7) место и год выпуска отчета.
Исполнители перечисляются по алфавиту (Ф.И.О., занимаемая должность, ученая степень и ученое звание, выполненная часть работы).
В реферате излагаются краткие сведения об основном содержании работы, сущность и методы исследования, конкретные данные (технические характеристики, параметры изделия, процессы и пр.), краткие выводы о применении полученных результатов; объем отчета (в машинописных страницах), количество томов, иллюстраций, таблиц и т. д. [введения об иллюстрациях конкретизируются указанием их вида (схема, чертеж, график, таблица, фото)]
Основная часть отчета о НИР состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы.
В заключении даются выводы и рекомендации, предложения по практическому применению результатов НИР.
Отчет по теме содержит оглавление с указанием разделов (частей) со ссылками на соответствующие страницы текста.
На обложке сформированного и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и исполнителей. На практике при оформлении заголовков по темам используются трафаретные заготовки, наклеиваемые на обложки.
Патентная документация, как правило, регламентирована в оформлении соответствующими положениями ведомства по делам открытий и изобретений.
Для промышленного предприятия, строительного объекта и других формирований народного хозяйства России требуется значительное количество комплектов технической документации. Необходимое для каждого из них количество копий подлинников может быть получено различными способами копирования и размножения: от типографских и фотографических до ксеро-и термографических. В настоящее время в подготовке и доведении документной информации широко используются современные информационные технологии и еще не до конца осознанные возможности Интернета.
. Организация хранения и использования технической документации введомственных
архивах
В процессе деятельности НИИ, КБ, промышленных предприятий образуется практически необозримое количество технической документации. Для хранения, учета, размножения и использования НТД в организациях создаются службы научно-технической документации (СНТД), статус которых в восьмидесятые годы определялся правительственным Постановлением от 4 апреля 1980 года (№ 274).
В зависимости от состава и количества документов в организациях могут формироваться следующие структурные звенья службы научно-технической документации (СНТД): отделы, бюро, группы, архивы.
СНТД организуется и функционирует на правах самостоятельного подразделения с подчинением соответствующему руководителю.
Положением о службе определяется численность сотрудников (основной критерий расчетной численности — объем и специфика документационных операций) и направления их основной деятельности:
- прием техдокументации на хранение;
- контроль за правильностьюоформления документов, подлежащих хранению;
- размножение и доведение техдокументации до потребителей;
- систематизация, описание и текущий учет поступающих на хранение документов;
- обеспечение режима хранения (температурного, объемного, безопасного);
- создание справочно-поискового аппарата (СПА) — каталогов, картотек, указателей, досье и других архивных источников;
- организация рационального использования технической документации (прием-выдача, копирование, подборка документов, ретроспективный и тематический поиск, подготовка справок и т. д.);
- сбор и распространение научно-технической информации (НТИ);
- внесение изменений в подлинники;
- экспертиза ценности техдокументации;
- подготовка документов к сдаче на архивное хранение.
В соответствии с упомянутым ранее положением все имеющиеся в организации подлинники, дубликаты и копии технических документов подлежат передаче на централизованное хранение в СНТД.
При приеме документации на хранение сотрудники службы НТД тщательно проверяют:
1) комплектность документов, содержание томов;
2) наличие установленных подписей и дат;
3) правильность оформления основных надписей титульного листа;
4) физическое состояние документов с позиции их пригодности для хранения, копирования и микрофильмирования.
На хранение в службу НТД принимаются:
- отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках (НИОКР);
- технологическая, проектно-строительная документация;
- кинофотодокументы, документы на магнитных носителях, фиксирующие НИОКР и проектирование объектов капитального строительства;
- патентная документация;
- съемочно-геодезические, картографические, инженерно-геологические и другие документы.
Температурно-влажностный режим хранения документов информации описывается следующими параметрами:
Температура Влажность
1. Документы на бумажных носителях +14— 20°С 45—60 %
2. Микрофильмы +12-15°С 40-55 %
3. Кинофотодокументы +12-15°С 40-60 %
4. Фотодокументы +15-25°С 30-60 %
5. Фотодокументы +18-20°С 40-70 %
Помещения для хранения НТД оборудуют металлическими, стационарными или передвижными стеллажами, металлическими шкафами и сейфами (для хранения подлинников). В качестве специального оборудования используют стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Допустимы деревянные шкафы и стеллажи, обработанные огнезащитным составом (к примеру, асбестом).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые экземпляры (копии), фонд пользователя, перечни тем, которые подлежат передаче на государственное хранение, описи документов постоянного хранения.
Единицей учета документной информации являются:
- для научной документации — отчет по НИР, сброшюрованный в том (папку);
- для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текст, сброшюрованные в том (папку) светокопии.
Каждая единица учета оформляется отдельным номером. В подлиннике инвентарный номер проставляется на каждом листе.
Принятые в службу НТД документы регистрируются и учитываются в инвентарных книгах, заполняемых на основании данных основной надписи чертежей и титульных листов переплетенных учетных единиц.
Инвентарные книги ведутся отдельно на каждую группу архивной документации: научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, проектную (для строительства).
В отдельных, специализированных инвентарных книгах учитываются типовые проекты, микрофильмы, документы сторонних организаций, присланные в качестве обязательных или для сведения; документация с ограничительными грифами («ДСП», «КТ» и др.). Для научно-исследовательской документации ведутся отдельно инвентарные книги: для отчетов НИОКР и других, дополняющих их документов. Отчеты по темам вносятся в инвентарные книги по мере поступления.
Инвентарная книга имеет следующие графы:
- инвентарный номер;
- дата поступления; этап работы;
- обозначение;
- наименование и номер темы;
- номер государственной регистрации;
- наименование института, отдела, лаборатории-разработчика;
- фамилии руководителей и ответственных исполнителей темы;
- количество листов, экземпляров;
- примечания.
Для конструкторской и технологической документации учет подлинников ведется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88: отдельно на изделия основного и вспомогательного производств. Допускается ведение отдельных инвентарных книг по видам производства. Подлинники регистрируются полистно, на каждый документ составляется карточка учета.
На документацию вспомогательного и индивидуального производства карточка учета не составляется. Копии документации, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.
Копии, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в специальных карточках учета (альбомах, папках и т. д.).
Инвентарная книга для регистрации строительной проектной документации аналогична книге для конструкторской документации, при этом допускается пообъектное ведение инвентарных книг. Регистрация копий по томам (папкам) в карточках учета (см. ГОСТ 21.203-78).
Принятые на хранение микрофильмы регистрируются в специальной книге учета (см. ГОСТ 13.401-73). Допускается ведение отдельных книг для учета микрофильмов на изделия основного и вспомогательного производства. Каждому микрофильму присваивается инвентарный номер, проставляемый на начальном и конечномучасткахрулона на строго ответственном поле микрофильма (микрофиши).
Учет НТД на машинных носителях осуществляется в соответствии с РД 50—524—83.
8. Справочно-поисковый (научно-справочный)
аппарат к документам системы научно-технической документации (СНТД)
С целью оперативного поиска документов и эффективного использования документной информации в службах НТД создается справочно-поисковый аппарат (СПА) к документам, включающим в себя справочники по учету и содержанию документов. Состав СПА определяется содержанием хранящейся документации, целью поиска и использования документов.
Основной частью СПА являются справочники по составу и содержанию документов: перечни «узких мест» (проблем), описи единиц хранения; каталоги, указатели, ретроспективные и тематические обзоры, в качестве дополнения к ним могут служить информационные документы по материалам архива [тематические перечни, письма, справки о составе и содержании документов и ведомственные (отраслевые) печатные издания (реферативные сборники, подборки аннотаций НИР)].
Перечни проектов, проблем (тем), НТД, по которым документная информация подлежит передаче на государственное хранение, инвентарные книги и описи — главный источник определения учета и сохранности, поиска НТД. В какой-то мере они раскрывают и содержание хранящихся документов.