Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 26 из 72)

Серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами

Груз весом в тысячу пятьсот тонн но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома .

Грамматика (синтаксис)

Как сделать свой текст понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и зафиксированы именно для того, чтобы сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

Действительный, страдательный, безличный оборот . Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкие возможности выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения ». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются ».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес и недобрых слов.

Действительно, не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Вовторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится как совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика — отражение несвободного, нетворческого сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной машины.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Расщепленное сказуемое . Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др .) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др. ). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр» — только специалист.

Но наряду с достоинствами расщепленное сказуемое обладает и недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях употребление глагольно-именного сочетания вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский характер...».

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это действительно необходимо, т.е. что глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь донести до адресата.

Согласование сказуемого с подлежащим . При подлежащем с

количественным числительным, оканчивающимся на один, сказуемое ставится в форму единственного числа:

В 1996 г. на предприятие был принят 31 специалист.

При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек », мы делаем акцент именно на числе участников. Если же далее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. подчеркивать активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали доклады двадцать три человека».

Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества и нередко придает сообщению безличную окраску, поэтому его естественнее всего использовать, если речь идет о неодушевленных предметах.

Оно уместно также при обозначении большого количества.

Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.

Нам требуется шестьсот тонн топлива.

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем , а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу).

Большинство высказалось против. Ряд поправок к закону был принят.

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места .

Работая над текстом, мы нередко составляем конструкции с однородными членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой документации, поскольку в ней часто встречаются различные перечисления.

При противопоставлении однородных членов, выраженных

существительным в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа.

В этом случае действует не инструкция, а постановление.

Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов.

При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа:

И тот и другой способны на это.

Если перед однородными подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой , сказуемое стоит в форме единственного числа.

Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль.

Порядок слов . Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

Вчера получено письмо.

Вчера письмо получено.

Письмо получено вчера.

Письмо вчера получено.

Получено письмо вчера.

Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 — на факте его получения, в 3 и 5 — на времени получения.

Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения — в актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку ?» — правильнее всего ответить:

К 1 августа работа будет завершена.

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа? » — надо предпочесть другой порядок слов:

Работа будет завершена к 1 августа.

Использование деепричастных оборотов . Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Деепричастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Дело в том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании ведут к двусмысленности и создают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал речь без грамотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к сией станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шляпа». Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Запомните: деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отредактированном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал к сией станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа».

Похожие статьи