Так, основными задачами АС КИД являлась реализация следующих технологических процессов:
- формирования и ведения БД по всем массивам документов, поставленных на контроль;
- сигнального информирования руководителей и специалистов о документах, поставленных на контроль, и документах с истекшими (истекающими) сроками исполнения;
- периодической выдачи информации о состоянии выполнения текущих и ранее выданных поручений, зафиксированных организационно-распорядительными документами;
- выдачи целевой (фактографической) информации по разовым запросам о ходе выполнения конкретных документов (заданий);
- справочно-информационной работе по исполненным документам;
- выдачи итоговых или промежуточных результатов контроля исполнительской дисциплины (коэффициентов исполнительности) по подразделениям и конкретным исполнителям.
Функционирование АС КИД обеспечивалось не потерявшим актуальности пакетом прикладных программ в составе:
- ввода и контроля исходной информации;
- обработки и формирования машинного архива (БД) документов;
- ведения (корректировки) информационного массива;
- обработки запросов, в том числе в режиме диалога («запрос — ответ»);
- формирования выходных массивов данных и др.
Разработке автоматизированной системы контроля исполнительности должно предшествовать создание информационно-документационного обеспечения в виде совокупности классификаторов и первичных форм входной (первичной), машиноориентированной информации и соответствующих форматов: машино- и видеограмм для реализации предупредительного и итогового контроля.
В практике информационно-документационного обеспечения широко распространены классификаторы:
- корреспондентов;
- структурных подразделений;
- руководителей и специалистов;
- тематики (содержания) контролируемой документации и др. Составлению классификаторов должно предшествовать
глубокое изучение государственных классификаторов технико-экономической информации. При этом сохраняется основное требование к комплексу входных и выходных документов, фиксирующих контрольную информацию, — информационная совместимость документов по составу и номенклатуре формализованных показателей. Состав информации входных документов должен быть минимизирован, но при этом должен обеспечивать совокупность потенциальных запросов потребителей и информативность (содержательность) выходных документов.
Достаточно распространенным на практике условием реализации АС КИД является совмещение традиционной, ручной (в подразделениях) и автоматизированной (в службе ДОУ) систем управления документопотоками.
Входные документы АС КИД несут, как правило, переменную информацию и включают в себя машиноориентированные РКК и контрольные карточки (с зоной «обратная связь»), перечни документов, подлежащих контролю и другие документные формы, предназначенные для формирования машинного массива документной информации и его необходимой корректировки.
Наиболее эффективным для формирования БД автоматизированных систем контроля является типовая РКК с набором оптимального количества реквизитов, входящая в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, регламентируемой соответствующим ГОСТом. Применение типовой РКК позволяет избавить контрольную группу специалистов от составления других входных документов, сводя операции корректировки (внесения изменений) и снятия документа с контроля к составлению новой РКК и вводу ее непосредственно с дисплея.
Разумеется, ввод в качестве входных самих контролируемых документов, унифицированных по форме и содержанию, является более перспективным.
Выходные документы систем автоматизации контрольных процедур фиксируют как промежуточную, так и результативную информацию о функционировании самой системы (перечни, сводки, напоминания). Бумажный носитель в виде машинограммы — типичная форма выходного документа. Выходная информация по запросам отображается на дисплее и распечатывается в формате, предпочтительном для пользователя. Однако во многих случаях бывает достаточно видеограммы для оценки результатов контроля исполнения.
Выходная информация автоматизированного контроля исполнения по интервалам выдачи делится нарегламентируемую(периодическую) и нерегламентируемую (непериодическую).
Регламентируемая информация выдается, как правило, в определенные сроки (по графику). Потребность в нерегламентируемой информации возникает хаотично и отображается запросом, который реализуется либо письменно, либо вводится с помощью клавиатуры дисплея. Запросы могут мотивироваться срочностью, важностью, приоритетностью и другими критериями управления.
