Важливим елементом організації обліку матеріалів є їх оцінка, тобто грошовий вираз їхньої вартості. У бюджетних установах матеріали всіх видів, продукти харчування, малоцінні та швидкозношувані предмети в обліку та звітності відображають за купівельною ціною. Транспортні витрат, суми податку па додану вартість за придбані цінності зараховуються прямо па фактичні видатки установи і не впливають на оцінку придбаних цінностей. За облікову ціну звичайно беруть фіксовані (постійні) ціни на рік (прейскурантні, планово-розрахункові або середньозважені). Відхилення фактичної вартості матеріалів від їхньої облікової ціни можна обліковувати на окремому аналітичному рахунку «Відхилення від облікових ціп» у складі відповідного субрахунка обліку матеріалів і періодично списувати на видатки установи пропорційно обліковій вартості витрачених матеріалів, а при незначних запасах матеріалів (у невеликих установах) — прямо списувати на фактичні видатки установи при оприбуткуванні матеріалів.
Матеріально-виробничі запаси, виготовлені силами організації у власній майстерні, підсобному господарстві тощо, приймаються па облік Іа фактичною собівартістю. Вартість цінностей, одержаних безоплатно, визначають виходячи з їхньої ринкової ціни на дату оприбуткування. Цінності, придбані за іноземну валюту, оцінюють у національній валюті України (в гривнях) за курсом НБУ на дату здійснення операції придбання. Матеріально-виробничі запаси, що належать іншим юридичним або фізичним особам, але знаходяться на відповідальному зберіганні в даній установі, обліковуються на забалансових рахунках за цінами, передбаченими договором.
Періодично, як правило у періоди інфляції, бюджетні установи за рішенням Головного управління Державного казначейства України та Міністерства економіки можуть проводити дооцінку матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів. Остання така дооцінка матеріальних цінностей була проведена станом на кінець 1997 р. Для цього відповідно до затвердженої інструкції створювалися спеціальні комісії (за наказом керівника установи). Для визначення нової ціни користувалися діючими цінами на дату переоцінки. Результати дооцінки оформлялися актом довільної форми і відображалися в обліку та звітності як збільшення вартості активів і фінансування ч бюджету. В умовах стабільного економічного розвитку такі дооцінки запасів проводити недоцільно.
6.2. Завдання та організація обліку матеріальних цінностей
Для організації обліку матеріальних цінностей бюджетних установ важливе значення мас визначення облікової одиниці цінностей та їх нормування.
Одиницею обліку матеріальних цінностей є, як правило, кожен вид, сорт, марка, типорозмір матеріалів, тобто та класифікаційна одиниця, якій присвоєно окремий номенклатурний номер. Практика організації матеріального обліку віддає перевагу такій побудові номенклатурного номера, яка ув'язана з кодами рахунків обліку матеріалів. Виходячи з цього та враховуючи будову нового плану рахунків, передбачено таку структуру номенклатурного номера: перші дві цифри означають код балансового (синтетичного) рахунка, третя —-код субрахунка (рахунка II порядку), четверта — номер групи, останні три — порядковий номер матеріалу в групі. Таким чином, інвентарний номер матеріалів буде мати 7 знаків. Наданий матеріалам номенклатурний номер повинен обов'язково проставлятися у всіх первинних документах з обліку наявності і руху матеріалів та у відповідних облікових регістрах.
Норми запасів матеріальних цінностей бюджетних установ визначаються у мінімальних розмірах, які забезпечують безперервну роботу установи, і встановлюються у днях або процентах до їх річного споживання. Так, норми запасів можуть встановлюватися для таких груп матеріальних цінностей, як: матеріали для навчальних, наукових та інших спеціальних цілей; продукти харчування; медикаменти; перев'язувальні засоби і аптечні запаси; паливо, пальне і мастильні матеріали; канцелярські і письмові приладдя; корми і фураж. Величина норми запасів матеріалів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання.
Контроль за правильністю розрахунку норм запасів матеріалів та їх фактичними залишками здійснюють фінансові та контролюючі органи, а також виші організації. Наявність понаднормативних запасів одних видів матеріалів не може бути виправданням при незаповнених нормативах запасів за іншими їх видами. Перевищення встановлених норм є порушенням бюджетної дисципліни, і вища організація мас право зменшити фінансування установи за відповідною статтею кошторису на суму такого перевищення.
Важливого значення в організми обліку і контролю за витрачанням матеріальних цінностей у бюджетних установах набуває питання дотримання норм витрачання окремих видів матеріальних цінностей під час статутної діяльності установи. Такі норми витрат встановлюють ся у натуральному або грошовому вимірнику на розрахункову одиницю: кількість учнів професійно-технічних училищ, студентів, аспірантів, класів, груп у закладах освіти, кількість ліжок, ліжко-днів, відвідувань у закладах охорони здоров'я тощо.
Для правильної організації обліку матеріальних цінностей і контролю за їх витрачанням важливе значення має раціональна організація складського господарства і ведення складського обліку. Правильне Оформлення і своєчасне надходження до бухгалтерії (відповідно до графіка документообігу) первинних документів про рух матеріалів, відповідна організація аналітичного й синтетичного обліку матеріалів у бухгалтерії, контроль з боку працівників бухгалтерії за організацією складського господарства і веденням складського обліку, періодичні інвентаризації матеріальних цінностей і т. ін.
Економне і раціональне використання матеріальних цінностей у бюджетних установах базується на правильній організації обліку, основні завдання якого такі:
—правильне і своєчасне документальне оформлення операцій з надходження, руху та вибуття матеріальних цінностей;
—контроль за зберіганням і рухом матеріалів на складах, у коморах та інших місцях зберігання і б е? по середнього витрачання;
—контроль за дотриманням встановлених норм запасів, виявлення надлишкових та невикористовуваних матеріалів з метою мобілізації внутрішніх фінансових ресурсів;
—контроль за раціональним витрачанням матеріальних цінностей та дотриманням норм їх використання;
—підготовка і подання своєчасної, повної та об'єктивної інформації керівництву установи! звітності вищим організаціям про наявність і використання матеріальних цінностей дня прийняття обгрунтованих управлінських рішень.
У кожній бюджетній установі повинен бути встановлений Чіткий порядок, який забезпечив би своєчасний і повний контроль за всіма операціями надходження, зберігання, руху та використання матеріальних цінностей.
6.3. Документальне оформлення надходження та вибуття матеріалів
Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку матеріальних запасів у бюджетних установах є своєчасне і правильне Оформлення відповідними первинними документами усіх операцій ч надходження, переміщення в межах установи та витрачання або реалізації матеріальних цінностей. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі Первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.
Попередиш контроль виконується до здійснення господарської операції - це контроль її законності та відповідності кошторису, господарським угодам, розпорядчим документам, нормам витрачання цінностей, встановленим правилам їх приймання і відпуску, виконання розрахунків, визначення ціни тощо. Здійснюється такий контроль під час оформлення та підписання документів бухгалтером і керівником установи.
Поточний контроль виконують у процесі здійснення операцій шляхом порівняння фактичних витрат ч нормативами, виявлення відхилень від норм витрачання матеріалів та їх причин, усунення впливу негативних явищ. Для цього застосовують спеціальні бланки документів, у яких передбачено дані про норми витрачання і фактичний відпуск цінностей.
Подальший контроль здійснюють за даними обліку про вже виконані господарські операції на підставі оформлених первинних документів: при прийманні документів у бухгалтерії, їх затвердженні керівником, при проведенні інвентаризації, ревізії тощо.
Своєчасно і правильно оформлені документи маніть юридичну силу, тобто вогні можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, нормативи!, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильною оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо. Особливого значення набувають ці вимоги у зв'язку з прийняттям Закону України «Про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти» від 22.02.2000 р. № 1490-ІII. Цим законом передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно виходити з положень цього закону про проведення тендерів на закупівлю та визначення їх переможців, ч якими потім і укладаються угоди поставки. Іншою важливою особливістю організації закупівель матеріальних цінностей для бюджетних установ є широке використання централізованого постачання, яке здійснюється установою вищого рівня через спеціалізовані установи-закупники.
Матеріальні цінності надходять до бюджетних установ від постачальників, установ-закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, віл списання непридатних основних засобів та малоцінних і швидкозношуваних предметів, з власного виробництва, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи :т дорученням, як надлишки, виявлені при інвентаризації, як лишки матеріалів, що залишилися у розпорядженні установи після закінчення договірних науково-дослідних робіт тощо. Усі ці операції оформляють відповідними первинними документами: рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними і т. ін. У всіх цих документах обов'язково вказують: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, і'х найменування, сорт, масу (кількість), ціпу, суму, дату надходження на склад; має бути підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності на відповідальне зберігання.