Содержание
Введение……………………………………………………………….….………3
1. Разработка стратегии деловой беседы……………………………….………4
2. Подготовка и начало разговора……………………………………………...8
3. Ведение беседы и подведение итогов………….……………………………11
Заключение………………………………………………………………………14
Список литературы……………………………………………………………...15
Введение
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.
Основные функции деловой беседы:
1. Начало перспективных мероприятий и процессов
2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
3. Обмен информацией
4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
5. Поддержание деловых контактов
6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях
1. Разработка стратегии деловой беседы
При сознательной подготовке к беседе до разработки стратегии и подробного плана беседы проводится предварительный анализ личности нашего собеседника, его служебного положения; прогнозируются последствия нашего сообщения. Этот план можно представить в виде шести групп вопросов, на которые следует ответить себе перед началом любого делового разговора. Ответы на вопросы позволяют нам представить ожидаемую оперативную ситуацию, что может быть использовано при выработке стратегии, подробного плана и рабочего плана деловой беседы.
Путем предварительного анализа должно быть установлено, о каком виде беседы идет речь: будет ли это беседа, в которой мы хотим ускорить принятие каких то решений (форсированная беседа), или же основной целью беседы будет передача информации собеседнику для пробуждения у него интереса к новой проблеме (информативная беседа); может быть, речь идет об устранении чужих вариантов и проведении нашего решения (элиминирующая беседа); может быть, это беседа, где мы знакомим собеседника с новой темой (беседа-лекция).
Что такое стратегия беседы? Из чего она складывается? Как разработать стратегию нашего делового разговора? Условно и крайне упрощенно можно считать, что стратегия беседы это процесс, который в общих чертах ведет к решению намеченных нами задач данной беседы. В любом случае выбор стратегии определяется темой беседы. Она основывается на совокупности принципов, которые мы определяем с помощью теории коммуникации и психологии и которые должны нас привести к желанной цели. Конечно, стратегия меняется от беседы к беседе и от собеседника к собеседнику. Но как бы мистически ни звучало слово «стратегия», попытаемся установить хотя бы общие принципы и направления работы по подготовке и проведению беседы:
· Представьте себе и опишите, причем как можно убедительнее, своего будущего собеседника и его предполагаемую реакцию.
· Попытайтесь вникнуть в его задачи и мотивы, чтобы понять его исходную позицию, логику и стратегию.
· Подумайте, как создать для беседы благоприятную атмосферу, завоевать доверие, избежать напряженности, свести к минимуму формализм и обыденность в общении, проявить симпатию, быть внимательным ко всем присутствующим. Если в беседе участвуют и знакомые, и незнакомые собеседники, то, как правило, нужно быть более сдержанным по отношению к знакомым собеседникам, а по отношению к новым — более предупредительным. Человеку свойственно стремление в любой беседе обращаться к знакомым, а это может поставить новых собеседников в неравноправное, изолированное положение, что в значительной мере препятствует успеху деловой беседы.
· Наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции ваших собеседников, а выводы используйте для продолжения деловой беседы и возможного изменения ее плана.
· Пользуйтесь позитивным и оптимистическим способом выражения мыслей и эмоций.
· Задавайте как можно больше вопросов, чтобы ситуация выкристаллизовалась как можно раньше.
· Избегайте резких поворотов в беседе. Конечно, каждому неприятно, если его неожиданно «обольют холодной водой»; то же относится и к нашему собеседнику.
· Разработайте общий метод аргументации в данной беседе: подробный план аргументации, возможные контраргументы.
· Подумайте о том, какие средства применить для ориентации беседы в желаемом направлении и для предотвращения возможных отклонений. Даже простая модель ориентации беседы, несмотря на то что придуманный пример и конкретный случай почти всегда отличаются друг от друга, означает большой шаг вперед — мы подготовили технику, и нам остается лишь приспособить ее к данному случаю.
· Наметьте альтернативные (запасные) цели, менее подходящие варианты и подготовьте компромиссные решения на тот случай, если перестанете контролировать ход беседы.
· По возможности разработайте поэтапные задачи и последовательно включайте их в конструкцию беседы. Их функция — быть лестницей, вместо рискованного прыжка мы осуществим относительно легкое восхождение. И конечно, следует предусмотреть процесс нейтрализации замечаний, если они приобретут крайне нежелательное для нас направление.
· И наконец, обеспечьте дальнейшие контакты с собеседником и обратите внимание на возможность новых видов деятельности. [1]
Эта общая стратегия подготовки и проведения беседы может полностью или частично использоваться почти для любой деловой беседы. Остается теперь разработать специфическую стратегию для каждой конкретной деловой беседы, которая обусловлена нами, личностью партнера, ситуацией, обстоятельствами и непосредственными целями.
Проверка подготовленности к беседе
· До начала беседы полезно еще раз заглянуть в материалы, проанализировать проделанную работу и уточнить некоторые детали. Для этого мы приводим контрольный список вопросов, который читатель может дополнить и приспособить к своим повседневным нуждам. Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:
· 1. Все ли я тщательно продумал(а)?
· 2. Вполне ли я готов(а) правильно ответить на возможные вопросы собеседника?
· 3. Пытался(ась) ли я представить себя на месте собеседника и понять его?
· 4. Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?
· 5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на которые я не смогу ответить?
· 6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?
· 7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?
· 8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?
· 9. Правильно ли выбран тон изложения?
· 10. Если бы эта беседа была проведена со мной, остался(ась) бы я ею доволен(а)?
2. Подготовка и начало разговора
Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (разрешение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки и т. п.), является трудным и ответственным делом. Руководитель компании должен составить план беседы на основе установления основных задач беседы, найти подходящие пути для решения этих задач, спрогнозировать возможный исход беседы, собрать необходимую информацию о будущем собеседнике, выбрать наиболее подходящую стратегию общения, а также давления, манипуляции, просьбы помощи, сотрудничества.
Установление места и времени встречи для деловой беседы может осуществляться по-разному в зависимости от установок — позиций участников. Позиция «сверху» реализуется примерно так: «Я жду Вас в 16 часов у себя в кабинете», но на «чужой территории» осуществление такой позиции затруднено. Позиция «снизу» осуществляется как просьба: «Мне желательно с Вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?». Позиция «на равных» звучит примерно так: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время нашей встречи».
В преддверии встречи следует проверить свою готовность к ней, задав себе вопросы: «Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе? Удивился ли собеседник, когда я попросил его о встрече? Проявил недовольство? Могу ли я обойтись без этого разговора? и др. Как я буду себя вести, если мой собеседник:
а) во всем со мной согласится;
б) решительно возразит, перейдет на повышенный тон;
в) не отреагирует на мои доводы;
г) выскажет недоверие к моим словам, мыслям;
д) попытается скрыть свое недоверие?»
Шансы на успешный исход деловой встречи возрастут, если придерживаться следующих рекомендаций: