Основными источниками ревизии товарных операций является:
– договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля их выполнения (журнал учета поступления грузов, книга учета выполнения договоров);
– поручения на получение и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;
– товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;
– инвентаризационные описания, сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты реализованной торговой наценки;
– акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и синтетического учета, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;
– финансовая, оперативная и статистическая отчетность и т.п.
Ревизия торгового предприятия (склада, магазина) начинается с инвентаризации товарно-материальных ценностей. Организация, техника и документальное оформление проведения инвентаризации установлены Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов. Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия. Для проведения инвентаризации по распоряжению руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия по привлечению специалистов. В распоряжении отмечается склад комиссии, объем инвентаризации, порядок, начало и окончания работы.
К началу инвентаризации все операции склада или магазина прекращаются и все подсобные помещения и прочие места сохранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, пломбируются. Потом комиссия требует от заведующего складом (магазина) товарный отчет с документами на момент инвентаризации и расписку о сдаче всех документов. Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет относительно правильности их складывания, правильности цен, наличия подписей материально ответственных лиц на всех документах. Внимательной проверке подлежат документы на внутреннее перемещение товаров, когда устанавливают наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера базы (магазина).
Неполноценные товары записываются в отдельное описание и от материально ответственного лица берут письменное объяснение. На испорченные товары составляется акт установленной формы и материально ответственное лицо также дает письменное объяснение. В бухгалтерии базы (магазина) проверяют правильность оформления инвентаризационных материалов (описаний, актов и др.), сверяют фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета), потом проверяют цены, таксировка, итоги в описаниях. Выявленные ошибки должны быть выправлены и предупреждены подписями лиц, которые проверяли описи, главы инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
Товарные отчеты обрабатывают и записывают в учетных регистрах, потом составляют сравнительные ведомости. Естественный убыток описывают на складе (в магазине) тогда, когда установленный недостаток и в границах этого недостатка, а на складе — не больше от суммы, которая остался после зачета пересортицы. Материалы инвентаризации рассматривает руководитель предприятия, которое принимает решения относительно утверждения результатов инвентаризации, которое оформляется приказом. Зачет пересортицы, в порядке исключения, допускается для однородных товаров, за один период и в одной материально ответственного лица при условии, что это есть следствием ошибок, просчета, если товары имеют похожесть относительно внешнего вида или упакованные в одинаковую тару при их отпуске без распаковывания.
За допущенную пересортицу на складе должны быть наложенные дисциплинарные взыскания, а при установлении пересортицы вследствие злоупотреблений, то есть злонамеренно, виновных следует привлекать к криминальной ответственности.
Во время проверки операций относительно поступления товаров следует проанализировать записи по счета 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В частности, выясняют:
– наличие счетов поставщиков, которые подтверждают сумму, отнесенную на этот счет;
– не числятся ли на указанном счете товары, которые продолжительное время находятся в пути (свыше установленного срока пробега). Какие мероприятия употреблены для поиска этих товаров;
– нет ли на этом счете претенциозных сумм относительно расчетов с поставщиками или недостатка товаров.
Акты на недостаток товаров при их приеме должны быть проверены полностью, сплошным способом. Особое внимание следует свернуть на акты, по которым не являются удовлетворенные претензии, установить причины и виновных лица.
Записи в отчетах заведующего складом сравнивают с данными первичных документов и устанавливают правильность бухгалтерской обработки их (проставление корреспондирующих счетов). Записи в отчетах должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Ревизор проверяет в документах правильность таксировки, подсчетов и сумму к расчету.
Сплошным способом проверяют акты об установленном расхождении в количестве и качества на время приема товара вследствие возникновения недостатков, пересортицы и порча. Ревизор проверяет, своевременно ли и правильно составлены претенциозные и исковые заявления к органам транспорта или поставщиков. Если допущена частичная потеря или повреждение груза, то ревизор устанавливает, приложенные ли к исковым заявлениям (претензий) коммерческие акты и транспортные документы (железнодорожные накладные, грузовые квитанции). Ревизор проверяет, полностью ли возмещенные убытки в пользу торговой базы (склада). Кроме того, ревизор проверяет правильность заполнения товарно-транспортных накладных. Книжки товарно-транспортных накладных следует учитывать как бланки строгой отчетности, они должны быть пронумерованы и иметь штамп торговой базы. Ревизор проверяет соблюдения порядковой нумерации выписанных товарно-транспортных накладных. Отсутствие какого-нибудь номера нацеливает ревизора на выявление бестоварных документов.
Особой проверке подлежит правильность цены, указанной в товарно-транспортной накладной покупателя. В таком случае ревизор пользуется книгой регистрации номенклатурных номеров на товары и устанавливает правильность цен на товары, которые поступают. В отдельных случаях ревизор обращает внимание на обязательное приложение к товарно-транспортным накладным поручениям на получение товаров, копий упаковочных писем, пропусков на вывоз товаров с территории торговой базы.
Ревизор также проверяет правильность корреспонденции счетов относительно поступления товаров. Большое значение имеет проверка правильности отгрузка (реализации) товаров с базы (склада). Особое внимание при этом следует свернуть на организацию аналитического учета и, в частности, на правильность и своевременность складывания товарных отчетов. Аналитический учет товаров на оптовых составах может быть партионным, сортовым и оперативно-бухгалтерским. Проверку товарных отчетов заведующие составов осуществляют балансовым способом: к остатку товаров на начало дня (начальное сальдо по дебету) прибавляют оборот товаров за день по дебету (поступления товаров) и таким образом определяют остаток товаров на конец дня (конечное дебетовое сальдо) по каждым видом и сортом товаров.
Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля других ревизионных действий заключений специалистов и экспертов, объяснении должностных и материально -ответственных лиц. При ее составлении ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность четкость, лаконичность, доступность и системность изложения. Не допускается включение различного рода выводов предложений и фактов, не подтвержденных документами или результатами проверок, сведений из материалов правоохранительных органов и ссылок на показания, данные следственным органам. Более того в акте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действии должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения цели.
Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обязательном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии. Акт ревизии составляется в двух экземплярах. Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному под роспись в получении с указанием даты получения. Второй экземпляр хранится вместе с другими материалами ревизии в архиве контрольно-ревизионного органа.
По просьбе руководителя или главного бухгалтера (бухгалтера) ревизуемой организации по согласованию с руководителем ревизионной группы может быть установлен срок для ознакомления с актом ревизии и его подписания, причем этот срок не может превышать пяти рабочих дней. При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии и являются их неотъемлемой частью акта.