Пресс – конференция – организация встречи журналистов (мероприятие для журналистов) с представителями организации с целью предоставления информации (проблемной, комментирующей, фактографической и так далее) для СМИ.
Основная цель пресс-конференции:
· Получить максимальный выход материалов в СМИ, позиционирующих точку зрения журналистов.
Вспомогательные цели:
· Расположить к своей организации журналистов,
· Создать благоприятную коммуникационную среду между представителями организации и СМИ,
· работа над положительным имиджем организации и ее представителей.
План проведения пресс-конференции состоит из следующих этапов.
1. Планирование:
· Определение темы.
Прежде чем объявить о предстоящей пресс – конференции следует концептуально и тщательно продумать тему. Тема должна четко позиционировать событие, раскрывать его сущность, привлекать внимание журналистов, носить социальный характер.
· Выбор места, дня, время назначения и продолжительность.
Чтобы туда пришло много журналистов, и была хорошая атмосфера, нужно подыскать хороший зал. Лучше всего проводить пресс - конференцию в начале недели с 11-00 утра и до 14-00 дня. Продолжительность должна быть не более 1 часа , 30 минут на выступление и 30 минут на ответы.
· Определить, кто будет вести пресс конференцию, а также кто будет представлять организацию.
Представителей должно быть как минимум 3 человека: Ведущий - отвечает за процедуру ведения конференции, выступает с вступительной речью, представляет участников, распределяет порядок задавания вопросов, закрывает пресс – конференцию. Шеф должен сидеть по центру стола, те, кто сидят за столом и ведут переговоры, те и являются лидерами организации. Ньюсмейкер (участник) – отвечает за информацию и является основным докладчиком. Эксперт – отвечает за информационную полноту и насыщенность комментарий. Роль ведущего и эксперта могут совмещаться одним человеком, например администратором турагентства.
· В зале должен быть хотя бы один фоторепортер и оператор. Журналисты из LETA, Delfi, BNS, а также ежедневные, еженедельные газеты, журналы и другие.
· За сутки целесообразно сделать контрольный обзвон приглашенных.
Какие подготовить материалы?
Список участников – кто будет сидеть за столом и таблички с И.Ф.О. и должностью каждого участника. Пресс – релиз, если в ваших интересах можно подготовить и пресс – кит, сувениры. Организовать регистрацию – для того что бы после провести мониторинг.
Как оформить зал?
Особое внимание нужно обратить на стену за столом. На ней можно поместить логотип организации или плакат, связанный с темой события.
Каким будет сценарий?
Ведущий приветствует журналистов. Обозначить тему и представить всех кто будет выступать. Сказать сколько будет идти конференция и последовательность выступлений. Сказать на каких языках будет идти конференция.
2. Подготовка в день пресс – конференции.
· Изготовить указатели: объявление на входе здания, где будет проходить пресс – конференция с обозначением темы, этажа и комнаты, указатель "регистрация" на столе где будет фиксироваться прибытие журналиста, табличку на двери с текстом "пресс – конференция" и указатель на гардероб. Нагрудные бэджи, с названием структуры, Ф.И.О. должны иметь все участники. На стол, за которым будут сидеть участники, ставятся таблички с их данными.
· На стене за столом нужно поместить логотип организации или плакат, связанный с темой события, тогда это попадет в поле зрение телекамер и фотоаппаратов.
· Желательно, чтобы каждому участнику был предоставлен микрофон, бутылка минеральной воды, стакан, бумага и ручка.
3. Непосредственно пресс – конференции.
4. Завершающий этап.
После заключительной краткой речи ведущего, особо интересующемуся журналисту можно вручить визитку и иногда после проведенного события организуется фуршет.
5. Мониторинг СМИ
Отслеживание выхода материалов в СМИ и их анализ. Анализ крайне необходим для определения степени эффективности акции, помогает увидеть допущенные ошибки и сделать пометки на будущее.
Сценарий проведения пресс-конференции.
Конференция пройдет 24.10.2010
Место проведения конференции – Hotel Radisson blu
Время – 10.00 – 13.00
10.00 – 10.30 - регистрация участников конференции
10.30 – 10.35 - открытие конференции, раздача материалов (пресс-кит)
10.35 – 11.00 - Приветственное слово, ознакомление с участниками и приглашенными Елены Густинович, директора "AISA tour".
11.00 – 11.30 - Общая информация о турагентстве, услугах и предложениях. Выступление администратора агентства Юлии Широковой.
11.30 – 11.45 - просмотр видеоматериалов (слайд-шоу)
11.45 – 12.05 - вопросы приглашенных (клиентов, СМИ)
12.05 – 12.15 - закрытие конференции
12.15 - фуршет
10. План проведения рекламно - пиаровской кампании
Стратегический план PR кампании по повышению общественной информированности
Для "AISA tour" была выбрана стратегия шлифовка имиджа.
Для каждой целевой аудитории разработан свой план мероприятий по воздействию.
