Отметка содержит:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись, расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать (при необходимости).
26 - отметка об исполнителе включает:
- фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа; номер его служебного телефона.
Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:
- ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер;
- краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении);
- слова «В дело №», в котором будет храниться документ;
- подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;
- дату направления в дело.
28 - отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит:
- порядковый номер;
- дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).
29 - идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле листа (нижний колонтитул) и содержит:
- наименование файла;
- дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и
т. п.), устанавливаемые в организации.
Такая отметка необходима:
- для исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Язык служебных документов - это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Особенности языка служебных документов:
- точность и ясность;
- лаконичность;
- убедительность;
- нейтральность тона изложения;
- использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); - использование общепринятых сокращений.
Точность и ясность документов достигается:
- тщательным подбором слов;
- использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;
- прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
Убедительность служебных документов достигается:
- наличием достоверной информации;
- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
- логикой изложения;
- безупречностью формулировок в юридическом отношении;
- обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
Нейтральность тона документов предусматривает:
- изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»);
- отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;
- отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.
Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
- авторам - оперативно составлять документы;
- адресатам - облегчить восприятие документов;
- создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)..., контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи со сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие... и т. п.
Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:
- уменьшать объемы документов; - ускорять восприятие информации.
Сокращению подлежат:
- отдельные слова (например, рубль - руб.);
- словосочетания (например, и так далее - и т.д.).
При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:
- понятны адресату;
- одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова "господину" как "г." и "г-ну").
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
Виды бланков подразделяются на:
- основные;
- дополнительные.
К основным бланкам относятся:
- общий бланк;
- бланк письма.
К дополнительным бланкам можно отнести:
- бланк конкретного вида документа;
- должностной бланк;
- бланк структурного подразделения;
- бланк для работы с зарубежными партнерами.
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
Реквизиты общего бланка документа:
- герб (для организаций, имеющих на это право);'
- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации;
- трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:
- гриф утверждения; - заголовок к тексту; - отметка о контроле.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем Бланк письма содержит реквизиты:
герб (для организаций, имеющих на это право);
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (структурного подразделения);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Webстраницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии);
- трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
- адресат;
- заголовок к тексту; - отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.
При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов: - продольный; - угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.
Для бланков применяют бумагу:
формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);
- плотности 80…200 г/м2;
- со степенью белизны – 88…98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):
- левое - 20 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 15 мм; - нижнее - 20 мм.
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования:
- рукописные;
- электронные;
- графические;
- кино-, фото-, фонодокументы; по сфере использования:
- организационно-распорядительные;
- финансово-бухгалтерские;
- научно-технические;
- по труду;
- отчетно-статистические; по месту составления:
- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (составленные и используемые в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
- открытые (несекретные);
- с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы: