Смекни!
smekni.com

Документирование управленческой деятельности Нормативно-методическая основа (стр. 2 из 18)

ГОСТ 6.38-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

- состав реквизитов;

- расположение реквизитов на листе бумаги; - требования к тексту и бланкам документов.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от

27.02.98 № 28

Стандарт устанавливает современное толкование терминов: - по делопроизводству; - по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

1.3.3.Инструкция по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

1.4. Служба документационного обеспечения управления

1.4.1.Понятие службы ДОУ

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) - называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

- организация делопроизводства;

- ведение делопроизводства;

- совершенствование делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция); - инспекция при руководителе.

1.4.2.Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ определяет ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права ее сотрудников.

- Общие положения:

- отдел документационного обеспечения (в дальнейшем – «отдел») является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется исполнительному директору (заместителю директора) предприятия;

- отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия;

- в своей деятельности отдел руководствуется Уставом предприятия, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по делопроизводству.

- Задачи:

- обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов, создание образцов документов предприятия;

- регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам предприятия;


внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

- Структура:

- структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором предприятия с учетом специфики работы и объема документооборота;

- в состав отдела входят: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих документов, группа контроля, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат.

- Функции:

- организация делопроизводства на предприятии в соответствии с федеральными стандартами и нормативно-методическими документами Росархива и предприятия;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

- прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам;

- рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству предприятия;

- организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;

- обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;

- составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;

- участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;

- разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства на предприятии (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов предприятия);

- участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством;

- оформление командировочных документов, регистрация командированных сотрудников.

- Права:

- проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер;

требовать от руководителей структурных подразделений справок, документов, других материалов, необходимых руководству предприятия, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства;

- возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных инструкцией по делопроизводству правил оформления.

- Ответственность:

- всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет руководитель отдела;

- степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

- Служебные контакты (служебное взаимодействие):

- с руководителями структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству предприятия документов, использования служебной информации;

- с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений, контрактов и других документов;

- с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки работников отдела;

- со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- с отделом информатизации - по вопросам проектирования, эксплуатации и внедрения автоматизированных информационных систем;

- в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

1.5. Электронный документ и электронный документооборот

1.5.1.Понятие электронного документа

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

- на экране дисплея;

- на бумажном носителе;

- на ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

1.5.2.Преимущества и недостатки электронного документа

Преимущества использования электронных документов:

- компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем обработка бумажных документов;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

- хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;