- Постоянные клиенты
- Разовые (сезонные) клиенты
- Потенциальные клиенты
Для работы с постоянными и сезонными клиентами была выбрана кампания по укреплению связей с общественностью.
Главная цель для этой кампании: не потерять существующих клиентов, укрепить и стабилизировать отношения с ними.
Месседж: Турагентство "AISA tour" на протяжении 4 лет предлагает широкий спектр услуг в области туризма, для тех, кто любит путешествовать, кто заботится о своем здоровье и благосостоянии, а так же хочет во время отдыха получать все, что ему хотелось бы.
Мероприятия по воздействию:
· Введение скидок для постоянных клиентов в размере 5 - 10% в зависимости от стоимости тура.
· Создание клуба постоянных клиентов, с всевозможными привилегиями.
· Создание сайта турагентства. Рекомендую создать сайт "AISA tour" выдержанный в фирменном стиле (логотип, цвета, шрифт). Страница должна быть направлена на целевую аудиторию – клиентов и иметь выбор языков – русский, латышский, английский. На сайте должна быть информация: о компании, предоставляемых услугах, клиентах, фото - галерея, место расположения офиса, контактные данные, адрес электронной почты. Сайт должен быть понятным и простым в использовании, продуманная навигация по сайту способствуют росту посещаемости. Должен быть раздел меню "Обратная связь" и работа с ключевыми словам. Сайт надо постоянно обновлять.
· Организация конференции по вопросам VIP туров.
Каналы коммуникаций:
1. Интернет (реклама в интернете, рассылка директ мейлов)
2. Пресса (реклама в специализированных СМИ туристической отрасли; в бизнес журналах; публикации статей об инновациях)
3. Личные встречи.
Срок исполнения: 10.02.2011 – 10.05.2011 (4 месяца)
Ответственные лица: Е. Густинович, Ю.Широкова.
Для работы с потенциальными клиентами была выбрана кампания по повышению общественной информированности.
Главная цель для этой кампании: провести ряд мероприятий для повышения уровня информированности потенциальных клиентов "AISA tour", о работе турагентства и предоставляемых услугах.
Месседж: Туристическое агентство "AISA tour" на Латвийском рынке более 4 лет. Если вы заинтересованы в качественном проведении своего отпуска, тогда предоставляемые нами услуги, наша гибкая ценовая система - это то, что Вам надо. Ваше пожелание найдет у нас нестандартный подход и совершенное, оперативное исполнение.
Мероприятия по воздействию:
· Скидки для тех, кто впервые заключит контракт – 15%!
· Публикация в прессе информации о скидках новым клиентам.
· Рассылка буклетов с информацией обо всех услугах турагентства и о скидках новым клиентам.
· Организация презентаций по VIP турам.
Каналы коммуникаций:
1. Интернет (реклама в интернете, продвижение с помощью собственной домашней страницы, рассылка директ мейлов)
2. Пресса (реклама в специализированных СМИ туристической отрасли; в бизнес журналах; публикации статей о VIP турах)
3. Сотрудничество с ресторанами, спортклубами (демонстрирование видео роликов, распространение буклетов).
Срок исполнения: 10.02.2011 – 10.05.2011 (4 месяца)
Ответственные лица: Е. Густинович, Ю.Широкова.
Тактический план
Организация конференции на тему: "Высокий уровень обслуживания и предоставляемых услуг"
Срок исполнения: 10.04.2011 – 30.04.2011
Ответственные лица: Ю.Широкова.
1. Разработка сценария конференции.
2. Разработка финансового плана этого мероприятия.
3. Заключение договора по аренде помещений.
4. Заключение договора с фирмой по обслуживанию конференций.
5. Подготовка информационных материалов.
6. Составление списка приглашенных.
7. Составление приглашений.
8. Рассылка приглашений на конференцию журналистам.
9. Рассылка приглашений на конференцию постоянным и сезонным клиентам.
10. Размещение на сайте компании новостей о предстоящей конференции с анонсом программы.
11. Репетиция конференции.
12. Проведение конференции.
13. Написание пресс-релизов о прошедшей конференции и их рассылка в прессу и на радио.
Организация конференции на тему: "Инновации. Узнай больше о VIP турах на, о. Тенерифе"
Срок исполнения: 05.06.2011 – 05.07.2011
Ответственные лица: Е. Густинович, Ю.Широкова.
1. Разработка сценария презентации.
2. Разработка финансового плана мероприятия.
3. Заключение договора по аренде помещений.
4. Заключение договора с фирмой по обслуживанию презентаций.
5. Подготовка информационных материалов.
6. Составление списка приглашенных.
7.Составление приглашений.
8. Рассылка приглашений на презентацию журналистам.
9. Рассылка приглашений на презентацию потенциальным клиентам.
10. Размещение на сайте компании новостей о предстоящей презентации с анонсом программы.
11. Проведение конференции.
12. Написание пресс - релизов о прошедшей презентации и их рассылка в прессу и на радио.