Відомість “Залишки готової продукції (ТМЦ)” показує зали& шки готової продукції по вибраній фірмі, підрозділу, плану ра& хунків, рахунку, постачальнику і забезпечує перевірку правиль& ності ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського син& тетичного обліку в системі. Розбіжності в результатах за цим звітом та бухгалтерським звітом, що показує сальдо з рахунка, сформовані одним і тим самим рахунком, вказують на помилки в господарських операціях документів.
Бухгалтер може формувати звіт за певними параметрами: фір& ма, підрозділ, вид готової продукції або група видів готової про& дукції, виробник, постачальник, конкретний рахунок або план рахунків, валюта звіту тощо.
Інвентаризаційна відомість готової продукції (ТМЦ) призна& чена для виявлення залишків готової продукції по вибраній фір& мі, підрозділу, МВО, плану рахунків, рахунку та формування Інвентаризаційного опису товаро&матеріальних цінностей на певну дату. Результати формування звіту — інвентаризаційна відомість прийнятого зразка.
Звіт “Залишки готової продукції (ТМЦ) без руху” показує залишки по готовій продукції на вибраних фірмі, підрозділі, плані рахунків, рахунку, постачальнику, за якими рух за вибраний період не відбувався. Результати формування звіту аналогічні до результатів формування звіту “Залишки готової продукції”.
Картка готової продукції (ТМЦ) є зручним засобом контролю руху готової продукції у межах фірми. Результатом формування цього звіту є аналіз руху вибраного виду готової продукції в роз& різі окремих документів за певний проміжок часу, по відповідних фірмах, підрозділах і матеріально відповідальних особах.
У результаті формування звіту за кожним його рядком можна побачити дату, номер та назву документа, за яким відбувався рух вибраного виду готової продукції, рахунок за даним докумен& том кореспондуючий із рахунком готової продукції, контрагент за даним документом, обсяг руху та залишок. Подвійне натис& кання лівої клавіші “миші” на номері, даті або назві документа дозволяє перейти до табличної частини документа. А подвійне натискання лівої клавіші “миші” на назві контрагента розгортає його картку.
Товарний звіт формується у кількісному та сумарному вира& женні на підставі рухів товару (прибуткування та вибуття). Бух& галтер задає період формування звіту (від дати початку до дати закінчення включно); фірму, за якою складається звіт; конкрет& ний підрозділ; рахунок готової продукції; план рахунків; валюту і ціну звіту.
Після формування інформації на АРМБ І категорії здійсню& ється її перезапис в АРМБ АОГПР II категорії (бухгалтерія). Вихідна інформація на АРМБ II категорії містить такий перелік звітів з готової продукції та її реалізації:
• Реалізація по контрагентах;
• Відомість реалізації готової продукції;
• Аналіз відвантаження та оплати;
• Дебіторська заборгованість за термінами виникнення;
• Закриття дебіторської заборгованості за термінами сплати, а також бухгалтерські звіти:
• Оборотно&сальдова відомість;
• Оборотно&сальдова відомість з рахунка.
Відомість реалізації готової продукції по контрагентах форму& ється у випадку, коли кількість найменувань готової продукції не перевищує тисячі найменувань, і показує обсяги його реаліза& ції із кожним із контрагентів у розрізі найменувань готової про& дукції.
Результатом формування звіту є таблиця, де у шапці записа& ні товарні найменування, а в рядках — контрагенти.
У системі є можливість формування Відомості реалізації го& тової продукції, яка слугує основою для складання звіту з реа& лізації готової продукції із відображенням торговельної націн& ки.
Звіт з реалізації в розрізі прибуткових документів дозволяє аналізувати реалізацію готової продукції за прибутковими доку& ментами, згідно з якими вона надійшла, з виведенням залишків готової продукції за партією на складі та поверненням товару постачальникові.
Результатом формування звіту є відомість, згрупована за доку& ментами прибуткування готової продукції із зазначенням рухів та залишків за кожним найменуванням, що було використане у прибутковому документі.
Аналіз відвантажень показує стан взаєморозрахунків із контр& агентами за вибраний період.
Користувач для проведення аналізу вказує конкретну фірму, розрахунковий період, рахунок, контрагента, валюту звіту.
Стан взаєморозрахунків із дебіторами (на певну дату) у розрі& зі терміну виникнення заборгованості відображається у “Звіті по дебіторській заборгованості за термінами виникнення”. Бухгалтер вибирає: дату, на яку аналізуються взаєморозрахунки; фірму; клієнта; менеджера (по якому необхідно відібрати документи); напрям господарської діяльності, за яким відбуватиметься відбір операцій; рахунок, валюту звіту.
Звіт “Закриття дебіторської заборгованості за термінами спла& ти” призначений для аналізу взаєморозрахунків із дебітором у розрізі документів виникнення та закриття дебіторської заборго& ваності. Бухгалтер вибирає період формування Звіту, фірму, клієн& та, менеджера, напрям, рахунок, валюту, рівень деталізації, умови договорів у періоди аналізу. Результатом формування звіту є ана& ліз документів у розрізі документів сплати, які закривають дебі& торську заборгованість покупців.
