- ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма №В-1;
- ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям – форма №В-2;
- ведомость учета затрат на производство – форма №В-3;
- ведомость учета денежных средств и фондов – форма №В-4;
- ведомость учета расчетов и прочих операций – форма №В-5;
- ведомость учета реализации – форма №В-6 (оплата);
- ведомость учета расчетов и прочих операций – форма №В-6 (отгрузка);
- ведомость учета расчетов с поставщиками – форма №В-7;
- ведомость учета оплаты труда – форма №В-8;
- ведомость (шахматная) – форма №В-9.
Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.
Остатки средств должны сверяться в отдельных ведомостях с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).
Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме №В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость.
Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.
В усеченном виде ведется и налоговый учет. Согласно ст.346.24 НК РФ налогоплательщики обязаны вести налоговый учет показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов. Форма книги учета доходов и расходов и порядок отражения в ней хозяйственных операций организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения, утверждаются МНС России по согласованию с Минфином России.
В новых условиях в связи с поправками в гл.26.2 НК РФ, дополнившими ст.346.15 НК РФ ссылкой на ст.251 НК РФ (доходы, не учитываемые при определении налоговой базы), и к Закону №129-ФЗ[30], разрешающими организациям, применяющим УСН, не вести бухгалтерский учет и не представлять бухгалтерскую отчетность, для многих организаций ведение только налогового учета в соответствии с гл.26.2 НК РФ может создать немало проблем.
Практически каждый налогоплательщик, применяющий УСН, столкнется с необходимостью ведения дополнительных регистров налогового учета, не предусмотренных прямо гл.26.2 НК РФ. Прежде всего, имеются в виду отдельные виды расходов, которые при применении УСН учитываются в том же порядке, что и при применении обычной системы налогообложения, и нормируются.
В данном случае речь идет о расходах на:
- добровольное страхование по договорам, заключенным в пользу работников;
- выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов;
- выплату суточных;
- отдельные виды рекламы;
- выплату процентов по долговым обязательствам.
Для ООО «Мадис» это касается расходов на добровольное страхование по договорам, заключенным в пользу работников и выплаты процентов по долговым обязательствам.
В налоговом учете, который налогоплательщик обязан вести на основании норм гл.25 НК РФ, для подобных видов расходов предусмотрено составление специальных налоговых регистров. С помощью этих регистров исчисляется их предельная величина, которая может быть принята в целях налогообложения прибыли, потом соответствующая сумма переносится в расчет налоговой базы. Утвержденная МНС России форма книги учета доходов и расходов не позволяет обеспечить правильный учет таких расходов. Налогоплательщику при наличии у него подобных нормируемых расходов для обеспечения обоснованного расчета налоговой базы по единому налогу придется составлять дополнительные регистры налогового учета. При этом можно использовать регистры, применяемые при ведении налогового учета в целях гл.25 НК РФ.
Таким образом, организация не может избежать самостоятельного составления и ведения дополнительных налоговых регистров, раскрывающих значение тех или иных записей в книге учета доходов и расходов.
При упрощенной системе налогообложения значительно снижаются затраты на ведение учета. В текущем законодательстве нет требований применять план счетов, двойную запись. Но есть исключения – основные средства и нематериальные активы.
Форма Книги учета доходов и расходов едина для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих по упрощенной системе налогообложения.
Книга предназначена для отражения в ней налогоплательщиками показателей своей деятельности, которые необходимы для исчисления налоговой базы и суммы единого налога, исчисляемого при упрощенном режиме налогообложения. Таким образом, Книга является регистром налогового учета. Учет доходов и расходов в Книге ведется без применения плана счетов и двойной записи, поскольку плательщики упрощенного режима налогообложения освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета. Это установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Но в тоже время этот Закон обязывает плательщиков упрощенного режима налогообложения вести учет основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством РФ о бухгалтерском учете.
Таким образом, ООО «Мадис»:
- отражает показатели своей деятельности в Книге учета доходов и расходов;
- ведет учет основных средств и нематериальных активов в порядке, предусмотренном законодательством РФ о бухгалтерском учете;
- сохраняется действующий Порядок ведения кассовых операций.
Книга учета доходов и расходов ведется на бумажных носителях.
