Управлінські документи (стр. 4 из 5)
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
ДКУД містить 15 класів:
1) організаційно-розпорядча документація;
2) первинно-облікова;
3) банківська;
4) фінансова;
5) звітно-статистична;
6) планова;
13) бухгалтерсько-облікова документація;
10) цінова документація і т. д.
Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:
1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);
2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);
3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;
4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).
Уніфікована система фінансової документації включає:
- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;
- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д. [6, 14]
На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]
7. Основні правила групування документів у справі
Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
– до справи включаються документи, робота над якими завершена;
– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;
– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
– до справи включається один примірник документа;
– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);
– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;
– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;
– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]
Завдання 1
Назва підприємства
НАКАЗ
02.01.91 № м. Київ
Про перехід діловодства заводу на українську мову
Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на підприємстві буде переходити на українську мову. У зв'язку з цим
НАКАЗУЮ:
1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести державною мовою.
2. 3аст.директора _______________, завідувачеві канцелярією ________________ начальникові відділу стандартизації __________________, організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.
3. Заст. директора ________________, зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.
4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, розпоряджень, листів, актів, службових записок, протоколів тощо) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.
5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і інших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.
6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________
Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису
Генеральному директорові
п. Малишеву С. В.
комерційного директора
Кольцова В. В.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.
Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.
Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.
12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов
А К Т
Заголовок акта
№______
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Назва посади
(підпис) Ініціал(и), прізвище
“__”____________200__р.
| Підстава: | |
| Складено комісією у складі: | |
| Голова | |
| Члени комісії: | |
| Присутні: | |
Основна частина тексту акта ...
Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище
Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище
(підпис) Ініціал(и), прізвище
А К Т
Прийняття – передавання ПК
00.00.0000 № ___
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор
 |
П.Н. Токар
“__” __________ 200__ р.
| Підстава: | Доповідна записка начальника виробничого відділу Стеценка П. М. від 00.00.0000. |
| Складено комісією у складі: | |
| Голова | начальник виробничого відділу Стеценко П. М. |
| Члени комісії: | рекламний агент Лобова В.В. та програміст Дзюбенко М.І. |
| Присутні: | |
18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.
Складено в трьох примірниках:
1-й примірник – виробничий відділ;
2-й примірник – відділ реклами;
3-й примірник – справа № 12-16;
Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко
Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко
(підпис) В. В. Лобов
Бланк листування по Україні
______________ № _________
На № ____________________
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 5
до пункту 4.1.2
