За время эксплуатации электронного архива Cognitive Technologies не было отмечено существенных сбоев в работе системы; операторы и служащие ПФ, работающие с архивом, отмечают легкость освоения и обращения с программным обеспечением.
5. Электронный архив ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ»
В 2002 году руководство ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ» приняло решение о полном переводе архивов предприятия и систем документооборота в электронный вид.
ФГУП «ЦНИИМинАтоминформ» (далее в тексте – ФГУП) является головным научно-методическим центром по важнейшим направлениям управленческой, экономической и информационной деятельности МИНАТОМа России.
В качестве базы для создания электронного архива была выбрана система Search 5.0, разработанная НПП «Интермех».
Летом 2002 года было проведено сканирование регистрационных и информационных карт отраслевых НИОКР, выполненных на предприятиях атомной промышленности с 1970 по 1995 гг. В течение 10 дней было переведено в электронный вид около 78 тысяч карт. Это позволило начать упорядочивание всего фонда документации, провести ревизию информационного ресурса.
Электронный архив, разработанный для ФГУП, предусматривает решение следующих задач:
хранение документов различных типов;
управление доступом к документам;
быстрый поиск документов и документов-прототипов;
согласование-утверждение документов;
проведение изменений документов и управление версиями документов;
поддержка групповой работы над проектами.
Архив ФГУП представляет собой базу данных, в которой хранятся документы и информация, необходимая для их идентификации и поиска — обозначение, наименование, формат и т. д.
Архив построен в архитекутре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных архива может использоваться одна из СУБД – Interbase фирмы Borland или всем известный Oracle. Обе СУБД имеют версии своих SQL-серверов, работающие на разных аппаратных и операционных платформах, поэтому, в зависимости от выбранной версии СУБД, серверная часть архива может работать на разных платформах - Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN и др. Клиентская часть архива работает в ОС Windows 95, Windows 98 или NT 4.0 или более поздних версий. В настоящее время серверная и клиентская части электронного архива ФГУП работает под управлением Windows 95.
Для группирования документов по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские/технологические) и другим признакам, компоненты системы Search 5.0 обеспечивает гибкую модель архива, состоящего из нескольких архивов, определяемых администратором системы, например — архив ОГК, архив ОГТ, рабочий архив сектора и т. д. Для каждого из архивов администратором системы определяются права доступа пользователей к документам этого архива, набор параметров документов архива, набор необходимых подписей, которые документ должен получить для того, чтобы попасть в архив и т. д. Search 5.0 позволяет хранить в архиве любые типы документов — чертежи, спецификации, текстовые документы и т. д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (например, чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF + DWG и др.), а также документы, включающие в себя ссылки на другие документы (например, XREF в AutoCAD и т. д.). Можно регистрировать в архиве информацию о документах, выполненных на бумажных носителях.
Для хранения архивных данных в электронном архиве ФГУП используются так называемые электронные шкафы с документами — сегменты базы данных архива, куда система архивирования помещает упакованные (сжатые в 5-10 раз) файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве и постоянно растущих потребностях в дисковой памяти, администратор системы имеет возможность создавать новые шкафы документов как на файл-сервере, на котором установлена система, так и на любом другом файл-сервере в локальной сети предприятия. Хранение документов в электронных шкафах исключает возможность получения доступа к документам в обход системы. Специальный модуль маршрутизации документов, входящий в систему, обеспечивает различные функции, необходимые при групповой работе над проектом — выдача рабочих заданий и контроль их исполнения, пересылка документов и рабочих запросов одним пользователем другому, рассылка сообщений и уведомлений. Архив ФГУП обеспечивает проведение изменений утвержденных документов с выпуском извещения об изменении (ИИ), утверждением данного ИИ со сбором необходимых подписей и с сохранением старых (до изменения или аннулированных) версий документов. Обеспечивается удаленный доступ к архиву из Web-браузеров (Internet Explorer, Netscape Navigator и др.) из любой ОС (Windows, UNIX, MacOS, Linux, OS/2 и др.). Система Search 5.0 понимает внутренний формат файлов чертежей системы AutoCAD и позволяет автоматически считывать информацию из основной надписи чертежей (обозначение, наименование и т. д.) непосредственно из файлов DWG и записывать эту информацию в архив, избавляя от ручного ввода такой информации при регистрации чертежей в архиве. Вместе с возможностью пакетной регистрации чертежей это обеспечивает быстрое первоначальное наполнение архива уже имеющимися чертежами сразу после установки системы.
В архиве ФГУП реализована функция проведения изменений в принятых документах.
Изменения в утвержденных документах производится на основании извещений об изменениях (ИИ). В состав системы входит специализированный редактор извещений об изменениях, позволяющий оформлять извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Search 5.0 позволяет проводить изменения в бумажных копиях документов различными способами - как заменой (перевыпуском) документов, так и традиционными способами (подчисткой, зачеркиванием и т.д.). Электронная же версия документа всегда соответствует последней его редакции и после утверждения извещения становится актуальной, что весьма важно для такого большого предприятия, как ФГУП.
Для просмотра истории изменений в документе Searchсохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список версий. Кроме ИИ, архив позволяет выпускать также предварительные извещения (ПИ) и предложения об изменении (ПР). Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов.
Редактор извещений позволяет вставлять в извещение графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов, поддерживающих OLE (чертежи АвтоКАДа, документы MS Word, Excel и т.д.).
Аппаратная часть электронного архива ФГУП предоставляется корпорацией NSM Storage — модульная серия Элар НСМ x000. Емкость архива весьма крайне велика за счет использовании двухсторонних DVD-дисков и устройства для переворачивания дисков. Каждая из библиотек Элар НСМ совместима с другими моделями CD/DVD-библиотек этого же модульного ряда и содержит одинаковые основные элементы (приводы, роботику, CD-магазины), что расширяет возможности по модернизации/развитию архива. Вмещая от 135 (в Элар НСМ 2000) до 620 (в Элар НСМ 6000) CD- или DVD-носителей и от 1 до 14 (в Элар НСМ 6000) считывающих или записывающих приводов, библиотеки обеспечивают электронному архиву ФГУП емкость от 0,6 ТБ (Элар НСМ 2000) до 6 ТБ (Элар НСМ 6000) данных. В библиотеках использованы следующие технологии:
легкосъемные магазины «hot-swap» для адаптации емкости и конфигурации устройства к специфике задачи конкретного заказчика;
memory track, позволяющая системе записывать и считывать информацию о содержимом магазина;
перемещение дисков «no-touch», исключающая контакт с поверхностью диска в накопителе;
модуль переворота дисков (флиппер). В большинстве накопителей распознавание диска начинается только после его «раскрутки» в приводе (так называемый «spin up»). В Элар НСМ, благодаря технологии быстрого распознавания дисков Turbo TDD, распознавание диска начинается сразу после установки диска в привод, что сокращает время доступа к диску в приводе до 120 мс, а среднее время замены диска (представляющее собой сумму из времени доставки диска из слотового магазина накопителя (от 2 до 4 с) и смены диска непосредственно в самом приводе (2,5 с)) составляет в среднем порядка 5 секунд. Объем памяти устройств может быть практически неограниченно расширен виртуально.
Информация хранится на CD/DVD в самой библиотеке, а на жестком диске или сервере хранятся только заголовки файлов, расположенных на CD/DVD. Когда происходит запись на однократно записываемый носитель, — зависит от применяемого ПО. В принципе, каждое ПО имеет свой планировщик заданий на изготовление CD-R или DVD-носителя. На жестком диске компьютера формируется образ CD или DVD, который при заполнении переносится посредством записи на записывающем приводе в CD/DVD-библиотеку. По времени это может происходить так, как будет спланировано в ПО, прилагаемом к библиотеке (сразу, в фоновом режиме, ночью и пр.).
В качестве программного решения для электронного архива ФГУП используется ПО OTG ArchiveXtender с поддержкой чтения и записи на CD/DVD-носители. Все содержимое хранилища доступно клиентским станциям и приложениям, как единый сетевой том. Система поддерживает множественные форматы файлов — ISO9660, Rockridge, Apple HFS, UDF и смешанные конфигурации носителей — CD-R, CD-ROM, DVD-R, DVD-ROM, DVD-RAM.
По всей видимости, вариант электронного архива, реализованный на ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ», является наиболее совершенным из всех рассмотренных примеров.
Из опубликованной информации фактически следует, он обеспечивает возможности, предоставляемые обычно тремя классами систем - собственно систем управления документами (в западной терминологии TDM - Technical Data Management), систем управления данными об изделиях (PDM - Product Data Management) и систем маршрутизации документов и заданий (Workflow).
Также, архитектурой архива предусмотрена возможность построения многоуровневой иерархической системы «подархивов» предприятия, соответствующей его организационной структуре и сложившемуся документообороту.