Один из вариантов ведения Книги доходов и расходов – на бумажном носителе. На ООО «Мадис» - это вынужденная мера. При переходе на упрощенный режим налогообложения налоговые инспекторы просят принести и зарегистрировать Книгу учета доходов и расходов до перехода на упрощенный режим налогообложения. Книга открывается на один календарный год, должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги указывается число содержащихся в ней страниц, что подтверждается подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, поставлена печать организации. Все перечисленные и произведенные налогоплательщиком действия до перехода на упрощенный режим налогообложения и регистрация Книги в налоговом органе вынуждает вести учет доходов и расходов до конца налогового периода вручную. По затратам на ведение учета дублирование учета в электронном виде считается не лучшим вариантом: при ведении учета в электронном виде вам придется переписывать данные вручную на бумажный носитель – зарегистрированную в налоговом органе Книгу. Всегда существует вероятность обнаружения ошибки при ведении Книги. Ошибки исправлять можно, но это должно быть обосновано, подтверждено подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя: необходимо указать дату исправления и поставить печать организации (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Неверное значение показателя, отраженное в Книге, следует перечеркнуть и вписать правильное значение. Такое разъяснение дано в Письме Минфина России №04-02-05/1/108 «О внесении исправлений в налоговые регистры организациями и предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения»[31]. Налоговый кодекс не предусматривает прямой обязанности налогоплательщиков регистрировать Книгу в налоговом органе до его перехода на упрощенный режим налогообложения.
Книга учета доходов и расходов содержит три раздела:
I. «Доходы и расходы»;
II. «Расчет расходов на приобретение основных средств, принимаемых при расчете налоговой базы по единому налогу»;
III. «Расчет налоговой базы по единому налогу».
ООО «Мадис» работает по объекту налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», поэтому ему необходимо заполнять все графы Книги по доходам и расходам, если таковые были в отчетном (налоговом) периоде. В Книге отражаются все доходы и расходы налогоплательщика, не включаемые в налогооблагаемую базу, а также доходы и расходы, включаемые в налогооблагаемую базу. Такой порядок имеет только положительные стороны. Может быть, затраты на ведение учета несколько возрастают, но в то же время это помогает избежать множества ошибок. Например, можно отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность, «не забыть» включить в объект налогообложения доходы или расходы, проанализировать состав доходов и расходов, которые подлежат или не подлежат налогообложению.
Книга учета доходов и расходов представлена в таблице 2.1. По представленным данным объект налогообложения определен по объекту налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».
Таблица 2.1
I. Доходы и расходы
| Регистрация | Сумма | |||||
| N п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы всего | В том числе доходы, учитываемые при расчете единого налога | Расходы всего | В том числе расходы, учитываемые при расчете единого налога |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 01.02.2004 банковская выписка | Оплачен уставный капитал | 10 000 | - | ||
| 2 | 03.02.2004 счет-фактура, банковская выписка, внутренний документ | Получены, оплачены и списаны в эксплуатацию нематериальные активы | 2 478 | 2 478 | ||
| 3 | 05.02.2004 счет-фактура, банковская выписка, внутренний документ | Получены материалы, частично оплачены, списаны в производство | 1 180 | 590 | ||
| 4 | 07.02.2003 счет-фактура, банковская выписка | Получены и оплачены товары для перепродажи. НДС по операции | 30 000 5 400 | |||
| 5 | 10.02.2003 счет | Реализованы товары и получена выручка. НДС по операции | 70 800 | 70 800 | 35 400 | |
| 6 | 10.02.2003 банковская выписка | Получен кредит | 70 000 | - | ||
| 7 | 15.02.2003 банковская выписка | Приобретены ценные бумаги | 5 000 | - | ||
| 8 | 20.02.2004 счет-фактура, банковская выписка, внутренний документ | Приобретены, оплачены основные средства, введены в эксплуатацию | 13 000 | 13 000 | ||
| 9 | 28.02.2003 банковская выписка | Выплачена заработная плата. Налог на доходы с физических лиц. ФСС травматизм ПФР | 13 050 1 950 180 2 100 | 13 050 1 950 180 2 100 | ||
| 10 | 30.03.2003 банковская выписка, договор | Выплачен процент по кредиту | 1 500 | 1 500 | ||
| Итого за I квартал | 150 000 | 70 800 | 75 838 | 70 248 | ||
На основании данных Книги расходов и доходов, выполняется расчет налоговой базы по единому налогу (табл. 2.2)