Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 22 из 72)

В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.

Рис. 5.1 Столбиковая диаграмма

Как уже сказано выше, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. На рис. 5.1 приведена диаграмма, подготовленная на основе данных, представленных в табл.

5.10 в MS Excel и вставленная в документ как объект MS Excel. По своему усмотрению можно выбрать любой подходящий вид диаграммы из нескольких десятков вариантов.

Если при вставке диаграммы была выбрана опция Связать , то при изменениях в исходной таблице Excel соответственно автоматически может быть изменена и диаграмма.

Если на компьютере не используется MS Excel, то диаграмму можно построить с помощью специального модуля MS Word - Microsoft Graph.

На рис. 5.2 показана точечная диаграмма, построенная в MS Graph 2000 на основе той же таблицы. Если бы была выбрана плоская гистограмма, внешний вид диаграммы не отличался бы от представленной на рис. 5.1.

Обратите

Рис. 5.2 . Точечная диаграмма

Для представления процентного соотношения удобно использовать круговую диаграмму (рис. 5.3).

Размеры диаграммы изменяются, как и размеры любого графического изображения.

Рис. 5.3 . Круговая диаграмма

Документ также может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п. Например, к диаграмме на рис. 5.2 добавлена надпись «Обратите внимание».

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка ). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2—3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New, которые имеются во всех версиях Windows - 95. 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке текста на чернобелом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста - использование рамок.

Чтобы в Word 95 рамка не смешалась относительно остального текста, следует установить ее расположение относительно абзаца и привязку.

Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Для этого можно воспользоваться командой Обрамление и заливка в меню Формат или кнопкой

Обрамление

на панели инструментов

Рамки особенно удобны для пояснений в организационных документах, таких, как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом

режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее, рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари - синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 - еще и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на пяти и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack.

Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

Контрольные вопросы

1. Укажите этапы подготовки документа.

2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?

3. Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?

4. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?

5. В чем особенности оформления текстов бухгалтерских документов?

6. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?

7. Какие программы могут использоваться при подготовке документов на компьютере?

8. Какая постоянная информация должна быть заложена в компьютер для составления документов?