1. Главный бухгалтер на основе данных договоров о продажах, учетных ведомостей расчетов по договорам, бюджета продаж рассчитывает коэффициенты инкассации. Коэффициент инкассации данного периода - доля оплаты ранее отгруженной продукции в текущий период. Коэффициенты инкассации отражают темпы погашения дебиторской задолженности в текущий период времени. Например, в течении месяца, в котором произошла отгрузка продукции, оплачено 60% общей суммы, а за следующий месяц - 30%. Это значит, что коэффициент инкассации первого месяца равен 0,6, а второго - 0,3. Далее на основании коэффициентов инкассации и бюджета продаж формируется план погашения дебиторской задолженности.
2. Далее на основе бюджета закупок составляется график оплаты по закупкам в следующем порядке.
1 Шаг. Во-первых рассчитывается сумма кредиторской задолженности к погашению на начало периода. Определяется сумма кредиторской задолженности на начало периода по каждому приобретённому товару, а также суммарная величина кредиторской задолженности на начало периода по всем приобретённым товарам. Далее определяется сумма кредиторской задолженности к погашению на начало периода по каждому приобретённому материалу, а также суммарная величина кредиторской задолженности на начало периода по всем приобретённым материалам. Итоговая сумма кредиторской задолженности на начало периода по приобретённым товарам и материалам отражается в графе «Итого сумма кредиторской задолженности к погашению на начало периода».
2 Шаг. Определение суммы оплаты по поставкам текущего периода. Определяется сумма оплаты по поставкам по каждому приобретенному товару, а также суммарная величина оплаты по всем приобретённым товарам. Далее определяется сумма оплаты по поставкам по каждому приобретённому материалу, а также суммарная величина оплаты по всем приобретённым материалам. Итоговая сумма оплаты по поставкам текущего периода по приобретённым товарам и материалам отражается в графе «Итого оплата по поставкам текущего периода по приобретённым товарам и материалам».
3 Шаг. Определение суммы задолженности к погашению в текущем периоде по приобретённым товарам и материалам (распределение оплаты задолженности прошлого года по периодам текущего года). Определяется сумма задолженности к погашению в текущем периоде по каждому приобретённому товару, а также суммарная величина задолженности по всем приобретённым товарам. Далее определяется сумма задолженности к погашению в текущем периоде по каждому приобретённому материалу, а также суммарная величина задолженности по всем приобретённым материалам.
4 Шаг. Расчёт остатка кредиторской задолженности на конец периода. Определяется остаток кредиторской задолженность на конец периода по каждому приобретённому товару, а также суммарная величина остатка кредиторской задолженности на конец периода по всем приобретённым товарам. Далее определяется остаток кредиторской задолженности на конец периода по каждому приобретённому материалу, а также суммарная величина остатка кредиторской задолженности на конец периода по всем приобретённым материалам. Итоговая сумма остатка кредиторской задолженности на конец периода по приобретённым товарам и материалам отражается в графе «Итого остаток кредиторской задолженности на конец периода».
Итоговая фактическая сумма выплат текущего периода по закупкам отражается в графе «Итого выплаты».
На основании графика оплаты по закупкам и плана погашения дебиторской задолженности формируется бюджет расчетов с кредиторами и дебиторами.
| Таблица 8 - Бюджет дебиторской и кредиторской задолженности | ||||||||||||||
| Показатели | Отчётный год (факт) | Месяцы планируемого периода | Всего за год | |||||||||||
| I | II | III | IV | V | VI | VII | VIII | IX | X | XI | XII | |||
| Дебиторская задолженность | ||||||||||||||
| Остаток задолженности на начало периода | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |
| в том числе задолженность покупателей и заказчиков | 5198654 | 161165 | 3515 | 3155 | 13548 | 65461 | 3545 | 551 | 684 | 78646 | 8468 | 2115 | 644 | 3549846 |
| в том числе авансы выданные | ||||||||||||||
| прочая дебиторская задолженность | 6842 | 3548 | 54 | 65 | 65465 | 70411 | ||||||||
| Сумма задолженности прошлых периодов к получению в текущем периоде | 6546 | 654 | 665 | 658 | 8318 | 684 | 672 | 6 | 546 | 1548 | 640 | 1665 | 22 | 6548 |
| в том числе задолженность покупателей и заказчиков | ||||||||||||||
| прочая дебиторская задолженность | 6451 | 654 | 684 | 3884 | 1246 | 5684 | ||||||||
| Поступления от продаж текущего периода | 655 | 65 | 1613 | 648 | 687 | 1646 | 4644 | 412 | 4862 | 5644 | 64 | 4646 | 6484 | 68617 |
| Поступления в погашение прочей задолженности текущего периода | 54 | 654 | 684 | 3000 | 884 | 1200 | 46 | 5684 | ||||||
| ИТОГО ПОСТУПЛЕНИЙ | 119 | 2256 | 648 | 1964 | 2265 | 4655 | 7325 | 5871 | 6892 | 1264 | 4646 | 4586 | 261616 | |
Следующим этапом бюджетирования является бюджет движения денежных средств. Данный этап ставит перед собой две цели: показывается конечное сальдо на счете денежных средств, которое необходимо для составления прогнозного бухгалтерского баланса; выявляются периоды излишка или нехватки денежных средств.
Для формирования прогноза движения денежных средств чрезвычайно важны данные о разнице между временем отгрузки и временем оплаты продукции, удельные веса поставок продукции за предоплату, поставок по взаимозачетам. Кроме того, необходимо учитывать политику платежей и выплат самого хозяйствующего субъекта по приобретению материальных ценностей, оплаты труда и других расходов.
На основе информации прогноза движения денежных средств составляются более детальные графики платежей и поступлений на каждый период, входящий в срок действия бюджета (неделя, месяц, квартал и т. д.)
Разработка проектного бухгалтерского баланса и прогноза финансового положения хозяйствующего субъекта.
Предоставление бюджета на утверждение руководству хозяйствующего субъекта.
Последующий контроль, анализ и корректировка бюджета в соответствии с изменившимися условиями.
На практике часто случается ситуация, когда происходит задержка платежей за отгруженную продукцию либо происходит взаимозачет встречных платежей. В такой ситуации фактическая доходная часть бюджета сокращается и в целях ликвидации дефицита бюджета возникает необходимость оперативного пересмотра (корректировки) бюджета.
Рекомендуется использовать подход к пересмотру расходов бюджета, который будет основан на выработанной системе приоритетов финансирования (оплаты) текущих расходов предприятия.
В качестве приоритетных рекомендуются следующие затраты (расходы) бюджета:
- заработная плата работников в расчете на производственную программу
предприятия; платежи во внебюджетные фонды;
- затраты на закупку материалов, комплектующих, необходимых для выполнения производственной программы предприятия и для обеспечения функционирования производственных помещений и системы комплектаций (инженерных сетей);
- оплата потребляемой электроэнергии;
- выплата налогов в федеральный и бюджеты других уровней.
Рассмотрение этих вопросов (для корректировки бюджета предприятия) рекомендуется осуществлять не реже одного раза в неделю, так как поступление средств на счета бюджета предприятия происходит неравномерно.
В целях осуществления контроля за исполнением бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему этого контроля.
Нижний уровень - контроль за исполнением бюджетов структурных подразделений предприятия, непосредственно осуществляемый экономическими службами этих подразделений, при этом контролируются как сводный бюджет, так и составляющие его функциональные бюджеты.
Верхний уровень — контроль за исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат), осуществляемый непосредственно менеджером, ответственным за формирование сводного бюджета и руководством хозяйствующего субъекта.
Термины «план-фактный контроль», «план-фактный анализ» стали использоваться сравнительно недавно, хотя метод анализа результатов хозяйственной деятельности путем сравнения плановых значений показателей с фактическими применялся в практике управления предприятием всегда.
Плановые значения показателей финансово-хозяйственной деятельности содержатся в бюджетах, фактические их значения – в отчетах об исполнении бюджетов, которые формируются в учетной системе предприятия.
Существуют две идеологические схемы бюджетного управления на предприятии. Согласно первой схеме бюджеты (планы) и отчеты об их исполнении составляются с одинаковой периодичностью. В этом случае план-фактный контроль и анализ представляют собой прямое сопоставление «факта» и плана с выявлением и оценкой отклонений.
Согласно второй схеме фактические данные регистрируются в более дробные периоды (по сравнению с периодом составления бюджетов). В этом случае появляется возможность план-факторного контроля, а анализ выполняется нарастающим (накопительным) итогом.