Обилие информационных потребностей пользователя объясняет широту номенклатуры и тематики выходных документов (традиционных и безбумажных). Этокасается, к примеру, выходных документов регламентируемого (за 30, 15, 10, 3 дня) предупредительного контроля, включающего в себя: напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы, перечень контролируемых документов со сроками окончания работ в следующем отчетном периоде; перечень (сводка) документов с истекшими сроками исполнения; машинограмма заполненной РКК на исполненный документ.
Другой группой выходных документов АС КИД является достаточно представительная совокупность регламентируемых и нерегламентируемых перечней и сводок о состоянии исполнения заданий, поручений, отраженных в документной информации за определенный период времени. Аналитические признаки документов при этом могут быть самыми различными.
Группировочными признаками сведений о состоянии исполнения документов могут быть:
- сроки исполнения;
- неисполнение (просроченное и непросроченное);
- своевременность (непросроченное исполнение);
- содержание документов;
- фамилии специалистов, работающих с документами;
- структурные подразделения;
- авторство документов;
- виды (типы) документов.
Разумеется, поиск документной информации по группировочным признакам проще вести с помощью дисплея, на котором в процессе машинного диалога высвечивается их типовой состав («меню») с указанием последовательности дальнейшего поиска по подпризнакам.
Технология обработки и движения документной информации в автоматизированных системах контроля исполнительской дисциплины (АС КИД) включает в себя три последовательных этапа: домашинный, машинный и послемашинный. В традиционных автоматизированных системах (не использующих видеотерминалов на рабочих местах пользователя) домашинный и послемашинный этапы содержали комплекс ручных операций, связанных с подготовкой пакетов исходной, корректирующей и запросной информацией.
Домашинный этап технологии ДОУ, как правило, содержал: отбор и систематизацию документов (с учетом приоритетов важности и срочности); регистрацию документной информации на машиноориентированных РКК; заполнение карточек с изменениями данных, оформление бланков и т. д.
Автоматизированный контроль, в сущности, начинался с момента передачи документов специалистам подразделений, не охватывая периода рассмотрения документов руководством, когда наблюдаются существенные задержки в решении актуальных вопросов.
Этап машинной обработки состоял из операций переноса данных на машинный носитель, контроля достоверности данных, обработки информации по заданной программе и выводе промежуточной или результативной информации для предварительной оценки.
На послемашинном этапе распечатанные машинограммы передавались в службу ДОУ для отправки руководителям структурных подразделений.
Подсистема АС ДОУ «Контроль исполнения документов» позволяла максимально сократить трудоемкость и длительность домашинного и послемашинного этапов, вести контроль исполнения с момента регистрации документов. Важное технологическое достоинство подсистемы — безбумажная реализация прямого доступа пользователя к документной информации.
В отдельных крупных организациях накоплен опыт обеспечения руководства итоговыми документами АС КИД по принципу «контроля по отклонениям», когда отсутствие информации («обратной связи») рассматривается как реальное сообщение о нормальном ходе контролируемого процесса. Это позволяет не отягощать руководителей избыточной информацией и передавать сообщения только о нестандартных ситуациях (предполагаемом срыве исполнения заданий, отсутствии исполнителя и пр.).
При интеграции локальных АРМ, реализованных на базе современных ПЭВМ, руководитель получает возможность избирательного рассмотрения документной информации и, в частности, о ходе исполнения любого документа.
Несомненно, применение современных информационных технологий позволяет достаточно эффективно организовать контроль исполнения документов в аппарате управления. Это касается технического и программного обеспечения контрольных процедур, которое было нами рассмотрено ранее.
В настоящее время нет недостаткавразличногорода проектах, связанных с ликвидацией бумажного носителя документной информации и приоритетом безбумажных документных технологий. Обилие предложений по использованию возможностей Интернета, электронной почты и других впечатляющих достижений научно-технической революции не может, однако, заменить реально сложившиеся технологии, связанные с использованием бумажного носителя информации. Причин тому масса: это и проблемы юридической природы документа, его долголетия и защищенности от различного рода подделок и фальсификаций. Значительная часть проблем связана с идентификацией подписей, печатей и других атрибутов управленческих процедур, реальной замены которым современное общество еще не предложило.