закупочный акт (форма ОП-5, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)5;
закупочный акт (по форме, разработанной в организации)6.
Кроме авансового отчета и оправдательных документов для принятия к учету приобретенных материальных ценностей необходим внутренний документ организации (акт о приемке оборудования (форма ОС-14), приходный ордер (форма М-4), акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).
В случае оплаты работ и услуг необходимы документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы (кассовый чек, бланк строгой отчетности при расчете с населением без использования ККМ); прочие документы (почтовая квитанция, квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта (РС-97м), заказ-квитанция на перевозку и погрузку-разгрузку грузов).
Для построения более рациональной системы организации учета и контроля при
________________
5 Предназначен для оформления операций по закупке сельхозпродуктов у населения.
6 Предназначен для оформления операций по закупке материальных ценностей у населения.
приобретении материальных ценностей через подотчетных лиц у организаций-изготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), целесообразно отражать в бухгалтерском учете одновременно:
• факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад организации;
• факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом единственным оправдательным документом, прилагаемым к авансовому отчету, будет являться платежный документ-квитанция к приходному кассовому ордеру).
1.2. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет 60 — активно-пассивный, счет расчетов.
На этом счете учитываются расчеты:
• за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили, то есть так называемые неотфактурованные поставки;
за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, когда фактическое количество поступивших ценностей превышает количество, указанное в расчетных документах поставщиков;
за полученные услуги по перевозкам;
за полученные услуги по перевозкам;
генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора строительного подряда;
генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ (НИОКР) и др.
Учет на счете 60 ведется методом начисления, т.е. все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются независимо от времени оплаты.
По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг, а также сумма зачтенных авансов. По дебету счета 60 отражается погашение кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, а также авансы выданные в счет погашения кредиторской задолженности.
Сальдо по счету 60 показывается развернуто: дебетовое сальдо может быть только на сумму выданных авансов и предварительной оплаты, а кредитовое сальдо показывает сумму кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками.
Принятие к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг отражается в учете записями:
ДЕБЕТ 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и др. КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражена себестоимость товарно-материальных ценностей в соответствии с расчетными документами (без НДС)
ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражена сумма НДС, относящаяся к принятым к учету товарно-материальным ценностям
ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - приняты к оплате счета поставщика за выполненные работы и оказанные услуги для основного и вспомогательного производства, для нужд общепроизводственного и общехозяйственного назначения, для нужд сбыта
Неотфактурованные поставки (т.е. товарно-материальные ценности, расчетные документ на которые от поставщиков не поступило) отражаются в учете на стоимость поступивших ценностей по ценам, предусмотренным в договоре с учетом уплаченного НДС. После поступления документов на товарно-материальные ценности от поставщиков в учете отражается сумма НДС. При этом возможны два варианта:
если поступившие документы соответствуют условиям договора, организация сторнирует, а затем производит дополнительную запись только на сумму НДС;
если поступившие документы не соответствуют условиям договора, то предварительная бухгалтерская запись сторнируется полностью и производится на суммы, соответствующие отгрузочным документам.
Погашение задолженности перед поставщиками и подрядчиками отражается в учете записью:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» — отражена сумма оплаты счетов поставщика наличными, с расчетного валютного счетов, путем выдачи чека, списания средств с аккредитивного счета
Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, отражаются в учете внутренней проводкой по счету 60:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные» — отражена передача простого векселя поставщику
Претензия, предъявленная поставщику, на разницу между уплаченной суммой за товарно-материальные ценности и стоимостью, указанной в первичных документах, отражается в учете записью:
ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - предъявлена претензия поставщику
В случае возникновения суммовых разниц по кредиторской задолженности за товарно-материальные ценности после их принятия к учету выполняются следующие записи:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - отражена суммовая разница как уменьшение кредиторской задолженности и увеличение прочих доходов
ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражена суммовая разница как увеличение кредиторской задолженности и увеличение прочих расходов
Если задолженность за приобретенные товары (работы, услуги) выражена в иностранной валюте, на счете 60 могут возникать курсовые разницы, связанные с изменением курса иностранной валюты по отношению к рублю. Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы. При отражении в бухгалтерском учете курсовых разниц производятся следующие записи:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - на сумму положительной курсовой разницы
ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму отрицательной курсовой разницы
Для учета сумм выданных авансов и предварительной оплаты к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открывается специальный субсчет «Авансы выданные». Суммы перечисленных денежных средств поставщику в виде предварительной оплаты отражаются в учете записями:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» - отражена сумма выданного аванса наличными, перечисленного с рачетного и валютного счетов
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 66 «Расчеты но краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам займам» - отражено перечисление авансов за счет средств полученных кредитов и займов
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 55 «Специальные счета в банках» - отражена выдача аванса чеком
Суммы выданных авансов, зачтенные поставщиком при оплате законченных работ, отражаются в учете организации следующим образом:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» - учтена сумма перечисленного ранее аванса и предоплаты
Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на финансовые результаты и отражаются в учете записью:
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - списана сумма кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности