Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 69 из 72)

6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные помещения .

О т р е д а к т и р о в а н н ы й в а р и а н т:

Дня этого наша фирма использует подсобные помещения . Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения .

«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющиеся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не может использовать помещения, которых нет.

7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.

О т р е д а к т и р о в а н н ы й в а р и а н т:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.

8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, которые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять участие в работе курса.

О т р е д а к т и р о в а н н ы й в а р и а н т:

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, присылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в работе курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборотом, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, когда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допускает формулировки «подтверждение о чем-либо» — следует говорить: «подтверждение чего-либо».

9. Следует обеспечить повышение личной ответственности плановофинансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.

О т р е д а к т и р о в а н н ы й в а р и а н т:

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств,

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица — конкретного человека. Службы несут коллективную ответственность.

10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, определить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.

О т р е д а к т и р о в а н н ы й в а р и а н т:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухгодичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист* синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае существительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодичный» — прилагательное, которое нежелательно записывать с использованием цифр. «Привить традиции» — ненормативное словосочетание. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека — они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная личность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассоциаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.

П р и л о ж е н и е 4 .

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

___________ №_______ руководителя организации

(место составления) Подпись Расшифровка подписи

Название раздела

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части;

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Протокол ЭПК архивного

Учреждения

от ________№ __________

От ________№________

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

ОРГАНИЗАЦИИ

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году

в организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной

организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

П р и л о ж е н и е 5

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___№__________

_________________________________

(место составления) на _______год

______________________________________________________________________ Название раздела

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количеств

о дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должности руководителя структурного подразделения

(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного Заведующий архивом подразделения

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи от_________№_____________

П р и л о ж е н и е 6

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархиеа от 17.03.98 № 19

Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98 № 19 утверждено «Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».

Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендовано на основе Примерного положения разработать индивидуальные положения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образующихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценности документов и отбору их на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного положения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Государственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую координацию деятельности государственных и ведомственных архивов и контролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в области архивного дела. Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Министерства и ведомства обязаны в течение определенного времени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах. Право определять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение; федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации органов, которые осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государственные архивы-

Похожие статьи