Блок-схема, используемая для оценки системы, показывает происхождение каждого документа в системе, его последующую обработку и конечное месторасположение. Помимо этого схемы полезны для аудитора тем, что документируют все шаги в процессе проверки.
По итогам данных процедур аудиторская организация может оценить надежность всей системы внутреннего контроля и (или) отдельных его средств как среднюю или как высокую. В таком случае аудиторская организация может планировать аудиторские процедуры, исходя из данного предположения, но она не должна доверять этой системе абсолютно.
Аудиторская организация, принявшая по итогам первичной оценки решение о доверии системе внутреннего контроля и (или) отдельным средствам контроля, обязана в ходе аудиторской проверки осуществлять процедуры, подтверждающие достоверность этой системы.
О надежности СВК свидетельствуют:
- нумерация документов, которая позволяет убедиться в том, что все операции отражены в учете (полнота); все операции отражены в учете только один раз (существование);
- разрешение на проведение операции, которое должно осуществляться до передачи ресурсов (существование);
- независимые проверки, включающие проверку работы, выполненной другими лицами (оценка), - сверку банковских выписок, сравнение субсчетов с синтетическими счетами главной книги, сравнение данных проведенной инвентаризации с данными бухгалтерского учета;
- документирование, которое предоставляет доказательства по совершенным операциям, а также является основой для определения ответственности за исполнение и отражение операций (существование и оценка);
- распределение обязанностей, дающее уверенность в том, что отдельные лица не выполняют не совместимые с их работой служебные обязанности. С точки зрения контроля служебные обязанности считаются несовместимыми, когда, например, конкретное лицо имеет возможность украсть актив и в то же время скрыть эту кражу (существование и происхождение);
- физические средства контроля, предполагающие применение охранных устройств и средств, а также ограничение доступа к запрещенным участкам с использованием определенных средств и компьютерных программ.
По итогам изучения средств внутреннего контроля определяется вероятность того, что существующие в организации и регулярно применяемые средства внутреннего контроля не будут своевременно обнаруживать и исправлять нарушения, являющиеся существенными по отдельности либо в совокупности, и (или) препятствовать возникновению таких нарушений, т.е. определяется риск средств контроля. Именно он характеризует степень надежности системы внутреннего контроля.
Надежность средств контроля и риск средств контроля являются взаимодополняющими категориями:
а) высокой степени надежности соответствует низкий риск;
б) средней степени надежности — средний риск;
в) низкой степени надежности — высокий риск.
2. Предпосылки создания СААД
В отличие от автоматизации бухгалтерского учета, где на рынке программных средств имеются разнообразные пакеты прикладных программ, начиная от простых и кончая самыми сложными, на рынке аудиторских программ разработчики предлагают небольшой выбор законченных комплексных пакетов, но отдельные их фрагменты уже появились и активно используются. Это объясняется тем, что сегодня сложились все предпосылки для создания комплексной системы автоматизации аудиторской деятельности (СААД), охватывающей все ее основные направления.
Известно, что использование того или иного языка программирования, системной среды диктуют определенные требования к представлению используемой информации в определенной «читаемой» форме. Программные средства, используемые аудитором и клиентом, могут быть различны. Большинство автоматизированных систем бухгалтерского учета используют для хранения информации стандартные базы данных (DBF, MS SQL, ACCESS и т.д.), которые позволяют организовать выборку, извлечение данных стандартными средствами работы с базами данных. Любому системному программисту под силу решить задачу извлечения необходимой аудитору бухгалтерской информации и преобразования ее в необходимую форму. Возможность использовать любую формируемую и хранимую в бухгалтерском учете информацию в виде базы данных, обрабатываемой средствами аудиторской программы, также является предпосылкой создания и использования СААД. Если бухгалтерский учет не автоматизирован (что со временем становится большой редкостью), состав аудиторских процедур, выполняемых с применением компьютера, значительно сужается. Аудитор лишается многих возможностей поиска, анализа, группировки, выбора и обработки информации, предоставляемых современными системами управления базами данных. [1]
Автоматизация аудиторской деятельности возможна, потому что бухгалтерский учет связан с применением различных математических приемов, регламентированных правил преобразования информации (математических формул, отображений одних множеств в другие, действий с таблицами). Математические формулы используют при расчетах оборотов, сальдо по счетам, платежей в бюджет и во внебюджетные фонды, показателей финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Примером отображения множества хозяйственных операций в множество бухгалтерских записей может служить любой справочник бухгалтерских записей (проводок). Применение и использование рабочих таблиц, классификаторов и работу с ними можно проиллюстрировать описанием взаимной увязки показателей различных форм отчетности, а также справочником-классификатором допустимых бухгалтерских записей (проводок). Все действия с информацией, выполняемые в системе бухгалтерского учета по соответствующим алгоритмам, могут быть продублированы СААД. Таким образом может быть реализовано тестирование большинства используемых программных модулей системы бухгалтерского учета.
В том случае, если у экономического субъекта весь бухгалтерский учет или отдельные его участки автоматизированы, наличие в распоряжении аудитора базы учетных данных экономического субъекта (отдельных ее компьютерных файлов) позволяет применить для ее анализа эффективные методы современных информационных технологий.
Основное назначение использования компьютеров при аудите - организация аудита как последовательности выполняемых аудиторских процедур с целью повышения эффективности при взаимодействии человека с компьютером. [2]
Информационное обеспечение аудита с применением компьютеров включает два основных источника:
а) данные бухгалтерского учета экономического субъекта на бумажных носителях или в виде базы данных бухгалтерии;
б) нормативно - справочную базу и систему форм рабочей документации аудитора.
Возможность использования базы данных экономического субъекта или отдельных ее массивов должна быть обеспечена:
а) организационно - в договоре о проведении аудита желательно отразить согласие экономического субъекта на использование базы данных или ее фрагментов в процессе аудита;
б) технически - в договоре о проведении аудита при необходимости следует отразить состав, форму и срок предоставления аудитору для анализа базы данных или ее фрагментов;
в) программно - система аудита с применением компьютеров при необходимости должна иметь в своем составе блок, обеспечивающий конвертацию (преобразование) базы данных экономического субъекта в данные, обработка которых возможна средствами программного обеспечения, используемого аудитором. [2]
Аудитор может использовать для анализа не саму базу данных или фрагменты рабочей базы данных, а ее копию.
Сформированная или полученная для анализа копия базы данных должна быть идентична той, на основании которой экономический субъект формирует все бухгалтерские регистры и отчетные документы. Прежде чем приступить к анализу ее содержания, аудитор должен убедиться в таком соответствии или сделать копию базы данных самостоятельно.
Программные средства системы, используемой аудитором при проведении аудита, должны обеспечивать:
а) анализ содержания формируемой в бухгалтерии экономического субъекта базы данных, если таковая существует и доступна;
б) контроль показателей, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета экономического субъекта;
в) тестирование алгоритмов, используемых в автоматизированной системе бухгалтерского учета;
г) контроль соответствия показателей, содержащихся в формах бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров или базы данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;
д) использование возможностей поисково - справочных информационных систем в области нормативных и законодательных актов, регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в Российской Федерации;
е) формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой). [2]
Стандартизация аудита, четкие правила его проведения и требования к формам аудиторской документации позволяют автоматизировать составление необходимых документов и их редактирование. К ним относятся: письмо о согласии на проведение аудита, договор на проведение аудита, аудиторское заключение, обязательный набор рабочих таблиц, тестов, опросных листов и т.д. [1]
Высокий уровень развития математических методов экономического анализа, применяемых для анализа деятельности администрации и финансового состояния экономического субъекта экономистами, позволяют оценить, насколько оптимальны принимаемые администрацией решения, какова вероятность банкротства, потеря платежеспособности или восстановления утраченной платежеспособности. Многие задачи анализа имеют математическую постановку и, следовательно, могут решаться автоматически.
Работа аудитора связана с привлечением и изучением большого количества законодательных и прочих нормативных актов, относящихся к различным временным периодам. Существующие и широко используемые информационно-справочные системы, такие, как «Гарант», «Консультант+» (КонсультантПлюс), «Интернет» и др., тоже можно рассматривать как часть общей системы автоматизации аудиторской деятельности.