Финансовый контроль на предприятии (стр. 12 из 17)

Принято выделять предварительный и последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческого решения. На этапе предварительного контроля проверяется целесообразность и законность предстоящих операций. Например, плановый отдел организации в ходе предварительного контроля проверяет экономическую целесообразность планируемых службами расходов на следующий месяц. Во многих организациях введено обязательное визирование договоров главным бухгалтером. Это дает возможность предварительного контроля налоговой обоснованности договорных обязательств. [26]

Последующий контроль проводится по завершении реализации управленческого решения, после выполнения задания. Его целью является проверка соответствия достигнутых результатов поставленным задачам. На этапе последующего контроля устанавливаются своевременность выполнения задания, эффективность действий, качество результата. Часто своевременность выполнения заданий контролируют помощники, референты, секретари. Эффективность действий определяют экономические отделы, технические службы.

Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации в течение смены, за смену, сутки, неделю и т.д. Источником информации служит плановая, оперативно-техническая, статистическая и бухгалтерская документация. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Кроме постоянного оперативного контроля используются периодические, разовые проверки. Они проводятся за определенный отчетный период. Их основная цель - профилактика незаконных и неэффективных действий должностных лиц, выявление отклонений в отлаженной регламентированной системе последующего оперативного контроля.

Последующий периодический контроль принято называть ревизией (от лат. Revisio - пересмотр). В современных условиях хозяйствования ревизия представляет собой метод последующего периодического контроля, как мы уже говорили, документальное или фактическое исследование обоснованности (законности) и целесообразности действий должностных лиц.

Ревизия основана на специальных методах и приемах выявления отрицательных и обобщения положительных сторон деятельности организации, изучения, сбора и фиксации хозяйственных нарушений с целью установления эффективности и законности деятельности организации. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии - проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

Ревизия как элемент контроля наиболее эффективна в тех организациях, где преобладает административная система управления. Ревизорские действия всегда направлены на усиление иерархии в организации и укрепление субординационных начал в структуре управления. В связи с этим выделяют две общие задачи ревизии.

Выявление должностных лиц, ответственных за незаконные и нецелесообразные операции, совершенные в прошедшем периоде. К незаконным относятся такие операции, которые запрещены действующим законодательством и внутренними нормативными актами проверяемой организации. Они трактуются ревизором как злоупотребление служебным положением. Нецелесообразными операциями являются те, которые ведут к прямым потерям или снижению эффективности работы.

Выявление сбоев в системе постоянно действующего оперативного контроля. Сбои могут возникнуть из-за того, что устарели требования внутренних нормативных документов организации, формы первичных документов. К причинам неэффективности оперативного контроля относятся отсутствие у новых процессов и процедур соответствующих инструкций и положений, а также неувязка должным образом оборота электронных и бумажных документов и т.п.

Частные задачи ревизии подразделяют на две большие группы, соответствующие следующим факторам производства: труд и материально-вещественные условия труда. В первую группу входят задачи по проверке исполнительской дисциплины персонала, а во вторую - сохранность и эффективность использования имущества.

При проверке исполнительской дисциплины осуществляют контроль за следующими факторами. [34]

Обеспеченность организации управленческой документацией:

- проверка соответствия уровней управления организационным документам;

- эффективности структурных подразделений организации;

- целесообразности филиалов и представительств;

- исполнения распорядительных документов;

- делопроизводства и документооборота;

- норм материальной ответственности, действующих в организации.

2.Договорная дисциплина:

- проверка оформления документами договорных отношений;

- соответствия договоров действующему законодательству;

- эффективности условий заключенных договоров;

- договорных отношений;

- правомерности крупных сделок.

3.Дебиторская и кредиторская задолженность:

-экспертиза состава дебиторской и кредиторской задолженности;

- проверка оперативной системы контроля дебиторской задолженности;

- обоснованности применяемых способов погашения дебиторской и кредиторской задолженности (зачет, перемена лиц в обязательстве, вексель, договоры мены, поручения, комиссии, агентирования).

4.Обязательства организации:

- проверка целесообразности займов и ссуд;

- обоснованности кредитных операций.

5.Расчеты с подотчетными лицами:

- проверка обоснованности командировочных расходов организации;

- обоснованности расходов должностных лиц на хозяйственные нужды;

- обоснованности представительских расходов организации;

- правил оформления должностными лицами отчетов по расходованию подотчетных сумм.

6.Расчеты по заработной плате:

- анализ потерь рабочего времени;

- проверка соотношения производительности труда и заработной платы;

- соблюдения положений штатного расписания и утвержденных схем должностных окладов;

- соответствия действующих премиальных систем распорядительным документам предприятия;

- целесообразности привлечения совместителей и внештатных сотрудников по договорам подряда;

- эффективности учета рабочего времени;

- соблюдения норм и нормативов в использовании трудового потенциала организации.

В ходе проверки сохранности и эффективности использования имущества выполняют контроль следующих факторов.

1. Основные средства:

- проверка целесообразности действующей структуры основных фондов;

- поступления основных средств;

- сохранности основных средств;

- соответствия изменения стоимости основных средств требованиям законодательства Российской Федерации;

- внутреннего перемещения основных средств;

- соответствия ремонта основных средств корпоративным требованиям;

- консервации основных средств; обоснованности аренды основных средств;

- выбытия основных средств.

2.Нематериальные активы и НИОКР:

- проверка прав предприятия на нематериальные активы (НМА), числящиеся в учете;

- операций с НМА;

- прав предприятия на НИОКР, числящихся в учете;

- НИОКР, осуществляемых собственными силами;

- НИОКР, проводимых сторонней организацией по договору.

3.Товарно-материальные ценности:

- проверка поступления ТМЦ;

- сохранности ТМЦ в центральном складе и цеховых кладовых;

- списания ТМЦ в производство;

- выбытия материалов на сторону;

- сохранности и использования горюче-смазочных материалов (ГСМ);

- сохранности и использования тары;

- сохранности и использования запасных частей;

- сохранности и использования шин;

- сохранности и использования инвентаря;

- сохранности и использования инструментов.

4.Готовая продукция:

проверка обоснованности формирования себестоимости продукции, работ, услуг;

- эффективности учета выпуска готовой продукции;

- контроля качества готовой продукции;

- сохранности готовой продукции и незавершенного производства;

- отгрузки готовой продукции.

5.Денежные средства:

- проверка безопасности хранения денежных средств и операций в центральной кассе;

- безопасности операций кассиров-операционистов;

- безопасности операций кассиров-раздатчиков.

6. Вложения в ценные бумаги:

- проверка прав предприятия на бездокументарные акции;

- операций с акциями внебиржевого оборота;

- операций с акциями биржевого оборота;

- обоснованности передачи акций в доверительное управление;

- обоснованности операций с собственными векселями;

- операций с векселями банков и других лиц.

7.Капитальные вложения:

- проверка целевого использования вложений собственников;

- экономного и целевого использования прибыли;

- обоснованности затрат капитального характера.

Приведем краткое описание основных правил проведения ревизии.[12]

Внезапность. Ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий. Важнейшим условием достижения внезапности ревизии является неразглашение этапов ее подготовки и начала. Например, многие привыкли, что в ходе любой ревизии обязательно проверяется касса. Неожиданностью для проверяемых будет проверка всех касс организации и кассовых аппаратов одновременно.