Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.
Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика, Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской (.власти была сдвинута во времени, т. е. советская власть на этих территориях была установлена намного позже октября 1917 г. Наоборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материалам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. : военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др. Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе фонды личного происхождения, например В.Я. Брюсова, А.А. Блока, А.А. Ахматовой и др. По этой причине почти все архивы, сформированные по принципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходящие за рамки разделительных дат.
Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала проблема разграничительной даты в связи с распадом Советского Союза и Государственного архивного фонда СССР.
Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходимости, да и возможности устанавливать единую дату для всех федеральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.
К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.
К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения. На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения центральные архивы республик; для хранения документов местного значения - краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.
Принадлежность документов к административно–территориальным единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.
Однако на практике осуществить разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единицe. В истории архивного дела использовались оба подхода.
Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.
Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества - г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фондовых органов власти и управления.
Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.
Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических, и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.
Способ и техника закрепления информации, этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.
Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам
1) по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФРФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные электронные) документы;
3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
Архивные фонды и архивные документы негосударственной части архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитном хранении в государственных архивах.
Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Русского архива древних актов (РГ АДА) в Москве и Российским Государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА), вместе с тем четверть материалов РГ АДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до ХХ в. С другой стороны, в РГИА. Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Московский РГАДА), а после 1801 г. - в Санкт-Петербург (в РГИА), поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.