производственную структуру предприятия, систему управления и ее организационную структуру, особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка, инновационную деятельность предприятия, психологический климат предприятия и др. Субъектом исследования в нашей работе выступает система управления предприятия сферы гостеприимства санаторий «Сочи».
Предметом исследования системы управления являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления санаторием. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:
развитие структуры управления;
мотивация персонала;
мотивация техники и информационных систем управления;
разработка управленческих решений;
подготовка персонала и др.
Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ — это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.
Определение целей исследования позволяет упорядочить процесс исследования в виде последовательного решения задач. Цель исследования ориентирует его на конечный результат, а задачи формулируют вопросы, на которые надо ответить для реализации цели. Цель исследования системы управления санатория «Сочи» - выявление недостатков в функционировании существующей системы управления предприятия и разработка рекомендаций по совершенствованию управленческой деятельности, основанной на проведенном анализе.
Ресурсы — это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.
Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.
Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура и т.д. В нашем случае в качестве результатов исследования будут представлены проблемные участки и рекомендации по совершенствованию данных проблемных участков в системе управления санаторием.
Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:
- наблюдение;
- анализ документов;
- эксперимент;
- тестирование;
- опрос.
Наблюдение - это прямая регистрация события очевидцем, используются для анализа поведения небольшой группы людей, отсюда и его недостаток - ограниченный объем наблюдений.
Анализ документов - широко используемый метод сбора информации. Здесь под документацией понимают любую информацию, зафиксированную в печати, рукописном тексте или на магнитном носители. Анализ происходит по двум направлениям:
а) качественный, то есть углубленное логическое изучение содержания;
б) формализованный (контент-анализ), то есть содержание текста определяется как совокупность сведений, оценок и т.д. Из преимущества метода - объективность информации - вытекает и его недостаток - отсутствие субъективной информации, которая необходима для изучения мотивации, как сугубо субъективного предмета.
Эксперимент производится для подтверждения гипотезы. Проведение эксперимента довольно трудоемко и дорогостояще.
Тестирование используется для анализа характеристик отдельного человека, поэтому не дает оценки характеристик взаимодействия людей, ограничивается в основном лишь психологическими показателями.
Опрос бывает очный (интервью) и заочный (анкетирование). Негативным моментом очного вопроса является то, что большую, если не главную роль, играет личность интервьюера.
Анкетирование используется для выяснения фактов при помощи большого круга лиц или когда опрашиваемые находятся на значительном расстоянии друг от друга. Хотя при анкетировании не видно реакции респондента и нельзя задать дополнительные вопросы, оно имеет ряд преимуществ:
- быстрое получение большого объема информации,
- относительно недорого,
- позволяет получать субъективную информацию,
- полученную информацию можно сравнивать, так как она стандартизирована.
Особое значение в исследовании системы управления предприятия имеют беседы с персоналом аппарата управления и анкетирование, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.