Для управления учреждением и принятия определенных решений пользователи нуждаются в сведениях о средствах бюджетного учреждения и хозяйственных процессах. Для общего представления о видах средств, их источниках и хозяйственных процессах нужна обобщенная информация о них, например, сведенья:
о сумме бюджетных средств, которые поступили из общего и специального фондов бюджета для осуществления расходов, предусмотренных сметой;
об общей сумме фактических расходов учреждения, которые подлежат списанию в конце бюджетного года заключительными оборотами при составлении годового отчета;
другие многочисленные обобщенные данные.
Эта информация накапливается и обобщается на счетах бухгалтерского учета. Данные, учтенные на счетах бухгалтерского учета используются для составления баланса учреждения и другой финансовой отчетности.
Государство осуществляет регулирование бухгалтерского учета и финансовой отчетности в Украине. Целью этого регулирования является:
применение единых правил ведения бухгалтерского учета и оставления финансовой отчетности, а также их совершенствование.
регулирование вопросов методологии финансовой отчетности о выполнении бюджетов, смет и хозрасчетных операций бюджетных учреждений возложено на Государственное казначейство Украины.
Отчетным периодом для составления финансовой отчетности является календарный год. Текущая отчетность составляется ежеквартально нарастающим итогом с начала отчетного года.
Сроки предоставления финансовой отчетности определены Кабинетом Министров Украины (постановление от 28.02.2000 г. № 419 "Об утверждении порядка предоставления финансовой отчетности").
В настоящее время в Украине учреждения и организации, получающие средства государственного или местных бюджетов, составляют месячную, квартальную и годовую отчетность.
Реформирование бюджетной сферы в период становления экономики Украины влияет на формы и объем предоставляемой отчетной информации, что приводит к ежегодным изменениям в отчетности бюджетных учреждений.
Для учреждений и организаций, получающих средства государственного или местных бюджетов, формы годовой финансовой отчетности за 2006 год, порядок их заполнения и предоставления предусмотрены Инструкцией "О порядке составления за 2006 год годовых финансовых отчетов учреждениями и организациями, получающими средства государственного и/или местных бюджетов", утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 25.12.02 г. № 240 (далее - Инструкция № 240) [49]. Данная Инструкция составлена в соответствии с Бюджетным кодексом Украины, Законом Украины "О Государственном бюджете Украины на 2007 год" (с изменениями), постановлениями Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 г.419 " Об утверждении порядка предоставления финансовой отчетности" (с изменениями), от 28.02.2006 г. № 228 "Об утверждении По-Рядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений" (с изменениями) и от 17.05.2006 г. № 659 "Об утверждении перечня групп собственных Поступлений бюджетных учреждений, требований относительно их образования и направлений использования" (с изменениями), приказом Министерства финансов Украины от 28.01.2006 г. № 57 ''Об утверждении документов, которые применяются в процессе исполнения бюджета" и другими нормативно-правовыми актами по вопросам бюджетных отношений.
Финансовая отчетность может быть правильно составлена при условии своевременного проведения всех подготовительных работ и соблюдения предъявляемых требований. Для этого необходимы: соблюдение в течение всего отчетного года принятой учетной политики (методики) отражения отдельных хозяйственных операций и оценки необоротных активов и запасов, определенной исходя из установленных правил; полнота отражения в учете за отчетный год всех хозяйственных операций, осуществленных в течение года, и результатов инвентаризации материальных ценностей, денежных средств и обязательств; правильность отнесения доходов и расходов общего и специального фондов к отчетному периоду и списание в конце года заключительными оборотами доходов и расходов общего и специального фондов.
Реальность и достоверность содержащейся в отчетности информации об имуществе и обязательствах учреждения, его финансовом положении и результатах деятельности в отчетном периоде зависят не только от правильности оформления документов и учетных регистров, но и от своевременности и полноты проведения годовой инвентаризации. Годовая инвентаризация имущества и финансовых обязательств - важный элемент процесса составления годового отчета, так как она позволяет вносить коррективы в данные бухгалтерского учета при сопоставлении их с фактическими данными. Каждая статья баланса на конец отчетного года должна быть тщательно выверена на основе данных инвентаризации.
До составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности обороты и остатки по аналитическим счетам сверяются с данными синтетического учета. Необходимо произвести сверку с органом Государственного казначейства Украины или учреждением банка остатков средств общего и специального фондов Государственного (местного) бюджета на регистрационных (специальных регистрационных) и текущих счетах бюджетного учреждения по состоянию на 1 января нового года.
При составлении бухгалтерского баланса и отдельных форм финансовой отчетности данные на начало года должны быть тождественны соответствующим данным на конец года в Балансе и формах отчетности за предыдущий год.
Финансовые отчеты (месячные, квартальные, годовые) составляются в национальной валюте Украины, в том числе и об операции, которые проведены в иностранной валюте. Отчеты составляются в гривнах распорядителями средств, а сводные финансовые отчеты - главными распорядителями бюджетных средств в тысячах гривен с одним десятичным знаком.
формы годовой финансовой отчетности и пояснительные записки подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером.
Годовые финансовые отчеты предоставляются в полном объеме:
вышестоящей организации;
органу Государственного казначейства Украины - при получении средств Государственного бюджета Украины;
финансовому органу - при получении средств местного бюджета;
Счетной палате - Центральными органами исполнительной власти и другими главными распорядителями бюджетных средств;
Форма № 5 "Отчет о движении необоротных активов" представляется дополнительно органу государственной статистики по местонахождению бюджетного учреждения.
Сводная годовая финансовая отчетность областных государственных администраций до предоставления ее в Государственное казначейство Украины должна быть проверена и завизирована соответствующим областным управлением Государственного казначейства Украины.
Сводные годовые финансовые отчеты Центральных органов исполнительной власти и других главных распорядителей бюджетных средств (в том числе областных государственных администраций) предоставляются в Управление консолидированной отчетности по выполнению бюджетов Государственного казначейства Украины руководителями бухгалтерских служб этих органов.
Состав и содержание финансовой отчетности
В соответствии с Инструкцией № 240 бюджетные учреждения, получающие средства государственного бюджета, составляли годовые финансовые отчеты об исполнении смет за 2002 год по 13 формам:
№ 1 "Баланс";
№ 2 д "Отчет о выполнении общего фонда сметы учреждения";
№ 2 - валюта "Отчет об использовании средств общего фонда бюджета по международной деятельности Украины";
№ 4-1д "Отчет о поступлении и использовании средств, полученных в качестве платы за услуги, которые предоставляются бюджетными учреждениями";
Финансовый результат состоит из результата выполнения общего и специального фондов отдельно и отражается в форме № 9 "Отчет результатах финансовой деятельности".
Раздел II "Обязательства" отражает текущие и долгосрочные обязательства бюджетных учреждений. Обязательства учреждения относятся к привлечению средств. Они возникают вследствие былых событий; после их урегулирования в будущем уменьшится экономическая выгода учреждения в результате выплаты наличными передачи прочих активов, замены одного обязательства другим. Краткосрочные обязательства подлежат оплате в течение одного бюджетного года, а долгосрочные - в течение периода свыше одного отчетного года. По строке "Кредиторская задолженность" отражается сумма кредиторской задолженности бюджетного учреждения перед физическими или юридическими лицами по следующим статьям: "Расчеты с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и предоставленные услуги", "Расчеты по специальным видам платежей", "Расчеты по налогам и платежам", "Расчеты по страхованию", "Расчеты по заработной плате", "Расчеты со стипендиатами", "Расчеты с работниками по безналичным перечислениям", "Расчеты по депозитным суммам", "Расчеты по другим операциям".
Раздел III "Доходы" предназначен для отражения всех доходов бюджетного учреждения, которые оно получает на исполнение сметы. Поскольку все доходы (кроме доходов по расходам будущих периодов) итоговыми оборотами в конце года списываются на результат исполнения сметы за год, то записей в графе "На конец года" не должно быть. Исключение составляет статья "Доходы по расходам будущих периодов": в годовом финансовом отчете в графе "На начало года" может отражаться сумма дохода специального фонда, полученная бюджетным учреждением в прошлые годы и израсходованная в текущем бюджетном году, а в графе "На конец года" - полученная в текущем году, которая будет израсходована в последующие годы.