Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.
ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.
За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.
РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:
- назва виду документа (ПРАВИЛА);
- дата;
- індекс;
- місце видання;
- гриф затвердження;
- заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);
- текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);
- підпис;
- гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому
примірнику);
- візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);
- позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).
Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.
Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці.
Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.
Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.
1. Конституція України: Прийнята на п’ятий сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року // Голос України, 1996, 13 липня.
2. Рахманов Л.В. „Стилистика деловой речи” 1988.
3. Коваль А.П. „Ділове спілкування” -К.: Либідь, 1992.
4. Діденко А.Н. „Сучасне діловодство” – К., Либідь, 2000.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство – М.: Прибор, 1995.
6. Самуелян Н.А. Настольная книга секретаря референта. – М.: Менеджер, 1995.