У групі економічних звітів існує спеціальний звіт для побудо& ви графіків і діаграм: “Діаграми, графіки”.
Особливе значення при організації автоматизованого процесу обліку готової продукції та її реалізації має використання бух& галтером функцій для отримання довідкової інформації. Бухгал& тер на підставі наявних в інформаційній базі даних отримує на екрані або друкувальному пристрої необхідну для контролю (пе& ревірки) інформацію. Шляхом використання в системі автома& тизованого формування документа, за обраними даними бухгал& тер здійснює контроль (перевірку) за такими основними парамет& рами:
• контроль за правильністю припустимої кореспонденції бух& галтерських рахунків, шляхом використання довідника “проводки господарських операцій”. При виявленні поми& лок бухгалтер переглядає формування даних у первинних документах і робить зміни відповідно до діючої системи об& ліку;
• контроль за повнотою вихідної інформації шляхом порівнян& ня первинних даних і даних, що беруть участь у розрахунку; • контроль за правильністю здійснення розрахунків (алгоритм вирішення завдання);
• своєчасність здійснення розрахунків і відображення результа& тів на рахунках бухгалтерського обліку;
• контроль взаємозв’язку показників в інформаційній базі;
• контроль за наявністю інформації в нормативно&довідковій інформації;
• контроль за наявністю інформації, що надійшла з інших АРМ.
Для здійснення контролю за вхідною інформацією на АРМБ II категорії формується реєстр з усіх наявних видів первинних документів.
Оскільки найбільші проблеми виникають у процесі ведення бухгалтерського і податкового обліку товарних операцій, роз& глянемо можливості програми “1С: Бухгалтерія” у цьому напря& мі.
Товарні операції є одними з найпоширеніших у господарській практиці. Типова конфігурація “1С: Бухгалтерія” дозволяє авто& матизувати облік надходження, переміщення, продажу товарів на підприємстві, проводити облік доходів від їх реалізації відпо& відно до вимог національних стандартів бухгалтерського обліку. Паралельно ведеться і податковий облік цих операцій.
Для відображення в обліку руху товарів призначений раху& нок 28 “Товари” із субрахунками: для обліку товарів і склотари призначений субрахунок 281, 282; комісійних товарів — 283; для обліку зворотної тари — 284. Також застосовується контрак& тивний субрахунок 285 “Торгова націнка” для відображення різ& ниці між купівельною ціною (первісною вартістю товарів без ПДВ) та ціною продажу.
Важлива умова правильної організації обліку — єдність оцін& ки товарів (купівельна вартість або продажна) під час їх оприбут& кування та під час їх списання. На всіх рахунках (крім рахунка 285 “Торгова націнка”) облік руху товарів можна організувати в кількісному вираженні. Аналітичний облік організований у роз& різі аналітичних рахунків, які в програмі названі як субконто. До рахунка 28 в програмі передбачено субконто: 1) номенклатури (субконто ТМЦ), 2) партій і 3) місць зберігання (складів і мате& ріально відповідальних осіб). Серед складів розрізняють оптові склади (на яких ведеться кількісно&сумарний облік у купівельних цінах) і роздрібні склади або магазини, де ведеться облік у цінах продажу.
Програма дозволяє організувати на роздрібних складах (мага& зинах) сумарний або кількісно&сумарний облік руху товарів. На практиці для обліку роздрібного продажу ведуть сумарний облік. Для організації кількісно&сумарного обліку необхідно щодня вно& сити дані за повним асортиментом і кількістю реалізованих то& варів. Це великий обсяг даних, тому зручніше вести такий облік у спеціалізованій торговій програмі — “1С: Торгівля і склад для
України”. Дана конфігурація має зв’язок безпосередньо з техніч& ними засобами, приладами з реалізації товарів (електронно&конт& рольні касові апарати, торгові сканери).
В програмі формування проведень ґрунтується на базі докумен& тів, які формуються на різних етапах руху товарів. Товари над& ходять на оптовий склад підприємства від постачальників або з власного виробництва. При цьому формується їх первісна вар& тість, до якої при необхідності відносять методом прямого вклю& чення додаткові витрати на перевезення, на природний убуток у дорозі. Потім з оптового складу товари переміщаються в мага& зин (складів і магазинів може бути кілька, але прийнято, що безпосередньо від постачальників товари в магазини не надхо& дять). При переміщенні формується торгова націнка, після цього товари продаються покупцям. У магазині можлива зміна торго& вої націнки. При поверненні товару роздрібним покупцем рух відбувається в зворотному порядку — через роздрібний магазин, оптовий склад, при цьому виконують сторнувальні проведення. Ця схема обігу товарів є підставою для формування документів в електронному вигляді (табл. 7.3).