Счета 01 «Основные средства»:
- счет 01 «основные средства»;
- субсчета (по использованию основных средств в производственном процессе):
01-1 «Основные средства производственного назначения»;
01-2 «Основные средства непроизводственного назначения»;
01-3 «Основные средства, переданные в аренду»;
- аналитические признаки первого уровня (по группам основных средств, в примере – для основных средств производственного назначения):
01-1-1 «Земельные участки и объекты природопользования»;
01-1-2 «Здания»;
01-1-3 «Сооружения»;
01-1-4 «Машины и оборудование»;
01-1-5 «Транспортные средства»;
01-1-6 «Производственный и хозяйственный инвентарь»;
01-1-7 «Объекты благоустройства»;
- аналитические признаки второго уровня (по месту нахождения объектов основных средств, в примере – зданий производственного назначения):
01-1-2-1 «Заводоуправление»;
01-1-2-2 «Цех № 21»;
01-1-2-3 «Цех «№ 2»;
01-1-2-4 «Гараж» и Т. п.;
- аналитические признаки третьего уровня (по лицам, ответственным за содержание и эксплуатацию основного средства), например, отдельные позиции структуры счета 01-1-5-4-010 будут обозначать:
01 - основное средство;
1 - объект производственного назначения;
5 - транспортное средство;
4 - гараж;
010 - ответственное лицо (к примеру, водитель Сидоров в.п.).
Как видно из приведенного выше примера, большое количество аналитических признаков предполагает использование специально разработанных справочников (классификаторов) шифров аналитического учета, которые, как правило, разрабатываются под конкретные компьютерные программы учета. В этом случае необходимо понимать, что рабочий план счетов не может содержать такое огромное количество цифровой информации.
Поэтому обычно рабочие планы счетов содержат только синтетические счета и субсчета (реже - аналитические признаки первого уровня), а все остальные аналитические признаки содержатся в справочниках (классификаторах) шифров аналитического учета, на которые в плане счетов приводится ссылка.
Следует обратить внимание, что организация имеет право не использовать (изменять или дополнять) субсчета, указанные в типовом Плане счетов.
Так, на ЗАО «Мустанг Плюс» было принято решение «подогнать» субсчета к счету 90 «Продажи» под структуру формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках» для упрощения составления бухгалтерской отчетности:
90-1 «Выручка от продаж»;
90-2 «Себестоимость продаж»;
90-3 «Коммерческие расходы»;
90-4 «Управленческие расходы»;
90-5 «НДС»;
90-6 «Акцизы»;
90-7 «Экспортные пошлины»;
90-9 «Прибыль (убыток) от продаж»;
Аналогичное построение возможно и к счету 91 «Прочие доходы и расходы»:
91-1 «Проценты к получению»;
91-2 «Проценты к уплате»;
91-3 «Доходы от участия в других организациях»;
91-4 «Прочие операционные доходы»;
91-5 «Прочие операционные расходы»;
91-6 «Внереализационные доходы.;
91-7 «Внереализационные расходы»;
91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов».
Однако следует предупредить, что подобный вариант аналитического учета (счетов 90 и 91) целесообразен лишь в том случае, когда организация реализует однородную продукцию (работы или услуги) – как 3АО «Мустанг Плюс».
Многопрофильные же предприятия должны вести раздельный учет на этих счетах по иным направлениям: в разрезе видов деятельности, облагаемой и не облагаемой НДС (налогом с продаж), выручки от реализации товаров (работ, услуг) и т.п.
Помимо рабочего плана счетов в организации возможно составление схемы нетиповых проводок (то есть не предусмотренных типовым Планом счетов, но при меняемых на предприятии согласно иным нормативным или рекомендательным документам либо по необходимости).
Такая схема может быть отражена в рабочем плане счетов (если проводок немного) либо как отдельное приложение к учетной политике предприятия.
Рабочего план счетов на 2004 год на примере 3АО «Мустанг Плюс» – в Приложении 3 к данному исследованию.
3.3 Формы первичных учетных документов
3.3.1 Унифицированные формы первичных документов
В соответствии с пунктом 1 статьи Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Причем такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (31, с. 107).
Такие унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К примеру (см. 30):
- постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
- постановление Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»;
- постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»;
- постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» и др.
В учетной политике необязательно указывать тот факт, что предприятие применяет унифицированные формы первичной документации, так как данное обязательство установлено на законодательном уровне (31, с. 132).
Однако при формировании учетной политики организации необходимо определить, для каких финансово-хозяйственных операций унифицированные формы не утверждены.
3.3.2 Неунифицированные формы первичных документов
Если для подтверждения совершенных в учете операций унифицированные формы каких-либо первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию.
При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 2 сто 9 Закона о бухгалтерском учете):
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Разработанные предприятием внутренние формы первичной документации (так же как и учетных регистров) должны быть в обязательной форме зафиксированы в его учетной политике (обычно альбом неунифицированных форм утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения).
В качестве при мера можно привести ситуацию с оформлением операций по движению нематериальных активов. Единственным унифицированным документом здесь является только «Карточка учета не материальных активов» (форма № НМА-1). Все остальные документы предприятию необходимо разрабатывать самостоятельно.
Наиболее часто при меняются первичные документы по вводу в эксплуатацию и списанию НМА. В данном случае можно воспользоваться, к примеру, унифицированными формами по учету основных средств (28, с. 307).
3.3.3 Организация внутреннего контроля и документооборот
Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документо6борота осуществляет, как правило, главный бухгалтер предприятия.
Для составления схем документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему документооборота по предприятию в целом.
Однако следует отметить, что схема документооборота разрабатывается каждым предприятием самостоятельно.
Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных в организации должна быть налажена система внутрихозяйственного контроля.
В этой связи Положение о внутреннем (внутрихозяйственном) контроле может быть утверждено руководителем предприятия как в виде самостоятельного документа, таки в составе учетной политики в качестве ее приложения.
К числу позиций, которые целесообразно было бы включить в состав Положения о внутреннем контроле, можно отнести следующие: